資料のデータ化で、日々の整理・管理がずっと楽に！場所を選ばない働き方も実現できる│福岡市ワーケーション活性化プロジェクトモニターインタビュー第2弾｜わらべ経営事務所

資料のデータ化で、日々の整理・管理がずっと楽に！場所を選ばない働き方も実現できる│福岡市ワーケーション活性化プロジェクトモニターインタビュー第2弾｜わらべ経営事務所

PFUの「ScanSnap×福岡市ワーケーション活性化プロジェクト」にて「ScanSnap iX1600」をモニターとして導入された、わらべ経営事務所の河邊さん。

業務に必要な紙資料をScanSnap iX1600でデータ化後、福岡市でのワーケーションを実施していただきました。

そんな河邊さんに、スキャナー導入の効果や、資料のデータ化による可能性、またワーケーションを体験された感想についてお話を伺いました。

1. 1. 日常生活と離れた環境で業務がしたいけど、大量の資料は持ち運べない

1. 2. スキャンスピード、プロファイルの設定、タッチパネルでの操作。満足度の高いScanSnapでの作業

1. 3. 初めてのワーケーションで感じた福岡市の魅力と、ScanSnapで実現できるデータ化

――はじめに御社について教えてください。

「わらべ経営事務所は京都市伏見区にある経営コンサルティング企業です。『経営の力で、人生と社会を変える！』を理念に、中小企業への経営コンサルティングをおこなっています」

――ワーケーションの目的や期待していたことは何ですか？

「小さな経営事務所なので業務を行う場所や環境の変化がなく、少人数による関係性のこう着が少なからずあります。ワーケーションを実施することで日常を離れ、気分転換や環境が変わることによる気づきやアイデアの創出等を期待していました。

これまでは休暇を取ったり旅行したりしても、事務所や業務とはそもそも切り離されており、出張などで事務所を離れる場合も、単なる出張業務でした。環境が変わることの効果を活かせることはありませんでした。

その点で、業務と完全には切り離されずかつ日常業務や場所の延長線上ではない『ワーケーション』を体感してみたいとの思いがありました。

ワーク部分は、内容的に一般的なテレワークやリモートワークと変わらないとしても『ワーケーション』と位置付け、宿泊を含む日程を確保して実施することで、リフレッシュ効果を期待できると思いました。また、ワーケーションの準備や段取り、内容の計画も楽しみのひとつになるのではないかと考えました」

――ワーケーションに対して感じていた課題や不安はありましたか？

「『ワーケーション』の定義や内容がよく分かっておらず、これまでの出張とどう違うのか？研修旅行や懇親旅行、休暇とどういう違いが出るのか？という疑問を持っていました。また、業者が企画するワーケーションプラン等もありますが、その商品としてのワーケーションを購入するのではなく、事務所として自ら『ワーケーション』を企画し実施する場合、どのように企画すれば良いのかが当初は分かりませんでした。

そこで今回は『日常生活とは違う環境で仕事をする』ということに重点を置き、『ワーケーションで場所を変えて新鮮な気持ちで缶詰業務（企画書や提案書、コンテンツ制作）を行う』という趣旨としたのですが、その場合、業務に必要な参考資料等が事務所にしか存在しないという点がネックになっていました。

大部分の資料を出先に持っていくことは現実的に考えて難しい。しかし、実際にワーケーション先で業務を行う際に必要な資料やデータにアクセスできないと、その時点で帰ってからの作業にしよう、ということになるなと」

――今回、ワーケーション前にScanSnap iX1600をモニターとして導入いただきましたが、いかがでしたか？

「大量の名刺、日々の会合（会議や研修会等）で配布される膨大なアナログ資料など、毎月それなりの会合数がありますが、結構な量の紙媒体の資料が生じており、それらの資料をスキャンしデジタル保存することで紙資料は廃棄したいと考えていました。

また、仕事用の資料や冊子・切り抜いている新聞記事をスキャンし、デジタル保存して検索可能なデータとしてタブレットで見られたら便利だな、と。

そして会計ソフトの電子帳簿保存法への対応として、レシート等をスキャンしたいとも思っていました。

実際に使用してみると、スキャンするサイズが違っていても連続スキャンが可能な点や、スキャンスピートがこれまで使用していた複合機のスキャン機能とは段違いのレベルで驚きました。

スキャンの種別ごとにプロファイルを作れることや、おすすめのプリセットプロファイルとの塩梅も良く、PCやアプリだけではなく機器本体のパネルでの操作がしやすい点も良かったです。

当初思っていた以上に、ScanSnap Homeの利便性が高く使いやすい。また、スキャンの画質や読み取り精度が高く驚いています」

――ScanSnap iX1600を利用して感じた要望や改善してほしい点はありますか？

「冊子や書籍、大量の資料をスキャンする場合は、連続スキャンでも一度でスキャンしきれないことがあります。例えば、複数回に分けてスキャンした資料を1ファイルに保存できなかった場合や、紙質やサイズが不揃いで排紙等でNGになった場合は、一からまたスキャンとなってしまうことも…。

スキャン後も、ページの向きや不要な裏紙・白紙の削除などをチェックする必要があり、一定の手間と時間は必要だと感じました。これらの点は、紙質にあわせたスキャン方法や注意事項などがスキャナー側から提示されることで、使いやすさを向上できる可能性があると感じました。

しかし、データ化のメリットは多大で、もう以前の管理状態には戻れないし、効率化や事務所・資料の整理整頓においてものすごく成果があると実感しました。大量の古い紙資料やファイルはデータとして残したまま、紙媒体のみ廃棄できる、デジタル保存した資料をデータとして検索ができる。Google Cloudにアップロードすることで、どこでもどの端末でも資料にアクセスできるようになりました」

――今後、業務以外でScanSnapを使いたい場面や活用できそうな用途はありますか？

「個人的な書類や写真も含めてどんどんスキャンし、データ化を進めたいと思います。日常のちょっとした書類や資料、メモやチラシ等、とりあえずなんでもスキャンし保存しておいて、デジタル保存した書類を検索したり加工できる利便性や、不要なデータは後から削除すればよい点を学んだので活用していきたいです」

――福岡市でのワーケーションはいかがでしたか？

「福岡市は都会であり観光地でもあり、仕事や観光の双方で環境的にとても優れている都市だと感銘しました。ワーク面では、ホテルも多く喫茶やコワーキングスペース含め、作業する場を探すことに苦労しません。市街地は道路や交通機関が整備されており、迷うこともなく大変アクセスしやすいです。観光都市としていろんな意味で魅力的で、再度訪れたいと思います」

――ワーケーションを通して感じた良かったことや課題があれば、教えてください。

「ScanSnapでデータ化しておくことで、ワーケーション先でも業務の資料にアクセスできること、いつもとは違う環境（ホテル）で作業ができたのが良かったことです。

今回は、業務とスケジュールの都合上、短期間でのワーケーションとなりましたが、1週間程度の中期日程であれば、出張との違いやワーケーションならではのメリットをより感じられると思いました。一定の期間、ワーケーションを実施することで、日頃の職場やしがらみから離れ環境の良い地域で、リフレッシュしながら業務を継続することは可能になると思います。

欧米ではリフレッシュのためにバケーションのような長期の休暇を取れますが、日本での実現は難しい。ワーケーションであれば、日中の業務と、勤務時間外や週末のリフレッシュを両立できる可能性もありそうです。目的や企画次第で、『まとまった休暇を取らなくても、リフレッシュを入れながら長期で仕事をこなすワーケーション』も可能になると思います」

――今回のプロジェクトに参加いただいたご感想を教えてください。

「このような機会がなければ、ワーケーションを実施することはなかったかもしれません。行き先が福岡指定でしたので、福岡へ行くことができたのが良かったです。福岡へは是非また行きたいと思います。

ScanSnapの利用に関しては、今まで複合機を使用して、スキャンやデータ化自体はそれなりに進めていましたが、今回、モニター利用の機会を頂き、スキャン専用機の想像以上の利便性と使い勝手を知ることができました。複合機でのスキャンとは別次元のスキャンのしやすさと、なにより『ScanSnap Home』によるスキャン後の保存や活用度合いが全く違うことに驚きました。

一言で『データ化』といっても、アナログ資料（特に過去資料）のデータ化は難しい。作業時間を確保することも難しいですが、スキャン作業のきっかけやモチベーションがそもそもネックとなっていました。その点がScanSnapによりクリアになり、劇的な変化や成果を得られることを実感できました。

スキャン後のファイル名の生成やOCRの精度については向上を期待しますが、その修正作業や確認がScanSnap Homeで簡単にできる点は素晴らしいと思います。今までの複合機やタブレット等でのスキャンでは難しかったので」

――複合機やタブレットによるスキャンでは得られないScanSnapの魅力を感じていただけたということですね。その他に感じられたメリットなどはありますか？

「単に大量の過去資料をスキャンするだけでは、資料を廃棄する以上の成果はほとんどないように思っていたのですが、ファイル名とテキスト内容をきちんと整備することでデータベースとして活用できることを知ったので、過去資料や紙資料のデータ化を一気にすすめようというモチベーションを高くもつことができました。

このような機会を頂けたことは大変良いきっかけとなりました。今後、スキャン・データ化・業務としてたしかに劇的な変化が生まれると思います」

今後も、データ化の推進に向けて、ScanSnapがわらべ経営事務所様の一助となれば幸いです。本プロジェクトへのご参加、誠にありがとうございました。