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"文具王"こと高畑正幸氏に聞くScanSnap徹底活用術


スキャンしても捨てない紙 手紙、年賀状などの私信

"道具使いの名人"として知られる「文具王」こと高畑正幸氏。Macを使いこなし、また以前からScanSnapに注目していたという文具王が語る、スキャンした後の私信の整理整頓術。


高畑正幸 たかばたけ・まさゆき
1974年、香川県生まれ。TVチャンピオンで3度優勝し「文具王」の異名を持つ。文房具の企画デザインからマーケティング、執筆、販売など様々な活動を行なっている。 また、さまざまな媒体を通して、本当に実践できる便利な仕事術を提案している。




スキャンしても捨てたくない、私信の紙類


長年ScanSnapのヘビーユーザーであり、身の回りに発生する書類のかなりの部分をガンガンスキャンして捨てていますが、実はそれでも捨てられないものがいくつかあります。そのひとつが手紙や葉書などの私信。情報としてはスキャンしてしまえば捨ててしまっても問題は無いはずですが、やはり個人的に頂いた手紙、特に手書きのものに関しては、それ自体が一点物の作品であり、かけた時間の結晶化したものでもあるので、こればっかりはどうにも、捨てられないのです。


最近は紙でもらった手紙のほとんどは、その場ですぐにスキャンして、Evernoteに保存。「手紙」というノートブックに放り込めばデジタル化は終わり。封筒も同時にスキャンしてしまうし、もし中にちょっとした小物などが入っていた場合は、SnapLite 新しいウィンドウで表示などを使ってスキャン。宅配便や小包のような大きな物は、送り状と外観や中身もスマートフォンで撮影して、全部まとめてひとつのノートにマージ(結合)します。サイズもカタチもバラバラな手紙は、昔から整理するという意味ではずいぶんと悩ましいものでしたが、ScanSnapとEvernote 新しいウィンドウで表示のおかげで、ほとんどすべての手紙を同じように扱う事ができるのはありがたいところです。こんなに簡単な時代が来るとは思いませんでした。


これでとりあえずは、原本は無くてもいつでも参照することが可能。あとは現物をゴミ箱に捨てれば、(必要に応じてシュレッダーにかけるなどはあるとしても)手紙の整理という意味では何も困りません。ですが、先述の通り、私はこの手紙を捨てるのがどうも苦手というか、捨てられないのです。ということで、せっかくスキャンしたのに、捨てられず、全く物が減っていないという、「スキャナで片付く」を標榜している私としてはピンチです。もちろんここで捨てられる人はこの続きを読む必要はありません。ここから先は、あくまでどうしても手紙を捨てられない私が、どうやってそのスキャンしたあとの手紙を保管しているかについてのお話。

ScanSnap iX100を使えば、封筒もそのままスキャンできます。これでデータとしては簡単に保存できますが、手紙そのものも保管したい場合の手段についてお話します。


手紙はサイズ・カタチを統一して保管


手紙を紙のまま保管するに当たって困るのは、まず何をおいてもフォーマットの統一性が全く無いことです。(それこそがスキャンする大きなメリットのひとつですが)封筒・便箋・カードなど、サイズもカタチも素材もバラバラ、これをなんとか揃えるのがまず大事。昔は読んだあと元の封筒に戻して箱などに入れていましたが、これではどれが何だかわかりにくいし、読み返すには毎回封筒から中身を出す必要があります。


そこで、私はこれら手紙を、ノートに貼り付けて保存しています。ノートは何でも良いのですが、私は自分が作ったノート「AccessNotebook 新しいウィンドウで表示」に貼り付けて保管しています。このノートにはすべてのページにページ番号があり、目次ページが用意されているので、読み返したり検索したりするには便利です。貼り付ける際に、封筒なども切り開いて直接貼ったり、大きすぎる場合は折り畳んだり周囲を切ったりある程度加工してしまっていますが、とにかくこのページ内に収めるようにしています。順番に見返すだけであれば、普通のノートでも全く問題無いと思います。以前はA4ルーズリーフ1枚に1通の手紙を貼り付けてファイリングしていました。この方法の方が、サイズに余裕がある分、貼りやすいかとは思います。


手紙や、その封筒の保管のコツは、サイズやカタチを統一すること。
ページ内に収まるように貼り付けていけば、扱いやすく整頓できます。


年賀状の保存


そしてもう一つ。私信の中で、独立したジャンルとして、全く別の保存方法をとっているものがあります。それが年賀状。(暑中見舞いなどは、私の場合年賀状に比べて圧倒的に枚数が少ないので、通常の手紙として扱うことにしています)。年賀状は、概ねサイズが統一されているので、スキャンもカンタンです。スキャンしたら、手紙同様、Evernoteに「年賀状2015」のようなノートブックをつくって、そこに放り込めばおしまいです。※私が出す年賀状がスキャンし辛いという苦情が寄せられていますが今回は棚に上げておきます。スキャンし辛い立体的なものなどは、SnapLiteで取り込んで保存。同様の扱いとします。

なおWindows®ユーザーの方は、年賀はがきを楽²ライブラリ Smart 新しいウィンドウで表示で整理すれば、自動的に当たり番号を検索してくれる便利な機能 新しいウィンドウで表示もありますよ!スキャンした年賀はがきは、そのまま輪ゴムで留めて置くだけでも十分ですが、見返したい場合は、はがきは両面に情報があるので、クリアファイルに入れて保存するなどの方法がカンタンで良いと思います。A4サイズだと4面付けのものが収納には便利だと思います。ただ、枚数が多い方や、とにかく手間を掛けたくないという方には、キングジムのリビングサイズボックスがオススメ。これは、紙製のタテヨコがDVDのケースサイズの箱で、葉書も余裕で入ります。フタがマグネットでピタッと止まるようになっていて、留め具などがなくスッキリとした形なので、立てても積み重ねてもキッチリ並べられるのが魅力。厚さが2種類あり、薄い方には約100枚、厚い方には200枚程度(年賀はがきは、厚みのバラツキが大きいので大体の目安)のはがきを収納することができます。とにかくスキャンしたらこの箱に入れて棚に並べるだけ。これならとりあえず放り込むだけなので、一瞬で片付きます。


このボックスは写真にも適用できます。整理されていない昔の写真も、スキャンしたあときちんとしたファイリングをするのは難しくても、とりあえずスキャン済みのものを箱に入れて、おおざっぱに整理するだけでもスッキリします。


年賀状も、スキャンしてお年玉番号の当せんチェックを済ませてしまえば、
あとはクリアファイルに入れておけば見返すのもカンタンです。
さらに手間を省きたい方は、ボックスにそのまま入れて保管してしまえば、楽に収納できて一瞬で片付きます。


無理に捨てるのではなく、散らからないように保管する


こんなふうに、一部の物は面倒でも保管しています。あくまで効率よりも気持ちの問題ですが、やはりどうしても捨てられない物は、無理に捨てるのではなく、スキャンで活用しやすくして、原本はなるべく散らからないように保管する。というのがいまのところのやり方です。手紙などは大切に保管しておきたいという方は、参考にしてみてください。


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