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"文具王"こと高畑正幸氏に聞くScanSnap徹底活用術


スキャンしても捨てない紙 雑誌などのページ・スクラップ

"道具使いの名人"として知られる「文具王」こと高畑正幸氏。Macを使いこなし、また以前からScanSnapに注目していたという文具王が語る、スキャンした後の雑誌などの整理術。




現物としても持っておきたい、雑誌などのページ


前回、手紙やはがきの保存について説明しましたが、実は捨てない紙は他にもあります。私の場合、仕事で関わった雑誌などの見本誌は、やはり現物も取っておきたくなります。また、これは誰でもというわけではないと思いますが、文房具が特集されている雑誌なども、情報として内容が知りたいだけなら取っておく必要はないのですが、やはり雑誌や書籍のように、一般に流通した印刷物にはモノとしての側面もあり、現物が存在していることそのものが重要な場合もあります。


もちろん場所が許せばそのままとっておきたいところですが、そんな雑誌も冊数が増えると想像以上に場所を取るうえ、とても重く、扱いに困ります。私のような事情でなくても、雑誌を捨てられないというのは少なくないようで、衣料と並んで、個人の収納問題の比較的上位に位置する問題だと思います。


必要なページだけスキャン。ファイル名を付ける場合は少し工夫を


しかし、雑誌はその名の通り、様々な情報が集まってできているため、すべてのページが重要というわけでもないという人もいるのではないでしょうか。たとえば私の場合、自分が関わったページや、文房具の特集など取っておきたいページ自体は、1ページから、多くても30ページ程度。雑誌全体からみると、ごくわずかです。こういう場合は必要なページだけを切り取り、表紙と一緒に必要なページをスキャンしてEvernoteで管理しています。ここまでは必須ですね。これでいつでも内容を見ることができます。


MacでScanSnap Managerから直接Evernoteに保存することもできますが、Macを立ち上げるのが面倒なときは、iX500やiX100をiPhoneのアプリから操作してiPhoneに保存した後、Evernoteに保存することもできます。複数のアプリに保存したい場合は、あえてiPhoneからスキャンの操作をするのもありです。


そしてEvernote のノートブックは

【雑誌・切り抜き】         ・・・自分が気になった切り抜きなど
【雑誌・文具王】           ・・・自分が掲載されてるもの
【カタログ・パッケージ】 ・・・商品カタログ・パッケージのスキャン

などをつくって、その中に放り込んでいるだけで、ファイル名は余裕があるときだけ

201502_19 ScanSnap

のように名前を付けています。
上記の場合、日付は2015年2月19日のものを指しますが、「年月_日」というへんなネーミングになっているのにはちゃんと理由があります。日付は、スキャンしたものによって年・月・日までわかるものと年・月までしかわからない場合がありますが、「20150219」などの名前を付けると、日付がない「201502」といった名前のものとで並べ替えたとき、順番がおかしくなってしまうのを避けるためです。


保管スペースはできるだけ小さく、保管するページは最大限にする道具


さて、スキャンが終わったら、ページに穴をあけてファイルに保存。当たり前すぎますか?しかし、この保存の時に使うバインダーとファイルにはオススメしたいものがあります。それが、「ゲージパンチ」とルーズリーフ用のA4・30穴バインダーです。



ゲージパンチと、ルーズリーフ用のA4・30穴バインダーを組み合わせて使います。

ゲージパンチは、自分でもルーズリーフと同じピッチでたくさんの穴(A4の場合30穴)を空けることのできるパンチです。使い方は、穴を空けたい紙をゲージに挟んで、ゲージの凹に、パンチの凸をあわせて位置を決めて穴をあけます。パンチは一度に6個の穴を空けるので、A4の場合、5回ガチャガチャと移動しながら穴を空けます。慣れると、ほとんど手元を見なくても作業できるぐらいカンタンな操作ですが、これで雑誌のページが、ルーズリーフ用のバインダーに綴じられるようになります。
もちろん普通の2穴のバインダーに綴じても問題ありませんが、私がルーズリーフタイプを選ぶ理由は二つあります。一つ目は、2穴に比べて、穴にかかる負荷が分散して紙が破れにくいこと。特に雑誌の薄い紙は、破れたり穴が広がったりしやすいものですが、30穴なら、一つの穴にかかる負担は、2穴の1/15 です。 ですから、ルーズリーフ方式にして破れたりしたことは、今のところありません。二つ目の理由は、2穴に対して、穴が紙の縁に近いところにあくこと。雑誌の文字などに穴がかかってしまう可能性が少なくなります。ですから、雑誌の保存には断然、ゲージパンチがオススメです。



ご覧のとおり、30穴のルーズリーフタイプを使うと、2穴のものに比べて、穴が紙の縁に近いところに空きます。そのため、ページ内の文字に穴がかかって情報が欠けてしまう可能性を低くできます。



2穴ファイルよりも丈夫で、クリアポケットタイプのファイルよりも厚みをとらないので、必要なページだけに絞れば、かなり多くの雑誌を一冊のバインダーに綴じてまとめることができます。これなら、保管スペースが減るだけでなく、必要なページを探し出すのも楽になります。
もちろん、ゲージパンチはA4やB5サイズの普通のルーズリーフノートと合わせて使えば、ノートの間にコピーやプリントアウトした資料などを挟み込む事ができますし、最近はコンパクトなA5サイズのルーズリーフノートも増えてきましたので、切り抜きに限らず便利なオススメアイテムです。



クリアポケットタイプのファイルより薄く済むため、よりたくさんのページを一冊のバインダーに綴じることができます。デジタルでの検索では見つけることが難しいページを探すのも、楽になります。



スキャンしても、捨てなくてもいい


スキャンしたデータも、本来のページも残すなんて贅沢なように感じられるかもしれませんが、スキャンしたからといって、必ずしも捨ててしまう必要はありません。うまく保管しながら、デジタル・アナログ両方の恩恵を受けられる環境をつくってみてはどうでしょうか。


高畑正幸 たかばたけ・まさゆき
1974年、香川県生まれ。TVチャンピオンで3度優勝し「文具王」の異名を持つ。文房具の企画デザインからマーケティング、執筆、販売など様々な活動を行なっている。また、さまざまな媒体を通して、本当に実践できる便利な仕事術を提案している。


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