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”文具王”こと 高畑正幸氏に聞く ScanSnap徹底活用術


Evernoteにクリップする!
番外篇 年賀状は全部スキャン! 作業も楽しい、年賀状整理。

"道具使いの名人"として知られる「文具王」こと高畑正幸氏。Macを使いこなし、また以前からScanSnapに注目していたという文具王が語る、楽しい年賀状整理術。

高畑正幸 たかばたけ・まさゆき
1974年、香川県生まれ。TVチャンピオンで3度優勝し「文具王」の異名を持つ。文房具の企画デザインからマーケティング、執筆、販売など様々な活動を行なっている。また、さまざまな媒体を通して、本当に実践できる便利な仕事術を提案している。




かなり楽しい「年賀状の整理」


ScanSnapは年賀状の整理にも活用できます。毎年、いただくと嬉しい年賀状ですが、お正月にコタツに入ってちらっと見たあとは、そのまま適当にしまい込んでいませんか?いつもメールで連絡を取り合う関係なら問題ありませんが、中には、年賀状でしか連絡をとらなくなってしまった方など、年賀状の連絡先が最新情報というケースも少なくありません。何かの用事でふと住所を知りたいと思ったときに探す出すのが非常に面倒だったり、もはや探し出すのすら絶望的だったりして、これではせっかくもらった年賀状がもったいない!

そういうときこそScanSnapの出番です。いただいた年賀状は全部スキャン。年賀状は人によって裏表の使い方がまちまちですが、ScanSnapは両面を同時にスキャンできるため、とにかく手軽です。ScanSnapに年賀状をセットしてボタンを押すだけ。正月番組を見ながらの片手間でも充分可能です。今年の分をスキャンしたら、ぜひ古い年賀状の束もスキャンして画面に並べてみて下さい。iPhotoのような画像ソフトならすぐにでも一覧表示されます。実際にやってみるとこれは想像以上に楽しい作業です。いただいた年賀状のイメージが画面上に整列している様子には、なんとも言えない気持ちよさがあります。出来ればその画像をタブレットやスマートフォンなどへ入れておきましょう。仕事始めの出社前に一通り眺めておくだけでも、出社初日の話題には充分でしょうし、たとえば全く別の機会に送り主に会ったとき、過去にいただいた年賀状をその場で出したりすると、相手も忘れているような内容がでてくると話が盛り上がること間違いなしです(先方の子供の成長記録になっていたりして…)。


いただいた年賀状は全部スキャン!年賀状のイメージがMacに整列している様子が気持ちいい、と語る文具王。タブレットなどに一覧表示して眺めるのも、楽しいですよ。

また、もう少し整理して情報を活用したいならEvernoteも便利です。Evernoteに保存する場合は、表と裏をマージしてペアにするか、PDFで両面を取り込むようにすると、検索するときに便利です。スキャンした葉書は「年賀状2014受」のようなノートブックを作って入れておけば、翌年の年賀状を書く際にはそこを開けばOK。最低限いただいた年賀状に返事を書く際には、このデータを見ながら作業をすれば、送り忘れもなく完璧です。

検索可能なPDFとして読み取ってEvernoteに保存しておけば、特定の相手からの便りを見ることもできます。翌年の年賀状を書く際には、このデータを見ながら作業すれば送り忘れもないですね。

毎年、年末になって「整理しておけば良かった」と嘆く年賀状。今年こそは年始からスマートに活用してみませんか?


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