【メモ術&整理術】仕事にもプライベートにも役立つヒント集

 
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【メモ術&整理術】仕事にもプライベートにも役立つヒント集 【メモ術&整理術】仕事にもプライベートにも役立つヒント集

更新日 2022.2.3


仕事をスムーズに進めるうえで欠かせない「メモ」。重要な内容を書き留めておいたり、引き継ぎや伝言をしたりする際にもメモを活用することは多いものです。また、クリエイティブな発想が求められる業務において、新たなアイデアや気づきを得るためにもメモは活躍します。


しかし、メモの重要性には気づいているものの、「あとで見返したときに、何を書いたのか分からない」、「振り返りたい内容のメモがすぐに見つけられない」といった悩みを抱いている方も多いのではないでしょうか。


そこで今回は、仕事はもちろんプライベートにも役立つメモ術や、メモの整理術を詳しく解説します。


目次


  1. 1. そもそも、メモをとる効果とは?
  1. 仕事の漏れをなくす
  2. 業務効率化
  3. 言語化スキルが高まる
  4. 新たなアイデアや気づきの発見につながる
  1. 2. 紙とデジタル、どっちがいいの?
  1. 紙のメリット
  2. デジタルのメリット
  3. 結論:利便性で選ぶなら紙のメモが有利!
  1. 3. メモを分かりやすく書く・整理するコツ【仕事編】
  1. すぐにメモをとり、あとから見返す
  2. 日付とタイトルをつける
  3. 5W1Hを心がける
  4. 事実・所感と疑問点を整理する
  1. 4. メモを分かりやすく書く・整理するコツ【プライベート編】
  1. 毎日メモをとることを習慣づける
  2. 自分自身の考えや意見も書く
  3. メモのジャンルごとに記入スペースを変える
  1. 5. 紙のメモは、スキャナーで簡単にデジタル化!
  1. 「ScanSnap」シリーズの特徴
  2. 「ScanSnap」シリーズを活用してメモの管理を最適化
  3. 文具王が語る!アイデア・メモの整理法を動画でご紹介
  1. 6. まとめ


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1.そもそも、メモをとる効果とは? 1.そもそも、メモをとる効果とは?

メモをとる効果とは

メモをとることは、仕事においてさまざまなメリットや効果が期待できます。具体的にどのような効果が期待できるのか、4つのポイントに分けて解説しましょう。



① 仕事の漏れをなくす

その日に処理しなければならないタスクが複数ある場合や、同時にさまざまな仕事をこなさなければならないケースもあるでしょう。


たとえば、上司や先輩から指示された業務があった場合、指示を受けた直後は覚えていても、数時間経つと忘れていたという経験はないでしょうか。


「簡単な業務内容だし、わざわざメモをとらなくても忘れないだろう」と考えていても、ほかの業務に忙殺されていると、うっかり忘れてしまうこともあります。


メモをとることによって、一つひとつの仕事やタスクを忘れるリスクが減り、漏れなく仕事をこなせるようになるでしょう。



② 業務効率化

仕事の量が増えてくると、作業に取り掛かる順番や手順によって業務効率が左右されるケースもあります。


たとえば、Aという作業を進める間に待ち時間が生じる場合、その時間を活用してBという作業に着手できれば、同時に2つの作業を効率よく進めることができるでしょう。


頭のなかでシミュレーションをしていたとしても、業務量が多かったり業務プロセスが複雑であったりすると、処理しきれないケースも少なくありません。


そこで、メモをとることによって仕事の進め方が整理され、要領よく仕事をこなせるようになります。



③ 言語化スキルが高まる

仕事を進めるうえで報告や相談したいことはあるのに、内容を論理的に表現できず、伝えたいことが相手に伝えられなかったという経験はないでしょうか。


口頭であれば会話のニュアンスから相手が内容を汲み取ってくれることもありますが、メールや文書で伝えようとすると、抽象的な表現や誤った表現になってしまい、結果として何が言いたいのか伝わらないということもあります。


普段からメモを残す習慣がついている人の場合、複雑な事象や抽象的な事象も適切に言語化できる傾向があります。



④ 新たなアイデアや気づきの発見につながる

メモをするのが習慣化している人は、必ずしも仕事に関連する内容ばかりを書き残しているとは限らず、その日に起こった出来事や印象的な会話の内容など、多岐にわたります。


たとえば、新規事業の開発や業務プロセスの改善など、仕事を進めるうえでは革新的なアイデアが求められることも多いでしょう。


しかし、このようなアイデアは仕事の場面で浮かんでくるものとは限らず、私生活にこそヒントが隠されていることも多いものです。過去に書き残したメモを読み返したとき、一見仕事とは関連性が低いように思える内容が新たな事業アイデアのヒントになることもあるのです。



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2.紙とデジタル、どっちがいいの? 2.紙とデジタル、どっちがいいの?

メモ 紙とデジタル

メモといえばメモ帳やノートなどの紙に書き残す方法が一般的ですが、最近ではスマートフォンやタブレットをはじめとして、デジタル端末に書き残す方法も定着しつつあります。


では、紙とデジタル端末を比較した場合、メモを残すのにより適した方法はどちらなのでしょうか。双方のメリットを見比べてみましょう。



紙のメリット

紙のメリットとして挙げられるのは以下の3点です。



① 電源やストレージが不要

メモ帳やノート、そしてペンがあればどこでも記入できます。スマートフォンやタブレットのように、バッテリーやストレージの残量を心配する必要がありません。



② テキストから図形、表まで自由に書ける

特別な操作も不要でイメージした通りに手書きで残せるため、メモの自由度は高いといえるでしょう。また、デジタル機器の操作が苦手な方であっても簡単です。



③ 記憶が定着しやすい

紙に直接文字を書き残すという行為の最中は、頭では文章を考え、手では文字を書く必要があるため、必然的に集中力を維持しなければなりません。キーボードを叩いてメモを残す方法に比べると、書き残した内容を記憶に定着させやすくなります。



デジタルのメリット

次に、デジタル端末でメモを残す場合のメリットを2つ紹介します。



① きれいにメモを残せる

スマートフォンやタブレット端末で文字を入力すると、一定の間隔やサイズで整理されるため、きれいな状態でメモを保存できます。



② 検索がしやすい

メモの内容をデジタルデータとして保存できるデジタル端末は、検索がしやすいメリットがあります。あとでメモを確認したい場合、キーワードを打ち込めば瞬時に該当するメモが探し出せます。



結論:利便性で選ぶなら紙のメモが有利!

紙とデジタルを比較した場合、双方にメリットがあります。見方を変えるだけで紙が良い場合もあれば、デジタルが適している場合もあるでしょう。


しかし、メモそのものの利便性に着目し両者を比較した場合には、デジタルよりも手軽で自由度も高く、記憶の定着にも役立つ紙のほうが有利といえるでしょう。


ちなみに、紙の手帳に手書きでメモを残したほうが、デジタル機器に直接メモを入力するよりも、人間の脳は活発に働くという研究結果もあります(※)。記憶の定着を促すだけでなく、新たなアイデアや気づきを得るためにも、紙にメモを残すほうが合理的といえるかもしれません。


※参考文献:東京大学のプレスリリース「紙の手帳の脳科学的効用について~使用するメディアによって記憶力や脳活動に差~」



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3.メモを分かりやすく書く・整理するコツ【仕事編】 3.メモを分かりやすく書く・整理するコツ【仕事編】

仕事のメモ整理のコツ

日常的にメモをとる習慣がない方のなかには、後からメモを見返したときに内容が分かりづらかったり、整理がうまくできなかったりと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。


そこで、メモを分かりやすく書き残し、効果的に整理するための方法を解説します。はじめに、仕事の場面で生かせる方法を3つ紹介しましょう。



① すぐにメモをとり、あとから見返す

仕事用のメモをとるうえでもっとも重要なポイントは、すぐにメモをとることと、必ずあとからメモを見返すことです。重要なキーワードや内容などは、とにかくその場でメモをとることを心がけましょう。「いったん頭のなかに記憶して、あとからメモに残しておこう」とすると、その間に内容を忘れてしまったり、そもそもメモを残すこと自体を忘れてしまったりすることもあります。


また、限られた時間内でメモに残せる内容は限られているため、あとで必ずメモを見返す習慣もつけることが重要です。あらためてメモを見返すことにより、メモの内容が整理され記憶に定着しやすくなります。



② 日付とタイトルをつける

要点やポイントだけをメモに残すのは一見するとムダのない効率的な方法と考えられがちですが、あとで見返したときに「このメモは何について書き残したのか?」と疑問を抱くこともあります。そこで、日付とタイトルをつけることでメモの内容が把握でき、メモの内容も整理しやすくなるでしょう。



③ 5W1Hを心がける

メモの内容をもとに報告したり相談したりする際に、書き残した内容があいまいだと要点を整理できず、何を伝えたいのかが分かりにくくなってしまいます。


しかし、メモをとる時間が限られている以上、詳しい内容を網羅しきれないことも事実です。


限られた時間内に効率よくメモをとるためのコツとしては、「5W1H」を意識することが挙げられます。「いつ(When)・どこで(Where)・誰が(Who)・何を(What)・なぜ(Why)・どうやって(How)」という項目を意識することで、漏れがなく簡潔な内容を残せるようになるでしょう。



④ 事実・所感と疑問点を整理する

仕事の報告を上げる際には、事実や所感を整理する必要があります。また、相談や質問をする際には疑問点を簡潔に整理しておくことも求められるでしょう。メモをとる際、事実や所感、疑問点が整理されていないと、何を報告したいのか、または相談したいのかが分かりにくくなってしまいます。


どのような事実があり、それに対して自分自身はどのような所感を抱いたのか、疑問に感じた内容を明確に書き分けることを意識してみましょう。




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4.メモを分かりやすく書く・整理するコツ【プライベート編】 4.メモを分かりやすく書く・整理するコツ【プライベート編】

プライベートでのメモ整理のコツ

新たなアイデアや気づきのヒントを得るためには、仕事中だけでなくプライベートにおいてもメモを残す習慣をつけることが重要です。


しかし、仕事中のメモとは異なり、プライベート中のメモは自由度が高いからこそ、あとで見返したときに内容が把握できないといった悩みを抱えることも少なくありません。


そこで、プライベート中にメモをとる際のポイントやコツも紹介しましょう。



① 毎日メモをとることを習慣づける

プライベートでメモをとる目的は、仕事へのアイデアに生かす以外にも、私生活をより豊かにすることも含まれます。


しかし、普段から無意識のうちにとっている行動を客観的に見直す機会は決して多くありません。また、何らかのアイデアを生み出そうと意識しても、必ずしもアイデアが浮かんでくるとは限らないものです。


プライベートでメモをとる際に重要なのは、とにかく毎日メモをとり、継続することです。どんな些細なことでも、毎日欠かさずメモに残すようにしましょう。


短期間にメモをとっただけでは断片的にしか自分の行動を振り返ることができませんが、継続的にメモをとることで半年前、数年前の行動や考えにまでさかのぼることができます。これにより、膨大な情報をメモとして残すことができ、あとで見返したときに思いもよらぬ内容から新しいアイデアにつながることもあるのです。



② 自分自身の考えや意見も書く

メモをとる際には、事実を記載するだけでなく、それに対する自分なりの考えや意見も残しておきましょう。このとき重要なのは、客観的な出来事や事実と、自分の所感や意見は明確に分けて記載しておくことです。


たとえば、メモ帳やスケジュール帳の欄に、「出来事・事実」の欄と「所感・意見」の欄をあらかじめ分けておくと書きやすいでしょう。


時間の経過とともに人の価値観や考え方は変化することも多いですが、メモを残すことで過去と現在を比較して自分がどのように変化してきたかを把握できるようになります。



③ メモのジャンルごとに記入スペースを変える

メモを書き残すメモ帳やノートは、プライベート用と仕事用とで分けておきましょう。特にプライベート用の場合、自宅はもちろん、外出先でもすぐに取り出してメモを残せるように小型のものがおすすめです。


また、日常生活のなかでふとした瞬間に仕事のアイデアやヒントになりそうなことが浮かんでくるかもしれません。そのような場合には、あとで忘れずに見返せるようにメモ帳を分けておくか、メモ帳の後半部分などを活用して「アイデア・ヒント」などを記入する専用スペースを設けておくのがおすすめです。




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5.紙のメモは、スキャナーで簡単にデジタル化! 5.紙のメモは、スキャナーで簡単にデジタル化!

紙のメモはスキャナーで簡単にデジタル化

紙のメモとデジタルのメモを比較した場合、使い勝手の良さや記憶への定着という意味では紙のほうが適していると紹介しました。


しかし一方で、毎日メモをとり続けていくとなると、膨大なメモ帳やノートの管理が難しくなるのも事実です。メモの効率的な管理という意味では、紙よりもデジタルのほうが優れているといえるでしょう。


そこで、紙とデジタルの双方のメリットを生かす方法として、スキャナーの活用が挙げられます。


今回は、紙のメモをデジタル保存するのに最適な富士通のスキャナー「ScanSnap」シリーズの特徴や活用方法を紹介しましょう。



「ScanSnap」シリーズの特徴

「ScanSnap」シリーズとは、様々な書類を「ワンタッチ」ですばやく電子化できる小型のパーソナルドキュメントスキャナーです。フラッグシップモデルの「ScanSnap iX1600」、エントリーモデルの「ScanSnap iX1300」、モバイルモデルの「ScanSnap iX100」などが代表的な製品として挙げられ、利用シーンに応じて最適なモデルから選択できます。



◆タッチパネルで簡単操作できるコンパクトスキャナー/大量の書類整理にぴったり!


ScanSnap iX1600
56,100円(税込)


4.3インチのタッチパネルを搭載したフラッグシップモデルで、A4サイズの書類を最大50枚までセット可能です。2.9秒以内の高速起動、1分あたり最大40枚の高速スキャン、さらには両面読み取りにも対応しており、ストレスを感じることなく快適操作を実現します。
また、Wi-Fi接続にも対応しているため、会計サービスや名刺管理サービス、ドキュメント管理サービスといったさまざまなクラウドツールにもダイレクトに接続可能です。たとえば、メモ帳を保存する際にはPDFファイルへの変換はもちろんですが、「Evernote」や「Dropbox」、さらには「Google Photos」などにも格納できます。




 

◆多彩な読取りができるコンパクトスキャナー/在宅ワークや、家庭の書類整理にぴったり!


ScanSnap iX1300
37,400円(税込)


A4サイズまでの書類を読み取り可能なエントリーモデルで、iX1600よりもコンパクトな本体サイズが魅力です。最大20枚までの書類をセットでき、こちらも2.9秒以内の高速起動を実現。1分あたり最大30枚のスキャンが可能であり、エントリーモデルでありながらもスピーディーな読み取りを可能にしました。
もちろん、iX1300もWi-Fi接続に対応しクラウドツールへのダイレクト連携が可能で、読み取り原稿に応じて最適な保存先を選択してくれます。




 

◆持ち運び楽々な軽量モバイルスキャナー/場所を選ばずスキャンしたい方にぴったり!


ScanSnap iX100
26,400円(税込)


A4カラーの読み取りに対応しながらも、本体重量わずか400gというコンパクトさを実現したモバイルモデルです。外出先へ手軽に持ち運べることを想定しているため、バッテリーを内蔵し電源がない場所でも利用できます。
メモ帳をスキャンする際に便利なのが、小さなサイズの紙を2枚同時に読み取れる「デュアルスキャン」機能。1枚ごとに読み取りを待っている必要がなく、次々と書類を差し込めるためスキャンにかかる時間を大幅に節約できます。






「ScanSnap」シリーズを活用してメモの管理を最適化

「ScanSnap」シリーズは最速2.9秒という短時間での起動と、毎分最大40枚の高速スキャンが可能なため、数日分、または1週間分のメモをまとめて保存することも可能です。また、読み取ったメモは文書または写真として自動的に分類され保存できるため、ファイル整理の手間もかかりません。
より効率的にメモを管理するためには、保存する際のファイル名に日付とタイトルを入力するのがおすすめです。これにより、何についてメモをしたのかひと目で判断できるようになり、メモの量が増えても整理しやすくなるでしょう。



文具王が語る!アイデア・メモの整理法を動画でご紹介

" 道具使いの名人 "として知られる「文具王」こと高畑正幸さんに、アイデア・メモに関するScanSnap活用術を紹介いただきました。合わせてご覧ください。


ScanSnapスーパー活用術9 アイデア・メモ編



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6.まとめ 6.まとめ

メモを残すためには紙とデジタルという2つの方法がありますが、毎日継続していくことを考えると、より手軽に書き残せる紙のほうが有利といえるでしょう。


しかし、膨大な量のメモ帳やノートを物理的に管理するとなると手間がかかるのも事実です。


そこで、メモを書くときには紙に、メモを管理する際にはデジタルといったように、双方のメリットを生かした運用方法がおすすめです。


紙をデジタルデータ化するとなるとスキャナーが必須ですが、今回紹介した富士通の「ScanSnap」シリーズであれば、高速起動・高速スキャンに対応しているため、手軽にデジタルデータとして保存できます。「メモを紙に書き残し、その日のうちに内容を振り返り、ScanSnapでデジタルデータ化」するまでをルーティンとし、習慣づけていきましょう。




 

ScanSnap iX1600

毎分40枚・80面の両面高速読み取りを実現し、簡単操作のタッチパネルを搭載。Wi-Fiの5GHzに対応し、原稿サイズ、色や両面・片面を自動的に判別。 驚くほど簡単、スピーディーに電子化します。


 

ScanSnap iX1300

毎分30枚(A4カラー/300dpi)の高速読み取りが可能な「Uターンスキャン」と、一般的な紙からA3までの大きな書類、厚手の原稿等の読み取りも可能な「リターンスキャン」2つの読み取り方法を備え、仕事環境や家庭に発生する多様な書類をすばやく電子化します。


 

ScanSnap iX100

バッテリー・Wi-Fiを搭載しながら、わずか400gのコンパクトボディ。場所を選ばず原稿を電子化でき、手軽に情報の保管や共有が可能。


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