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名刺の最適な整理・保管方法とは？コツは、素早く・スッキリ・見つけやすく！
公開日 2023.8.31
関わる人が増えるにつれ、どんどん溜まっていく名刺。なかなか整理しきれず、困っている人も多いことでしょう。
必要な時、サッと取り出せるように名刺を保管するには、一体どうしたらいいのでしょうか？
そこでこの記事では、たくさんある名刺を素早くスッキリと見つけやすく整理するコツと、おすすめのアイテムについてご紹介します。
目次
- 7. まとめ
1. 名刺管理のコツは「素早く・スッキリと・見つけやすく」
名刺保管のコツは、名刺を受け取ったら素早く、スッキリと整理し、すぐに見つけられるようにしておくことです。
3つのポイントについて、具体的に見ていきましょう。
① 素早く→受け取った直後の整理
受け取った名刺は、オフィスに戻ったらすぐに整理しましょう。
後からまとめて整理しようとしても、会った日付や話した内容が曖昧になってしまいます。
その日のうちに適切なカテゴリーで分類し、整理することを習慣にしましょう。
② スッキリと→自分にあった保管アイテムと定期的な見直し
名刺を整理する際は、自分が分類しやすく見つけやすいアイテムを使いましょう。
たとえば、名刺ファイルや、デスク上で使えるボックス、回転式のホルダーがあります。デジタルの場合は、名刺管理アプリを活用すれば物理的な場所をとらずに管理できます。
不要になった名刺は捨てる、同じ人物から新しい名刺をもらったときはどれが最新かわかるようにする（名寄せ）など、定期的な見直しも大切です。
③ 見つけやすく→効率的な索引と検索システム
名刺を保管する際は索引をつけたり、アプリであればタグ付けするなど、いつでも素早く見つけ出せるような仕組みを作っておきましょう。
索引は、五十音順・社名順・エリア別など、ご自身が一番探しやすいと思う方法をとります。
見つけやすい形で名刺を保管できれば、相手に連絡したいときや、急な連絡がきたときも安心です。
2. あなたに合った名刺の保管方法とは？
名刺の管理方法としては、大きく「デジタル式」と「アナログ式」の2つに分類されます。
それぞれの特徴を知り、あなたに合った名刺の保管方法を選びましょう。
デジタル式
「デジタル式」は、名刺管理アプリなどを活用し、名刺の情報をデータ化して保管する方法です。
デジタル管理の大きなメリットは、情報の入力・活用を効率化できること。OCR機能を活用して自動で名刺情報を入力したり、検索機能で名刺をすぐに探し出せたり、作業を大きく効率化できます。
ほかにも、メールの一斉送信機能があったり、着信時に相手の名刺を表示してくれるアプリもあります。
保管する名刺の枚数が多い方、外出先でも常に名刺の情報にアクセスできるようにしておきたい方は、デジタル式がおすすめです。
アナログ式
「アナログ式」は、名刺ホルダーや整理ボックスなどを使って名刺を保管する方法です。
アナログでの管理はアプリのような特別な操作が不要で、メモ書きやファイリングなど手作業が入る分、名刺に触れて相手を記憶しやすくなる点がメリットです。
管理する名刺が比較的少ない方や、名刺を見るのは自分だけ（共有はほぼない）という方は、アナログ式がおすすめです。
3. アナログ式整理アイテムの選び方
ここからは、アナログ式整理アイテムの選び方を紹介します。
時系列ならファイル
「時系列」で名刺を管理したい場合は、ファイルタイプのアイテムを活用しましょう。名刺を１枚ずつ、もらった順に収納していくことでシンプルに保管できます。
日付は名刺に直接記入するか、付箋に書いて貼っておくと分かりやすいでしょう。
また、年ごとに保管しておけば、不要になった古い名刺をまとめて処分できます。
「○○順」ならボックスまたは回転式
五十音順や会社名順などで名刺を保管するなら、ボックス、または回転式ホルダーの名刺入れを選びましょう。
どちらも複数の仕切りを挟めて、五十音の行ごと・会社名ごとなどインデックスをつけて管理できます。
新たに名刺を交換したときも、手軽に検索しやすい形に整理できます。
4. アナログ式の名刺保管に最適なアイテム5選
ここで、アナログ式の名刺保管に最適なアイテムを紹介します。
キングジム シンプリーズ 名刺ホルダー コンパクトタイプ32SPW
持ち運びに便利な、コンパクトなファイル型の名刺ホルダーです。
高さ19.2cm、幅11.1cm、背幅3cmの小さなファイルですが、240のポケットを備えています。
ポケットは1ページ3段の構成で、名刺は横から入れられて便利。
長年親しまれている、シンプルな定番ホルダーです。
コクヨ カードホルダー ノビータ
文具メーカーのコクヨが作る名刺ホルダーです。
名前の通り収納枚数によって背幅が変わる仕様で、ミニタイプ、スリムタイプ、A4サイズの3つから選択できます。
ミニタイプは1ポケットに4枚収納すると最大で120枚、1列3段のポケットを備えるスリムタイプは180枚または360枚、そしてA4サイズは600枚の名刺を収納可能です。
リヒトラブ リクエスト 名刺帳＜ポケット交換タイプ＞
1ページに2列×5段の名刺が入る、A4サイズのファイル型名刺ホルダーです。リングタイプなので、ページの順番を簡単に入れ替えできます。
収納枚数は、300枚・500枚・800枚の3つのタイプから選択可能。
カラーはグリーン（500枚のみ）・ブルー・藍色などがあり、インデックス用タイトルシールも付属されています。
カール事務器 名刺整理器
ワイドオープン方式で検索しやすい、ボックス型名刺ホルダーです。
ボックスには大小2つのタイプがあり、それぞれ600枚・800枚を収納できます。
24枚の見出しカード（50音表示カード16枚＋無地カード8枚）によって五十音順で名刺を整理でき、見出しカード単体の購入も可能です。
セキセイ ターボデックス
デスクの上に設置して使う、回転式の名刺ホルダーです。
360度回転するダイヤルを備えており、五十音インデックスを頼りに名刺を素早く検索できます。
ハンドルストップ機能が付いていて、見たいところで名刺を固定しておけます。
最大で400枚を収納可能ですが専有面積は小さく、使い勝手に優れる名刺ホルダーです。
5. 名刺管理アプリ×ScanSnapで、デジタル保管もおすすめ！
これまでアナログ式の保管方法をご紹介しましたが、アナログ式は、探す手間がかかる、枚数が多いとかさばる、持ち出しには紛失リスクが伴うといったデメリットがあります。
そこでおすすめなのが、名刺管理アプリを使用したデジタル式の管理です。
名刺管理アプリがあれば、名刺に記載されている情報をOCR機能など活用して自動入力。電話・メール・地図アプリへも連携可能です。訪問履歴や簡易メモを登録しておけるアプリもあります。
また、2段階認証機能があったり、閲覧権限が付与できるアプリも。共有も簡単にできるので、利活用が広がります。
おすすめの名刺管理アプリをご紹介
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さらにスキャナー「ScanSnap」があれば、大量の名刺を素早く綺麗にスキャン。スマホカメラのように、1枚1枚角度や影を調整する必要はありません。
ScanSnapは、様々な名刺管理アプリと連携可能。ほかにもクラウドサービスと連携させて書類を管理したりと、様々な用途で活用できます。
ScanSnap、何に使える？
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6. どのScanSnapを選ぶ？ おすすめ3機種の比較
ここで、名刺のデジタル化に大活躍する、ScanSnapシリーズのおすすめ機種を紹介します。
ScanSnap iX1300「デスクトップでの利用に最適」
ScanSnap iX1300は、ScanSnapシリーズのエントリーモデルです。
筐体はコンパクトですが、毎分30枚とパワフルなスキャン性能を備えており、名刺をサクサクとデータ化します。
スキャンした紙がスキャナー上部に排出されるコンパクト設計で、A4サイズほどのスペースがあれば利用できます。
ScanSnap iX1300
37,400円（税込）
ScanSnap iX1600「高性能な全機能モデル」
ScanSnap iX1600は、ScanSnapシリーズのフラッグシップモデルです。
ScanSnap iX1300との大きな違いは、前面にタッチパネルを搭載していること。タッチパネルのみで一連の操作を完結できます。
読み取り性能は1分間に40枚・80面。原稿も一度に50枚までセットできるため、効率的なスキャンが可能です。
さらに、クイック起動モードならフタをあけて2.9秒でスキャン可能な状態に。使いたい時にストレスなく利用できます。
ScanSnap iX1600
56,100円（税込）
ScanSnap iX100「持ち歩きに便利なモバイルスキャナー」
ScanSnap iX100は、持ち歩きに便利なモバイルスキャナーです。
重さは400gと、500mlのペットボトル以下。バッテリーが内蔵されているので、訪問先でも手軽に使えます。
名刺をスキャンする際は、2枚並べて同時に差し込みが可能。Wi-Fi接続にも対応していて、小さいながらも実用性に優れています。
ScanSnap iX100
26,400円（税込）
7. まとめ
今回は、名刺を素早くスッキリと見つけやすく整理するコツや、おすすめのアイテムについて解説しました。
ぜひ自分にあった管理方法で、名刺を素早く、スッキリと、見つけやすく整理してくださいね。
大量の名刺の整理には、スキャナー「ScanSnap」もご活用ください！
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