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【Eight Tips】撮影しきれない大量の名刺、
スキャナーで手軽に取り込めます
【Eight Tips】撮影しきれない大量の名刺、
スキャナーで手軽に取り込めます

大量名刺をスキャナーでEightに取り込み

Eightの便利な使い方を紹介する「Eight Tips」。今回は、一度に大人数と名刺交換したときにも役立つ、Eight対応スキャナー「ScanSnap」を使って名刺を取り込む方法を紹介します。


大量名刺の仕分けやスキャン作業に、わずらわしさを感じた経験ってありませんか?


筆者は新人時代、展示会のたびに大量の名刺の仕分けとスキャンをしていました。パートナーと見込み顧客に分けて、1枚ずつ目視で見込み顧客を業種ごとに分類します。完了したら、 オフィスの複合機を使ってスキャンするのですが、4枚ずつ並べては取り込むので延々と終わりません。最後に、名刺をシュレッダーにかけるところまでやって、同僚と3人がかりで最低3日間はかかりました。


もし同じような仕事をしている方や、紙の名刺が溜まりがちな方を見かけたら、スキャナーでサクッとEightに取り込むことをおすすめしています。


アプリのカメラで撮る場合の10分の1

ただ、普段スキャナーを使わない人のなかには、数十枚くらいであれば、アプリのカメラで撮影した方が手っ取り早い、という方もいるかもしれません。 そこで、スキャナーだと実際にどのくらいサクッと取り込めるのかを、Eight対応スキャナーScanSnapを使って、アプリのカメラで撮影した場合と比べてみました。

Eightアプリとスキャナーの速度比較

1分間に取り込める名刺の枚数を比べた結果、アプリのカメラで6枚(12面)撮るあいだに、スキャナーで60枚(120面)取り込めることが分かりました。例えば、月に名刺を100枚交換する人であれば、 年間180分、50人の部署で全員が使えば、150時間、名刺スキャン以外のことに時間を割けるということになります。


やはり手軽さを考えると、1~20枚くらいならアプリのカメラで撮った方が効率的ですが、それを超えるときは、スキャナーを使ってみてはいかがでしょうか。



10分で簡単セットアップ。
ScanSnapとの連携方法


ドライバーと連携用ソフトをPCにインストールし、いくつかの設定をするだけで、すぐに使い始められます。


まず始めに、こちらのダウンロードサイトから、ScanSnap Managerをインストールします。


ScanSnap Managerのインストール方法



※この動画はMac OSで操作している画面を撮影したものです。


次に、こちらのEightサイトから、「PC用 Eight scan β版」をダウンロードします(※)。ダウンロードが完了したら、ScanSnap Managerの初期設定を行います。


Eightプレミアムをご利用のユーザー向けのサービスです。 さらに手軽にEightと連携させたい場合は、無料のスマホアプリ ScanSnap Cloudを使って、スキャナーで取り込んだ名刺データの保存先としてEightを指定することも可能です。


ScanSnap Managerの設定方法



※ この動画はMac OSで操作している画面を撮影したものです。Windows OSだと若干操作が異なる箇所があります。詳しくはこちらのヘルプをご覧ください。



これでセットアップは完了です。ScanSnapとPCを付属のUSBケーブルで接続して、Eight scanを起動してください。EightのログインID・パスワードを入力し、 スキャナーに名刺をセットして機器本体に付いている[Scan]ボタンを押してください。このとき、名刺のおもて面が裏になるようにセットしてください。



Eight scanによる名刺スキャンの様子

詳細な操作手順については、こちらのヘルプをご覧ください。



PCを使わず、無料のスマホアプリで連携することも

さらに手軽にEightと連携させたい場合は、無料のスマホアプリ ScanSnap Cloudを使って、 スキャナーで取り込んだ名刺データの保存先としてEightを指定することも可能です。



※スキャンした原稿を「レシート(領収書)」「名刺」「文書」「写真」の4つの種別に自動的に判別し、利用するクラウドサービスに振り分けて保存。




ScanSnapについて


ScanSnapは、PFU社製の高性能スキャナーです。ScanSnapシリーズのなかでも、動画に登場した高速モデルiX500は、 安定して1枚ずつ給紙するための機能が搭載されているため、やり直しの手間なくスムーズに名刺を取り込めます。


さらに、名刺だけに限らず、捨てられない書類の整理やレシートのデータ化にも役立ちます。ScanSnapシリーズに関する詳細は、こちらの製品紹介ページをご覧ください。


また、全国のルノワールやコワーキングスペースに設置しているEight専用のスキャンスポットで、使用感をお試しいただくことも可能です。まずは職場の近くにあるスキャンスポットをこちらのページで検索してみてください。


 

ScanSnap iX1500

毎分30枚・60面の両面高速読み取りを実現。原稿サイズ、色や両面・片面を自動的に判別し、驚くほど簡単、スピーディーに電子化します。


※ 記事中の「ScanSnap iX500」の後継モデルです。