事業所40か所にScanSnapを導入し経理の高効率化を実現！│株式会社東京ドーム 財務部

事業所40か所にScanSnapを導入し経理の高効率化を実現！│株式会社東京ドーム 財務部 事業所40か所にScanSnapを導入し経理の高効率化を実現！│株式会社東京ドーム 財務部

東京の真ん中でスタジアムや遊園地、商業施設などを運営する株式会社東京ドーム様は、ScanSnap導入によって経理業務をペーパーレス化し、手間と無駄を大きく削減したほか、テレワークへのスムーズな対応も実現しました。

株式会社東京ドーム 財務部 決算財務グループの土田尚弘さんと清野愛さんに、経緯を詳しくうかがいました。

1. 1. テレワークの妨げ「紙ベースの支払・経費精算」

1. 2. 毎月2万枚の紙にかかる手間と無駄をなんとかしたい

1. 3. ScanSnap導入により一気にペーパーレス化を実現！

1. 4. 小さいレシートもまとめてスキャンできる

――会社の概要からうかがいます。株式会社東京ドーム（東京都文京区）は、「東京ドームシティ」として広く知られている一群の施設の全体を包括する企業と考えてよいでしょうか。

土田さん：はい、スタジアムの「東京ドーム」を中心とする街「東京ドームシティ」の運営・管理・賃貸・企画等が当社の主要な事業です。東京ドームのほか、遊園地の「東京ドームシティ アトラクションズ」、スパや各種のショップがある「LaQua（ラクーア）」、カフェ＆レストランのある複合施設「MEETS PORT（ミーツポート）」、格闘技の聖地といわれる「後楽園ホール」などの施設は、それぞれが当社の一事業所という位置づけになります。

――東京ドームシティには何人の社員が勤務しているのでしょうか。また東京ドームシティ内にいくつの事業所があるのでしょう。

土田さん：東京ドームシティ内に勤務する社員は約700人、事業所の数は管理部門を含めて約40です。

――そのうち、いくつの事業所でScanSnapを導入したのでしょうか。また、導入の目的についてもお聞かせください。

土田さん：40の事業所すべてに1台ずつの「ScanSnap iX1600」を導入しました。目的は、支払申請や経費精算の証憑となる請求書やレシートのデータ化と、それに伴う仕訳伝票の電子化です。

――請求書やレシートは、業務上の支払や経費の立替が発生したとき、担当の社員の方が押印したり精算書と一緒にまとめたりして経理に提出・申請するものですね。

清野さん：そうです。たとえば施設型の事業所が補修・改修・新設などの工事を発注して代金を支払う、営業部門が運営業務委託費を委託先に支払うというように、さまざまなケースで支払が発生します。このとき、相手先からの請求書を受領した担当社員は請求書に押印して支払申請をします。また、社員が立て替えた交際費や交通費、備品購入などの経費精算は精算書とレシートなどの証憑を提出して申請します。

土田さん：いずれの場合も、当社では部門経理の体制をとっているため、社員は所属事業所の経理担当者に申請を行うことになります。各事業所の経理担当者はその申請をもとに仕訳伝票を取りまとめて、私たち管理部門の財務部に集約するという流れです。

ところが、これまでは伝票も証憑も紙の状態で運用していたため、何かにつけて手間と時間がかかっていたばかりか、各事業所の経理担当者と財務部の社員がテレワークに移行できず、コロナ禍で施設が休業していても出社しなければならないという状況になっていました。これを解決するために証憑をスキャンしてデータ化することにし、2021年の7月から9月にかけて、予備機を含め43台の「ScanSnap iX1600」を購入し、各事業所に1台ずつ配備しました。

――ScanSnap導入の効果についてうかがいます。まず、ScanSnap導入前に紙で運用していた頃のフローから教えてください。社員が支払や経費精算を申請するとき、承認作業や精算書の作成はどのようにしていたのでしょうか。

清野さん：社員は各自のPCでExcelの書式に入力したら、それを紙に出力して証憑とともに上長に提出し、押印によって承認を受けたものが事業所の経理担当者に回っていました。ただ、上長も出社がシフト制なので、タイミングが合わずに書類がしばらく未決箱に入っているようなケースもあったと思います。

――それらの申請が届いたら、各事業所の経理担当者はどのように処理するのでしょう。

土田さん：経理担当者は精算書や証憑を見ながら会計システムに金額や仕訳を入力し、仕訳伝票を作成します。ここまではScanSnap導入後の現在も同じですが、以前は仕訳伝票を紙に出力して、請求書やレシートと一緒にクリップ留めして押印し、財務部に毎日提出していました。

――各事業所から財務部のある後楽園ホールビルまで、東京ドームシティ内を歩いて書類を運んでいたのですね。たとえばラクーアから、後楽園ホールビルまではかなりの距離がありそうです。

清野さん：はい、いちばん遠い事業所だと往復と提出作業に30分くらいかかります。またレシートはA4の紙に貼り付けることになっていたので、1枚の紙にできるだけ多くのレシートを見やすく貼る作業と、徒歩での往復が経理担当者の日課になっていました。

――経費精算1件につきレシートが1枚だけといった場合もA4の紙に貼っていたのでしょうか。

清野さん：はい、貼っていましたし、伝票整理のために紙はA4の裏紙を使うという細かいルールもありました。また、財務部に原本を回したあとで確認の必要が生じたときに備えて、各事業所の経理担当者は出力した仕訳伝票とレシートを貼った紙を、1枚ずつすべてコピーしていました。財務部に回したといっても社内なので確認の方法はほかにもありますが、やはり統制の意識が働きますから、承認印まで揃った状態のコピーを手元に置きたくなるんですね。

――そのコピーは各事業所で保管していたのでしょうか。

清野さん：後日確認用として、部署単位や担当者単位で控えを整然とファイリングして保管し続けていた事業所が多くありました。

――事業所の経理担当者から書類を受け取った財務部では、それをどのように処理していたのでしょう。

土田さん：流れとしては会計システムに入力された内容と証憑原本を照合・確認し、財務部長の最終承認を受けたら支払・精算処理を行うことになります。ただ本当に大変だったのは、処理が終わった伝票と証憑を伝票番号順に並べ替え、製本機を使って製本する作業です。これには財務部の2名が毎月5日間ほど専念しなければならない状況でした。

――伝票・証憑・伝票・証憑……という順で重ねて製本する作業を、事業所の数だけ毎月行っていたということですね。それは後日の確認のためでしょうか。

土田さん：そうです。原本は税務上の規定に則って10年間保管し、監査や税務調査があればすぐに取り出す必要があります。そのため、製本後は1年分を財務部のキャビネットに並べ、1年を過ぎたものに関しては別のビルにある倉庫に収納してきました。ただ、きれいに製本したところで、紙の検索性はデジタルデータに比べて著しく低いのが実情です。過去の証憑を確認する際には、まず会計システムで伝票番号を確認し、1年以上前のものであれば倉庫に行って、大量の束の中から対象の証憑を探し出さなければなりませんでした。製本・保管・検索と、振り返ってみれば恐ろしい作業をしていたものだと思います。

――当時は毎月、支払と精算に何枚くらいの紙を必要としていたのでしょう。

土田さん：財務部に集約される枚数ベースでいえば、仕訳伝票が6,000枚、支払の請求書が2,000枚、レシートや領収書を貼った紙が1,500枚というところですので、その他も含めてざっと約1万枚を要していました。これに加えて各事業所の控え用のコピーがありますから、約2万枚を毎月消費していたと考えられます。

――徒歩による書類の運搬も含めて、そうした状況は効率化されるべきであるという問題意識があったのでしょうか。

清野さん：はい、各事業所で取るコピーも二重の手間といえるものでしたし、経理業務の効率化という課題は全社的に認識されていたと思います。そこにコロナ禍が発生したことでテレワーク対応が「待ったなし」になり、デジタル化を一気に進めることになりました。

――証憑をドキュメントスキャナーでデータ化するアイデアはどこから得たのでしょう。

土田さん：有名な公認会計士の方による業務効率化セミナーでドキュメントスキャナーが便利であることを聞いていたので、いろいろ調べたところ証憑のスキャンが有効であるという結論にたどり着きました。そこで上司と相談し、秋葉原の電器店にドキュメントスキャナーを見に行くなどして、メーカーやモデルなどを検討した上で「ScanSnap iX1600」の導入を決めました。

――では、ScanSnap導入後のフローについてうかがいます。各事業所の社員が行う支払や精算の申請は、どのような流れになるのでしょうか。

清野さん：それまでは紙で出力していたところ、たとえば共有フォルダーに入れるなどの紙を介さないデータの状態で上長に共有し、証憑のみを経理担当者に渡す形になりました。

――そこでまず紙が削減されたわけですね。証憑のスキャンは、事業所の経理担当者が会計システム上で仕訳伝票を入力するときに行うのでしょうか。

土田さん：そうです。基本的なフローとしては、経理担当者が請求書やレシート等の証憑原本を「ScanSnap iX1600」でスキャンし、生成された画像データを会計システムの仕訳伝票画面に添付ファイルとして登録します。証憑画像データの添付された仕訳伝票は、会計システム内のワークフローによって各事業所長の承認を受け、次に財務部に回って承認を受けます。

――ここでは各事業所の経理担当者が扱う紙がなくなったということですね。まず証憑をスキャンしてデータ化するのでA4裏紙へのレシート貼り付けが不要になり、事業所と財務部を徒歩で往復する必要もなくなりました。また、後日に確認するときはシステム内で証憑画像データ添付済み・承認済みの仕訳伝票データを見られるため、手元に残すためのコピーも不要になったわけですね。

清野さん：はい、それまでの日課がそっくりなくなりました。

――証憑をスキャンするときは申請ごとに証憑を分けていますか、それとも手元にある分をまとめてスキャンしていますか。

土田さん：まとめています。仕訳伝票自体、たとえば「○○部の○月分の経費精算」というように一つの伝票にしますので、細かいレシートが大量にあれば重ねて一気にスキャンし、一つのPDFファイルにしています。

――その際にファイル名のルールを設けているのでしょうか。

土田さん：ファイル名は「見てわかればよい」という考え方で、各事業所の経理担当者に任せています。ただし伝票に記載された順番と画像データの順番が大きく違っていると照合のときに困るので、そこだけ注意してもらえるようお願いしています。

――複数のプロファイル（設定）を作って保存できる機能は活用していますか。

土田さん：大いに活用しています。財務部としては、経理の証憑として利用する画像データとなる以上、将来的に電子帳簿保存法（電帳法）に対応することを見据えて、必ず法令の要件を満たすモードでスキャンしてほしいと考えていました。ただ、実際にScanSnapを使用するのは財務部ではなく各事業所の経理担当者ですから、誤って違うモードでスキャンしてしまわないよう工夫する必要がありました。そこで、あらかじめ各事業所に設置する「ScanSnap iX1600」には、法令の要件を満たすモードのプロファイルのみをインポートしておくことにしました。これが功を奏し、経理担当者は難しい法令の内容を気にすることなく、自然に要件を満たしたスキャンができるようになりました。

――素晴らしいプロファイル活用法ですね。では、各事業所からの申請を受け取った財務部はどのような処理を行うのでしょうか。また、申請に万一の不備があった場合はどうしていますか。

清野さん：財務部では社内の経理規定に基づき、スキャンされた証憑画像データと、仕訳伝票に入力された日付、金額、取引先等の情報に不整合がないことを確認します。以前は原本を照合していましたが、現在は会計システムの画面上で行っています。このときスキャンした証憑の画像データは全件、目視によって確認することになります。また、申請内容に不備がある場合は、会計システム上のワークフロー機能によって差し戻しを行います。

――ScanSnap導入後の伝票や証憑に関しては、監査や税務調査などの理由で確認する必要が生じたときも、システム内を検索すれば済むようになったのでしょうか。

土田さん：はい。データ化開始以降のものに関しては、倉庫で苦労して探すこともなくなりました。

――この時点で唯一残っている紙は証憑の原本ということになろうかと思います。証憑は各事業所の経理担当者がスキャンするので、基本的に原本が各事業所に残るわけですね。それはどのように保管していますか。

清野さん：月次決算が締まったら、各事業所から財務部に届けてもらうようにしています。以前は毎日だった往復が月1回になったということですね。証憑は紙に貼るのではなく袋に入れてもらうだけなので、すでに製本機は使っておらず、「○○部 ○月分」と書いた大きめの封筒に証憑を入れ、キャビネットに収めるだけになっています。以前に比べると保管スペースがかなり減ってすっきりしました。

土田さん：電帳法によると、要件を満たした状態でスキャンしてシステム上に登録していれば、原本は破棄してよいというルールになっています。ただ、そうはいっても会社として内部統制上、本当に原本をまったく見なくてよいのかという問題がありますし、東京ドームシティ内に事業所が集中していて証憑原本を集約するのが難しくないという事情もありますので、このくらいのスペースで済むのであれば税務の観点から保存しておこうという考えです。また、電帳法上では2022年1月の改正によって規制が緩和され必須ではなくなった原本の定期検査についても、内部統制上、当社では継続して実施しています。

――証憑のスキャンによって、支払・精算の経理業務はほぼ完全なペーパーレス化を果たしたことになりますね。

土田さん：はい、前述のように紙を毎月2万枚消費していた状況がなくなり、各事業所の経理担当者ならびに財務部の手間と時間が削減され、保管スペースも小さくなりました。

――効率化を目指すきっかけとなったテレワークについてはいかがでしょうか。

土田さん：財務部および各事業所の経理担当者のテレワークを可能にする環境を整えることができました。当社の場合は事業の特性上、すべての事業所がテレワークで事業を継続できるわけではありません。ただ少なくとも経理業務において、テレワークをしたいにもかかわらず出社が必要であるというケースは、一部の支払業務を除いて9割以上なくすことができたと考えています。初めて緊急事態宣言が発出された2020年4月から1年と数か月の時間を要しましたが、「施設が休業中にもかかわらず、経理担当者だけが出社しなければならない」という状況を改善することができました。

――各事業所の経理担当者、財務部の担当者、上長など、関わる方々が会社支給のノートPCを使って、テレワーク中の自宅でも業務を遂行できるということですね。

清野さん：そうです。スキャンした証憑画像データが共有フォルダーにあればアクセスできますし、クラウドの会計システムを通して伝票の入力や確認なども可能です。

――各事業所の経理担当者がテレワークのとき、出社している誰かが代わりに証憑をスキャンすることもあるのでしょうか。

土田さん：現実的には可能ですが、内部統制の観点から、ScanSnapで証憑をスキャンするのは各事業所の経理担当者のみというルールにしています。

清野さん：社員からの申請は日々集まりますが、締めは月に一度ですので、未処理の申請が多少溜まっても問題はありません。経理担当者が次に出社したときに証憑をスキャンすればよいということですね。

――こうした効率化やペーパーレス化を実行する場合の参考として、ScanSnapを全社的に導入するとき工夫したことがあればお聞かせください。

土田さん：伝票と証憑をデータ化するにあたり、我々2名と財務部の別の者とで、1か所につき約2時間をかけて全40事業所を説明して回りました。各事業所ではペーパーレス化の目指すところと方法を具体的に説明し、「ScanSnap iX1600」を使ってスキャンの実演も行った上で、ヒアリングで課題を洗い出すということを実施しました。

――テレワーク体制下のことですから、各事業所の経理担当者が全員出社している日を割り出してスケジューリングしたわけですね。かなり大変だったのではないでしょうか。

土田さん：はい、すべての事業所を回るのに3か月を要しました。また、事業所によって証憑の量が異なったり、その事業所特有の経理処理があったりしたため、事業所巡りは簡単ではありませんでした。

清野さん：レシート貼り付けや財務部への往復などのルーティンに慣れている方もいますし、全員に受け入れてもらうまでには多少の時間を要しました。

土田さん：ただ、あらかじめ簡単な動画を作って、説明のときにそれを見てもらったのは効果があったと思います。また、どの事業所でも実演タイムが大好評で、とても盛り上がりましたから、ScanSnapそのものにも助けられたといえるかもしれません。とにかくスピードが速いことと、小さいレシートでも重ねてセットすればあっという間にデータ化してくれることにみんなが驚いていました。それに両面読み取り、白紙スキップ、重送検知などの機能はどれをとっても素晴らしく、感嘆の声が何度も上がりました。

――ScanSnapが御社のペーパーレス化の一助となれて幸いです。ペーパーレス化は今後もいっそう推進していくご予定でしょうか。

土田さん：はい、2023年10月から始まるインボイス制度に向けて、請求書支払業務や経費精算業務をより効率化できないか検討しています。インボイス制度が開始されると、自社発行のインボイスへの対応に加えて、他社から受領するインボイスへの対応も必要となります。もしそこまでに何らかのシステムや効率的な仕組みが準備できなかった場合、受け取ったインボイスの確認作業の工数だけが増えるおそれがあります。そのため、可能であればインボイス制度開始までに何かしらのアクションを起こせるよう準備を進められれば理想的だと考えています。

具体的には、現在手動で入力をしている会計システムのRPAオプション、受取型の電子請求書システム、経費精算システムなどが候補に挙がっており、現在は情報収集を行っているところです。それらとドキュメントスキャナーとの連携についてはこれまで考慮していませんでしたが、今後は視野に入れながら検討を進めます。

――ScanSnapを別の用途で活用するご予定があればお聞かせください。

土田さん：現時点で明確な予定はないものの、財務部や各事業所の経理担当者に限らず、活用の余地が大いにあると考えています。というのも、社内には請求書やレシートなどの証憑以外にも、注文書や見積書、納品書など、特に営業担当者が取り扱う範囲に紙の書類が数多く存在しているためです。それらをスキャンしてデータ化することで何らかの効率化が可能であれば、積極的に活用していきたいと思っています。

――本日は詳しくお聞かせくださり、ありがとうございました。