Fujitsu The Possibilities are Infinite

ScanSnapで実現! 確実に差がつくスーパー仕事術

~職場や家庭で役立つ スキャナ活用法~

第8回 「議事録・回覧」はデジタル化して共有する

手っとり早く作成できて、確実な伝達も可能に

手書きの議事録を入力、急ぎの回覧、直ぐに伝達できない。「ScanSnapでPDF化してメール送信!議事録も回覧も手間なく確実に共有できる。」

社内文書の作成と配布は何かと面倒で危険

ただでさえ多くの紙が手元に集まりがちなビジネスの場。たくさんの紙の資料に囲まれ、「もうこれ以上は勘弁して!」というときに限って、追い打ちをかけるようにやってくる、紙にまつわる問題があります。会議の議事録や回覧など、社内文書の作成や配布です。 議事録の場合、書記役にとって会議後の入力(清書)は大きな負担になります。また、配布のための出力やコピーも、忙しいビジネスの場では面倒な仕事に感じらますし、せっかく配布しても受け取る側は上の空、失くす前に読むかどうかも疑わしい・・・、そんな状況に陥りがち。 回覧にいたっては、途中の誰かのデスクで他の資料に埋もれてしまい、回るべきものが回らないままに終わることも。これでは回覧を出した甲斐がありませんし、何より業務に支障が出ます。 これら社内文書の作成と配布は、ScanSnapを活用して手っとり早く、確実に処理してしまいましょう。


情報を共有できれば社内文書の役割は果たせる

たとえば、議事録は読めさえすればいいのですから、入力し直すことなく、レポートパッドなどに手書きしたものに、必要なら赤字で修正を加えてそのままスキャン。 回覧を出す必要があるときは、回したい文書をスキャン。内容が簡単なものならばワープロ文書にするまでもなく、手近な紙に手書きしてもOKでしょう。
ScanSnapなら、これらの紙をセットしてスキャンボタンを押すだけでPDFファイルにしてくれますから、メールに添付して送信したり、あるいは共有のサーバやイントラネットにアップすれば、ストレスの種だった社内文書の確実な共有と伝達が実現します。 (回ってきた紙の回覧をスキャンしておいて、時間ができたときに読むという使い方もありますね) 社内文書は「読めればいい、共有できればいい」と割り切りさえすれば、かなりの労力を削減できるはずです。お手元のScanSnapを活用して、普段の仕事の流れを、よりスムーズなものにしてみませんか。

PDF議事録サンプル

手書きでも読めれば十分に議事録として機能するはず。その臨場感が、かえって会議の記憶を甦らせてくれるかも・・・。

How To Scan

社内・部内に伝達したい内容の文書をScanSnapにセットしてスキャンボタンを押すだけ。

PDFファイルにしてしまえば共有は簡単かつ確実。


クイックメニューで、
ダイレクトにメール添付、印刷

特定のアプリケーションを起動しなくても、直接電子メールに添付したり、プリンタで印刷してコピー機代わりに利用したりすることができます。

ワンポイント クイックメニューで
スキャンデータを即活用

手書きの回覧もこんなに鮮明


PDF回覧サンプル

緊急の回覧はワープロを使うまでもなく、手近な紙に書きつける(もちろん読める程度に)だけでもOK。スキャンすれば手書きでもデジタルデータに。



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