ScanSnapで実現！ 確実に差がつくスーパー仕事術

Fax送信には常にリスクがつきまとう

相手先に、数字を厳密に把握してもらうための表組みやグラフ、仕様やサイズなどをきちんと伝えるための図面、大切な場所を案内するための地図。こういった図表類は、さまざまな局面で「正確に、迅速に送信する」ことがしばしば求められます。
ところが、これらの紙は共通して、やっかいな特長を持っています。すなわち、記載内容が一様に繊細かつ入り組んでいることと、それゆえにFaxで送ったときに少しでもズレやツブレなどがあると、まったく役に立たなくなることです。 途中で一段ズレた表組み、肝心な部分がツブレた地図を受け取ってうんざりした経験や、相手先からクレームを受けて何度となくFaxし直した経験をお持ちの方は、少なくないのではないでしょうか。あるいは、ツブレた部分を想像で補った結果、小さくないミスを招いてしまったことなども・・・。 図表類の送信は、仕事に必要なモチベーションと正確さを削ぐ危険をはらむ、実務上の落とし穴といえるでしょう。

無駄なエネルギーとコストを確実に削減できる

ScanSnapを活用することによって、この落とし穴を確実に埋めることができます。方法はとても簡単。紙をFaxにセットしてプッシュボタンを押すのではなく、ScanSnapにセットしてスキャンボタンを押す。そして原本に忠実なPDFファイルができあがったら、メールに添付して送信。それだけで、これまで無駄なエネルギーとコストを使いがちだった図表類の正確な伝達が実現します。
「押印済書類・赤入れ済原稿をスキャンする」の項では、書類の「色」をそのまま送信できるメリットをご紹介しましたが、図表類のスキャンは、「文字や線」の持つ情報を正確に伝達するための、より基本的なスキャナ活用法といえるでしょう。お手元に送信を待っている図表類があれば、さっそくお試しください。

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Faxでは正確に送れなさそうな図表類は、迷わずScanSnapにセット。スキャンボタンを押すだけでスムーズにPDFファイルのできあがり。メールに添付して送信すれば、情報の正確な伝達が実現する。

多少傾いたままスキャンしても「傾き補正機能」により、まっすぐに表示されます。

傾き補正機能/向き補正機能

Faxにはない正確さがビジネスのクオリティを上げる

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大切な数字が記載された表組みも、細部まで原本に忠実に再現。

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Fax送信に適さない地図情報も、PDFファイルにすれば間違いなく伝達可能。

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厳密さが要求される図面にも。B4やA3サイズはA3キャリアシートを活用してスキャン。