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ScanSnapで実現! 確実に差がつくスーパー仕事術

~職場や家庭で役立つ スキャナ活用法~

第5回 「押印済書類・赤入れ済原稿」は色付きで送る

ディテールを整えて確実な成果をものにする

Fax送信では肝心の「色」が出ないし、文字も見にくい・・・。「ScanSnapで読み取ってメール送信すれば、色も文字も鮮明に!」

仕事はディテールの集積。だからこそ形が肝心

たとえば見積書や、ひと通り詰め終えた企画書・提案書を相手先に送信する場合、Faxを使うことに抵抗を感じませんか? これらの書類には、会社の印鑑(朱印)が押されているもの。 つまりは会社の公式な意思表示であるはずなのに、大切に押した朱印も黒く、しかもFaxなりのクオリティでしか送信できないのです。
もちろん郵送すればいいのですが、時間がそのまま金である昨今、一日二日の遅れが致命的になることも十分に考えられます。 正式には郵送するとしても、まずは即日送信が常識。 もし、そこできちんとした形式の書類を送れるならば、相手先が抱く印象も高まるに違いありません。


朱印は朱のままで、校正の赤字は赤いままで

ScanSnapが、それを可能にします。 朱印を押した書類をセットして、スキャンボタンを押す。たったそれだけで、朱印も文字も鮮明に再現したPDFファイルができあがります。 このファイルをメールに添付すれば、Faxよりもハイクオリティに、なおかつFaxよりも低コストで相手先に書類を送ることができます。
この方法は見積書などの他、校正して赤字を入れた原稿などの送信にも大きな効果があります。 校正の赤字は、赤いからこそ赤字。Faxで黒く送っても、修正箇所の明確な指示にはなりにくいことがしばしばです。 PDF化してメール送信することによって、修正の意図を正しく先方に伝えることができるでしょう。 その他、カラー写真やカラーイラストを使った資料の送信にも大変有効であることは、言うまでもありません。
朱印や赤字、カラー資料のメール送信は、ひと言でいえば「仕事のディテールを整える工夫」といえるでしょう。 それはすなわち、受け取る側の第一印象を高める工夫でもあります。 そうすることによって、電話での確認やFaxの再送信といった手間を省き、レベルとモチベーションを下げることなく次のステップに進むことができます。 ぜひScanSnapを、仕事のレベルアップに活用してください。

How To Scan

(1) 押印済書類や赤入れ済原稿(写真)をセットしてスキャンボタンを押すだけ。

(2) PDF化してメール送信。

view 拡大図

朱印も校正の赤字も、スキャンすることで文字通り「そのまま」PDF保存が可能。



TIPS

カラー資料の送信、Faxでは無理がある

それぞれ左が原本、右がFax送信後。カラー写真やカラーイラストを使った資料類は、Fax送信に適さない紙の代表。 肝心の写真や図版が黒くつぶれてしまい、ほとんど用をなさなくなる。この種の資料は即スキャンしてメール送信しよう。


カラーコピーの代わりにスキャン。
手間もコストも大幅減!

色付きの書類や雑誌のページなどを、カラーコピーの代わりにスキャンする。これも日常的かつ効果的な、オススメのScanSnap活用法です。 PDF化して保管しておき、出力する必要が生じたときだけカラープリンタで出力。紙に余分なコストと手間をかけない。 これからのビジネスの常識です。



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