メモをスキャンしAsanaで管理！速くて手軽なScanSnapだから、躊躇なくスキャンできる

メモをスキャンしAsanaで管理！速くて手軽なScanSnapだから、躊躇なくスキャンできる メモをスキャンしAsanaで管理！速くて手軽なScanSnapだから、躊躇なくスキャンできる

日本国内のスタートアップ企業へのベンチャー投資や、インキュベーション活動（事業創出や創業の支援）を行っているJapan Tech Ventures株式会社の上田さん。

ワークマネジメントツール『Asana』のユーザーである上田さんは、タスク管理からワークフローの管理まで、Asanaをフレキシブルに活用しています。

さらにこのたび、ビジネスで出る書類の整理のために、ScanSnap iX1600を導入。手書きメモを電子化してAsanaにアップロードしたり、領収書や名刺の整理にもスキャナーを活用したりと、ScanSnap1台で様々な書類整理作業を効率化しています。

そんな上田さんに、AsanaとScanSnap iX1600の活用方法をうかがいました。

1. 1. タスク管理だけじゃないAsanaの魅力

1. 2. ビジネスを進めると必ず出てくる紙。ScanSnapで手軽に整理したい

1. 3. 手書きメモはスキャンしてAsanaに貼り付け！履歴を追うのも簡単に

1. 4. 起動が速いScanSnapは、スキャンのハードルがぐっと下がる

1. 5. ScanSnapで領収書や名刺の整理にかかる時間も1/5に短縮

1. 6. “取っておけばいいだけ”の書類も整理していきたい

――どのようなきっかけから、ワークマネジメントツール『Asana』を使用するようになったのでしょうか。

「きっかけはAsanaユーザーである知人のすすめでした。使い始める前は、プロジェクト管理という概念があるのは知っていましたが、Asanaについては未知の部分が多かったというのが正直なところです。

最初は、todoリストの作成、議事録の格納、マイルストーンの設定など、タスク管理の王道的な使い方から始めました。」

「使っているうちに、仕事のタスクを管理するだけでなく、ワークフローの管理としても使えるフレキシブルなツールだということが分かってきました。」

――“タスク管理ツール”として紹介されることも多い『Asana』ですが、ワークフローの管理としては、どのように活用しているのでしょうか？

「投資案件の管理を例にすると、まず投資先の候補をAsanaのタスクにリストアップします。それから、タスク（リストアップした投資先候補）をクリックすると詳細欄が表示されるので、投資先候補/打合せ済み/投資済みといったフェーズの詳細を書き込んでいます。」

Asana導入前は表計算ソフトや専用のクラウドツールを使っていたと話す上田さん。しかし、表計算ソフトでは履歴の管理が難しく、専用のクラウドツールは使い勝手が良い分料金も高いと感じてしまったそうです。

「Asanaで投資先をタスクとして起こしておけば、投資先ごとにチームメンバーとのやりとりをコメントとして残しておけますし、打ち合わせの議事メモも貼り付けできます。これまでの経緯や、次のタスクが把握しやすくなりますね」

Asanaユーザーである上田さんがこのたび導入したのがScanSnap iX1600です。自宅で業務にあたることが多いため、ScanSnapは自宅に設置しています。

「弊社はほとんどリモートワークですが、領収書や名刺はリモートワークかどうかに関係なく発生します。それに、コロナ禍でZoomを使った会議が増えましたが、Web会議であってもメモは手書きで取りたい派なのです。

ただ、Asanaには手書きのインターフェースがないですし、以前はペンタブを使って別のツールでメモを取っていたこともあるのですが、ペンタブは場所をとるのでお蔵入りになってしまいました。今はA5用紙にメモしているのですが、メモが増えてくるとどうしても散らかってしまう。

そうやって日々生まれる紙をスキャンして整理したいという目的から、ScanSnap iX1600を導入しました。電子データ化すれば、共有もできますしね」

――手書きの良さはどういったところにあるのでしょう？

「手軽に、直感的に書けるから好きですね。キーボードでの入力は手元に気を取られてしまうし、Web会議の音声にノイズが入ってしまうのも気になります。静かなキーボードを買えばいいんですけどね。（笑）

それに、Web会議は特に、自分が何をしているのか相手からわかりづらい環境だと思うのです。少し考えすぎかもしれませんが、普段デュアルディスプレイで作業しているので、ディスプレイ上でメモするには目線を横に向けなければならず、相手からどう見えているのかが気になります。

手書きの場合は目線を少し下に落とすだけですし、相手から見ても“メモを取っている”と分かりますよね」

確かに、キーボードの打鍵音で発言が聞き取りづらいという経験、ありますよね。お客様とご自身の双方が集中できる環境づくりに、お客様を大切に思う上田さんのお気持ちがうかがえます。

「書いたメモはScanSnapで電子化し、Asanaのタスク詳細欄に貼り付けて、後から自分で見返したり、チームメンバーが閲覧できるようにしています。タスクにはアクセス権限を設定できるので、顧客情報などの機微な情報も安心して管理できますね。

以前はすべてのメモを残すのではなく、残しておくメモを厳選して写真に撮っていたので、「あのとき何と書いていたかな…」と思い出すのに時間がかかることもありました。それがScanSnap iX1600を使い始めてからは、迷わず全部残しておけるようになりました」

――メモをAsanaに貼り付けているとのことですが、目的は異なるものの、ビジネスチャットツールやドキュメント管理のためのツールもあります。Asanaでの管理にはどのようなメリットがあるのでしょうか？

「チャットツールはSlackを、ドキュメント管理にはGoogle Workspaceを使っていますが、Asanaを使ったプロジェクトの管理はやはり重要ですね。

タスクが明確になるのはもちろんのこと、投資先候補や支援先についての情報、インタラクションの記録や、今後取るべきアクションが順を追って書いてあり、そうした情報をチームメンバーに共有できるというのがメリットだと思います。

他のファンドや投資家との情報交換の記録なども、Asanaでタスクとして管理しています。弊社自身もスタートアップ企業ですので、DX化で仕事の効率化を図っています」

チャットツールだと流れていきがちな履歴。それが整理された状態で残るというのは嬉しいですね。

――メモをスマートフォンで撮影して電子化することも可能ですが、スキャナーだからこそのメリットはどのようなところでしょうか？

「まさにそこがポイントだと思います。

実は以前は、領収書やメモを1枚ずつスマートフォンで撮影していたのですが、照明の関係で影が入ったり、端を揃えてトリミングしたりと、データ化するのが本当に面倒でした。

7年ほど前に購入したスキャン機能の付いた複合機もあるのですが、起動に時間がかかるので、これをメモのスキャンに使おうというアイデアはなく…

ScanSnap iX1600を使ってみて『速いスキャナーを使うのはこんなに楽なんだ』と実感しましたね。カバーを開けたらすぐに起動しますし、読み取り速度も速い。照明や角度の細かな調整も不要です。

だから、スマートフォンのときは撮影していなかった重要度の低いメモも、とりあえずスキャンして残すようになりました。何より“起動が速い”というのが、使う・使わないの分岐点になっていると思います」

上田さんは、ScanSnap iX1600を領収書や名刺の管理にも活用しています。これらも以前はスマートフォンで撮影し、クラウドツールにアップロードしていたそうです。

「スマートフォンでの撮影は外出先だと便利ですが、家で処理するときはやはり面倒なんですよね。10枚ほどまとめて処理するときは、スキャナーのほうが断然楽です。

名刺の管理には、名刺管理アプリ『Eight』を使っています。EightとScanSnap Cloudを連携させているので、スキャンボタンを押すだけでイメージデータがそのままEightのサーバーに転送されます。

「レシートの管理には、『マネーフォワード クラウド経費』を使っています。ScanSnap Cloudには『マネーフォワード』との連携機能はありますが、私は『クラウド経費』を使っているため、スキャンしたデータを一度ローカルに落としてからアップロードしています。

ただ、それが致命的ということはなく、“できたらいいな”くらいの感じですね」

ScanSnapでスキャンを始めてからは、名刺やレシートの管理にかかる時間が1/5程度に短縮されたそうです。

「スマートフォンで角を合わせて撮影するのに比べ、読み取り性能が非常に高いと感じました。セットしてボタンを押すだけでクリアなイメージデータが出力されて、しかも処理も速いです。紙詰まりも今のところ起こしていません。

手軽にさっとできるので、『よし、今日はレシートの整理をしよう！』と気合いを入れる日を設けずに整理できるようになりました。これまでも溜めないように気を付けてはいましたが、ついつい後回しになってしまったり…。

スキャンの操作が楽になるだけで、非常に負担が減りましたね」

――現在も様々な場面でScanSnapをご活用いただいていますが、今後、ほかにはどのような活用をお考えでしょうか？

「大掃除か何かのタイミングで、紙で保管している書類のうち、“紙でなくても取っておけば良い”書類をスキャンしたいですね。

カタログ、パンフレット、説明書、役所などの法的機関から送られてきた説明紙などは、一応、取ってあるんです。何かのときに使うかもしれないので。そういう情報だけを残しておけば良いものをデータ化して、物理的な場所はあまり取らないようにしたいと思っています」

ScanSnap iX1600が、書類整理の一助となれば幸いです。取材へのご協力、誠にありがとうございました。