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領収書やレシートをスキャンしてデータに!確定申告を効率化

個人事業をしていると、日々の取引の中で大量の領収書やレシートが発生します。確定申告するためには、そうして日々発生する領収書やレシートを帳簿につけたり、申告ソフトに入力したりしなければなりません。これに手間がかかって困っている人は多いのではないでしょうか。

実は、領収書やレシートをスキャンでデータ化することで、確定申告にかかる手間を大幅に削減することができます。ここでは、領収書やレシートをスキャンでデータ化することのメリットや効率化のポイントをご紹介します。

領収書の処理と管理が大変!
そんな時はスキャンをして解決しよう!

確定申告では、領収書やレシートを帳簿につけて1年間の合計金額を計算し、利益や税金を計算する必要があります。それゆえ、日々の取引の中で大量に発生する領収書やレシートをどう管理するのかは、多くの個人事業主にとって悩ましい問題のひとつです。領収書やレシートの管理については次のような問題点があります。

・領収書やレシートをひとつひとつ帳簿につけたり、申告ソフトに入力するのに多くの時間や労力が必要
・計算間違いをする可能性がある
・二重で記帳する可能性がある
・特定の領収書やレシートを参照する必要がある場合、探すのが大変


このような問題は、領収書やレシートをスキャンし、申告ソフト等に取り込むことで以下のように解決できます。

・自動で仕訳を作成し登録してくれるので、帳簿付けにかかる時間を大幅に削減することができる
・会計ソフトが自動計算してくれるので、計算間違いが起こらない
・銀行明細やクレジットカードなどの取引データを自動で取り込める(サービスによる)
・申告に必要な書類を簡単に作成できる
・領収書やレシートはスキャンした後ノートに貼るなどして保存するようにすると、二重記帳の心配が少なくなる
・データ化するので、特定の領収書やレシートの内容を簡単に参照することができる

領収書やレシートはスキャナで読み取るのが便利

このように、領収書やレシートをスキャンでデータ化することで、確定申告にかかる手間を大幅に効率化することができます。領収書やレシートをスキャンする方法にはいくつかあり、例えばスマホのアプリを使ってスキャンすることも可能です。しかし、領収書やレシートをひとつひとつ撮影する必要があり、手間がかかります。影やブレで数字が読み取れない場合もあります。そこで、おすすめなのがスキャナを使ってスキャンする方法です。


スキャナを使って領収書やレシートをスキャンすると、読み取り速度自体が速い上に一度に複数枚をスキャンすることができます。また、キレイな画質でのデータ化が可能になり、会計ソフトに取り込む際の文字認識エラーのリスクが大きく低下します。さらに、ScanSnap Cloudを使えば、パソコンやスマートフォンを立ち上げる必要すら無く会計ソフトと直接連携することが可能です。


【連携できるクラウドサービス】
クラウド会計:freee、MFクラウド会計、弥生会計、Crew、TKC証憑ストレージサービス
経費精算:STREAMED

詳しくは以下の動画で紹介しています。

会計クラウドがもっと便利になる!(ScanSnap Cloud活用編)

スキャンするときのポイント

ここではScanSnap Cloudを使って、簡単に領収書やレシートを会計ソフトへ取り込むときのポイントをご紹介します。


ScanSnap Cloudが使える製品は、ScanSnap iX500と iX100の2つ。
領収書やレシートが大量にある場合は、高速で読み取れるiX500がおすすめです。サイズがばらばらな領収書やレシートでも、中央をそろえてセットすればまとめてスキャンすることができて便利です。


好きな場所でいつでも使いたいなら、コンパクトボディのiX100がおすすめ。給紙スペースに領収書やレシートを差し込むだけで、どんどんスキャンできます。


日々の領収書やレシートの管理はついつい後回しにしがちです。ある程度数がたまってきたら、こまめにスキャンし、会計ソフトにデータを送るようにしましょう。1ヵ月に一度スキャンするなど、期間を決めるのも効果的です。

まとめ

日々の取引の中で大量に発生する領収書やレシートをどう管理するのかは、多くの個人事業主にとって悩ましい問題のひとつです。本業が忙しくて、事務処理にまで手が回らないという人も多いでしょう。そんなとき、ScanSnap Cloudを使ってスキャナと会計ソフトなどを連携させることで、それまで手作業で行っていた帳簿付けや申告ソフトなどへの入力の手間が削減されます。事務処理に手が回らない人は、一度検討してみてはいかがでしょうか。


※記事は2017年9月時点のものです。