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ScanSnapで実現! 確実に差がつくスーパー仕事術

~職場や家庭で役立つ スキャナ活用法~

第4回 「名刺」はデジタル化して整理・共有する

もらった名刺は即日スキャン。OCR機能でテキストにもできる

肝心な時に重要な名刺が見つからない・・・。「必要な名刺は全てスキャン。いつでも簡単に情報を引き出せる!」

最も溜まりやすい紙を一気にデジタル化

名刺。それは「溜まってしまう紙」の代表格です。ビジネスが広がるほどに名刺は日々増え続け、ついには名刺ホルダーへの収納が追いつかなくなって、デスクのいたるところに散らばるハメに。頻繁に見返す新しい名刺にかぎって見つからず、困り果ててしまう・・・、そんなこともしばしば起こります。
それに、たとえ名刺ホルダーに整理していたとしても、出し入れが面倒だったり、サイズが小さいためにコピーをとりにくかったりと、名刺はアクティブな状態にキープするのが意外に難しいものです。
持ち歩くために有効な「小さいカード」という形態が、デスクの上ではマイナスに作用してしまうのです。
そんな状況を一気に解決するのがScanSnapです。名刺を重ねてセットし、スキャンボタンを押すだけで、一気にデジタル化。もらった名刺をその日のうちにスキャンしておけば、もうデスクの上に名刺が散らばることはありません。そして、特筆すべきは同梱の名刺専用アプリケーション「名刺ファイリングOCR」。これを活用することで、名刺情報をよりスムーズに管理・活用できるのです。

How To Scan

(1) 名刺をセットし、スキャンボタンを押すだけ。

アプリケーションで「名刺ファイリングOCR」を選択したら、スキャンしたい名刺を重ねてセットし、スキャンボタンを押すだけ。両面同時にOCRで読み取ってスムーズにテキスト化。


名刺修正画面

「名刺ファイリングOCR」でスキャンした名刺はこのように表示される↑
OCRでの読み取り結果を確認して必要があれば修正を加えるだけ。
相手先別など、利用しやすいようにフォルダ分けして保存しておくと便利。

ワンポイント 名刺の情報管理に最適な 「名刺ファイリングOCR V2.1」

名刺の情報は大切な共有財産

この「名刺ファイリングOCR」は、スキャンした名刺の表裏に記された会社名・肩書・氏名・連絡先等を、OCR機能を駆使して読み取り、テキスト情報として保存してくれる優れもの。各種アプリケーションとの連携も考慮されているので、たとえば年賀状や各種案内の送付の際に、宛名データベースとしてスムーズに活用することもできるのです。
このようにデジタル化した名刺情報は、社内・部内といったグループごとに、スタッフ全員で共有することをおすすめします。そうすることによって、郵便物などを同じ部署からダブッて発送するようなムダがなくなるのはもちろんのこと、人脈が広がるのを助け、いずれは新たなビジネスチャンスの創造にもつながるかもしれません。
たとえば、同僚のビジネス相手からの電話に「すみません、御社名をもう一度お願いします」なんて失礼がなくなったり。一見小さなことですが、それがビジネスの可能性と効率のアップにどれだけ貢献するか、仕事に真剣なScanSnapユーザーの方々なら、すぐにピンときますね。

TIPS

お気に入りの飲食店やショップのカードもスキャン

いざ接待、あるいはデート(?)というとき、「あのときの店がバッチリなんだけど、詳しい場所と店名を覚えてない・・・!」と、悔しい思いをしたことはありませんか?
そんなときに備えて、名刺サイズやハガキサイズの各種ショップカードもスキャンして保存しておきましょう。名刺サイズなら「名刺ファイリングOCR」も利用可能。気に入ったお店のカードをその都度スキャンして、エリア別や業種別に整理しておくだけで、気がつけば自分だけの超実用的ガイドブックのできあがり。
「やっておいてよかった」と実感できる瞬間が、きっと訪れることでしょう。



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