Fujitsu The Possibilities are Infinite

ScanSnapで実現! 確実に差がつくスーパー仕事術

~職場や家庭で役立つ スキャナ活用法~

第3回 「手書きメモ」は紛失前に必ず保存する

一瞬のひらめきや重要な連絡事項を保護・活用する

忘れずに記したはずの重要なメモを紛失・・・。「まとめてスキャンしておけば安心。再び仕事に集中できる!」

失くしてはならない紙にかぎって、よく失くす

不在の上司に代わって受けた電話のテレホンメモ。同僚への緊急連絡事項を記した付箋メモ。そして企画アイデアや問題の解決法が突然ひらめいたとき、それがスルリと逃げていく前に必死で書き付けた裏紙やノートの端・・・。 ビジネスの現場では重要な事柄にかぎって、そんな「紙切れ」に記されることが多いものです。
そして、それらは「紙切れ」であるがゆえに、書類の隙間に挟まって見えなくなったり、エアコンの風に誘われるままハラハラとゴミ箱へ直行したり・・・と、悲しいかな保存性が異様に低いのが現実です。 いらない紙ほどよく溜まるのに、必要な紙ほどよく失くす。紙というものは、何と皮肉で意地悪なマテリアルであることでしょうか。
でもご安心ください。ScanSnapがあれば、大切なメモを失わずにすむのです。

神経をつかう必要はなし。
とにかくスキャン

メモのスキャンでは、「手元にあるものをとりあえずスキャンしておく」のがコツ。 自分のための書き付けであれ、渡す相手がいる連絡メモであれ、数枚溜まったら即スキャン。 本当に必要かどうかは、スキャンした後におのずと明らかになりますから。
小さな紙きれを何枚もスキャンするためには、適度な工夫が必要になりますが、その作業がかえって頭をクールダウンさせてくれ、ちょうどよい気分転換になることも。 具体的な方法は、糊付きの付箋タイプか、そうでないかによって、いくつか考えられますね(How To Scanをご参照ください)。
優れたビジネスマンは、何事もディテールをおろそかにしないもの。日常頻繁に発生する重要なメモ書きの処理は、仕事の効率や成果を直接的に左右します。 ぜひScanSnapを活用して、小さくて大切な情報を保護して活用してください。

How To Scan

糊付きの付箋タイプの場合

糊の向きが揃っている時

手近な紙に付箋メモを貼り付け、糊しろが下になるようにセットしてスキャン。


糊の向きがまちまちの時

A3キャリアシートを活用。シートの内面に直接貼り付けてシートをセットし、スキャンボタンを押す。

糊のないメモ用紙などの場合

メモの裏に糊を少し(紙がずれない程度に)つけて手近な紙に貼り、A3キャリアシートに挟んでスキャン。

PDFとして自動保存

view 拡大図

手書きメモをスキャンしたPDFファイルは、月単位や週単位でフォルダに分けておくと便利。この画面では月単位のフォルダの中を、さらに「企画アイデア」「連絡先」と内容に応じて分類している。



TIPS

「手書きメモ」のスキャンを、情報の整理と編集に応用

クリエイターの方などは、企画内容や仕事の手順を練るときに、要素を書き込んだメモや付箋を並べ替えて全体像を構成したり、イメージマップを作成してみる場合があります。 そんなとき、貼ってスキャン、貼り替えてスキャン・・・を繰り返すと、何種類かの構成案を同一画面上で比較できるように。 工夫次第で、知的生産の効率を大きくアップさせられる可能性があります。



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