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”文具王”こと 高畑正幸氏に聞く ScanSnap徹底活用術


Evernoteにクリップする!
「番外篇」 出張専用じゃなかったの?! 毎日使えるScanSnap S1100活用法

"道具使いの名人"として知られる「文具王」こと高畑正幸氏。Macを使いこなし、また以前からScanSnapに注目していたという文具王が語る、あえて「持ち運ばない」S1100の使い方。

高畑正幸 たかばたけ・まさゆき
1974年、香川県生まれ。TVチャンピオンで3度優勝し「文具王」の異名を持つ。文房具の企画デザインからマーケティング、執筆、販売など様々な活動を行なっている。また、さまざまな媒体を通して、本当に実践できる便利な仕事術を提案している。




小さいことは良いことだ


ScanSnapの中でもひときわコンパクトでスリム、そして、バスパワー駆動するためPCとケーブル一本で繋ぐだけで使用できる省電力設計。製品スペックから考えると、モバイル専用のように見えますが、オフィス内で使ってはいけないなんて誰も言ってません。コンパクトで場所を選ばず、簡単にセッティングできる。
こんな便利なものをいつも使わないなんてモッタイナイ!ということで、今回はS1100を、モバイらない使い方について考えてみようと思います。



ScanSnap S1100は、A4ノートパソコンより小さなボディ。重さもたったの350gなので、外出先や出張先などへ気軽に持って行くことができます。




自分専用スキャナのススメ


名刺や伝票、資料など、スキャンして保管、整理しておけばとても便利だ。ということは、様々なメディアなどでもよく聞くようになりました。皆さんは実践されているでしょうか。私もこれまでかなりの量の紙をスキャンし、デジタルで整理してきましたが、スキャンを続けるコツは思いついたそのときにすぐスキャンする環境を作ることだと断言できます。
職場には大きなコピー機があって、それにもスキャン機能があるかもしれません。でもそれではダメなんです。デジタル化しておけば便利なのはわかっていても、ちょっと自席を離れてスキャンするまでが意外に遠い。スキャンした後も、PCからサーバにデータをとりに行かなければならない。これはなかなか面倒で続きません。時間があるときにまとめてスキャンしようと思うと、ついつい面倒でスキャン待ちのまま書類がどんどん積み上がってしまい、結局その山の中に埋もれた書類を何度も探すことに…そんな経験ありませんか?

どんなに高性能な機械も、めんどくさいと結局使わなくなってしまいますから、少しでもスキャンするまでの時間と手間がかからないようにすることが重要です。
自席に自分専用のスキャナを持つというのは、物理的にも、精神的にも自分とスキャナとの距離をグンと近づけます。コピー機の前を長時間占拠することもないので、他の人の気を遣わなくて済みます。誰かに気兼ねすることなく使いたいときにすぐスキャン!気分が断然楽になります。



名刺などを電子化して管理する方が増えましたが、皆さんは継続できていますか?優れた管理術も、続けなければせっかくのデータが無駄になってしまいます。文具王は、続けるためには「すぐスキャンする環境」が必要だと断言しています。




スキャナを置く場所はありますか?


ということで、職場にスキャナがあると便利だな、と思いつつも、S1500やS1300iを見て、置く場所がないから無理だと諦めていないでしょうか。たしかにS1500やS1300iは一度に両面同時スキャンできるし、何枚もの紙をまとめてセットできるので性能は本格的で便利です。机が広くて余裕があるならS1500やS1300iをオススメします。でも、デスクが狭くて余裕がない、という状況なら、このS1100の導入をオススメします。
S1100は、何十枚もの書類をガツガツデジタル化するには向いていませんが、メモや書類など、手元に置いておくと邪魔で散逸しそうな紙類をその場ですぐにデジタル化するには最高のツールです。




デスクの前でこそ威力を発揮する超小型設計


自席でデスクトップPCを使っているなら、S1100の定位置はズバリ、キーボードとモニターの間のスキマです。ここにS1100を置けば、ほら、ピッタリ!そのままデスクに置くと、キーボードが干渉してしまって紙を入れづらいので、キーボードの厚み分だけ下に何かをおいて一段高くすると便利です。写真では名刺ケースを置いてみました。細長い物がいいですね。とりあえずならお菓子の箱とかでも充分です。


S1100の定位置は、キーボードとモニターの間のスキマがピッタリ。細長い台の上にS1100を置けば、キーボードを打つ邪魔にもならず、常に手元でスキャンできる環境ができあがります。


じつは純正のキャリングケースは、持ち運びにはもちろん便利ですが、このポジションにスキャナを置く際のちょうど良い台としても重宝します。ほら、ピッタリ。これなら持ち出さないときもケースをうっかりどこかにやってしまう心配も無く一石二鳥です。


S1100専用ケースも、ちょうどいい高さの台になります。持ち運ぶ際にも、すぐケースを用意できますね。


デスクがノートPCの場合は、机の端っこに置きます。ケーブルとボタンの位置関係から、右端がオススメです。(ケースは本体を入れたままでも使える設計ですが、デスクで使うならやはりケースの上に載せて使うと操作がしやすく、オススメです。)


ノートPCの場合は、机の右端にセッティングしましょう。ボタンを押しやすく、ケーブルもPC背面に向かう、まさにベストポジションです。





紙が戻ってくるUターンパス機構


実は、モニターとキーボードのスキマにS1100を置く使い方を推奨するのにはもう一つの理由があります。
S1100だけの便利機能として、「Uターンパス機構」があります。S1100は、紙を手前から差しこむと、普通は後ろからそのまま出てきます。名刺やハガキのような硬い紙や、プラスチックカードなど(そんな物もスキャン出来る!)は、この方法で読みますが、コピー用紙や伝票、レシートなどの薄い紙であれば、本体後部のカバーをパカっと開けると入った紙がカバーに沿って方向を変え、上から出てぺろんと手前に戻って来るんです。
これなら本体の後ろにスペースを確保する必要なし!もう、この機能は、ScanSnapをこの場所に置くためにあると言っても過言では無いでしょう。



排出ガイドを開けておけば、手前から差しこんだ原稿が上向きに出てきます。スキャナとディスプレイの間に、スペースを空ける必要はありません。



専用台


適当な台やキャリングケースではなく、もっとビシッとセッティングしてこのスキャナを使いたい人には、この位置にS1100を置くための専用アクリルスタンド 新しいウィンドウで表示が発売されました。
この台に乗っけると、ほら、このとおり。モニターとキーボードの間の絶妙なポジションにScanSnapがおさまります。しかも、これならキーボードを奥まで押し込むことができるので、PCを使わない作業をするときにも邪魔になりません。もちろんPFUの極上キーボード「Happy Hacking Keyboard 新しいウィンドウで表示」もジャストフィットです。
紙の書類に手書きで指示を書き込み、すぐにスキャンしてメールで送信、なんてときには、机上スペースが確保でき、しかもすぐ使える位置にスキャナがある。これは想像以上に便利です。


S1100専用スタンド(バード電子製)。耐久性があり、キーボードのケーブルをストレートに通すこともできます。

S1100とキーボードが程好い高さに配置でき、キーボードが邪魔することなくスキャンできます。


キーボードを使わないときには、S1100の下へキーボードを奥まで押し込むこともできます。

もちろんHappy Hacking Keyboardも押し込める、計算された高さのスタンドです。




すぐに使える機動力


いつでもスキャナが使えるととても便利です。例えばこんな時。外出間際は、ついバタバタするものですが、展示会などの案内状や、打ち合わせの資料など、出かける直前でもとりあえずスキャンしてEvernoteなどのクラウドサービスにアップしておけば、移動中や外出先でスマートフォンやタブレットなどから閲覧したり、メールに添付したりできます。この機動力は魅力です。




Faxは、そろそろ終わりにしませんか?


今やビジネスでメールアドレスを持っているのはあたりまえ。なのにちょっとした連絡に未だにFaxを使っているなら、ScanSnap+メールにしてしまいましょう。
Faxの便利なところは、メールだとちょっと説明しづらい簡単な図や、プリントしたものに直接指示を書いたりをササっとできること。ScanSnap+メールなら、もちろん、その便利さはそのままに、手書きした書類をメールに添付してすぐに送信することが可能です。Faxよりも確実に相手に直接届くし、誰かの手を煩わせたり、内容を他の人に見られたりする心配もありません。また、相手が会社にいなくても、モバイル機器から確認してもらうこともできるので、これからは手書きもメールで。




まとめ


ともかく、毎日仕事をしている自分の真正面にスキャナが待機している状態、これ以上スキャナを使うまでの時間を短縮する方法はありません。スキャンするのは便利そうだけどちょっと面倒だな、と思っているなら、やってみる価値アリです。
ここまで準備が出来ていれば、日常の動作として、書類をデジタル化して活用することがすこしずつでも自然にできると思います。是非お試し下さい。




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