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ScanSnapで実現! 確実に差がつくスーパー仕事術

~職場や家庭で役立つ スキャナ活用法~

第2回 「システム手帳のリフィル」はPDFで保存・活用する

仕事の軌跡を閲覧しやすく整理して、ビジネス成功の糧とする

リフィルは貴重な資産。でも、うまく活用できない。「PDF化して、素早く検索・閲覧。これであなたもデキル人に!」

リフィルは貴重なのに活用しにくい

時間管理や目標管理のツールとして手帳を活用する人が増加する中、システム手帳が再び見直されています。 自分のビジネススタイルに合わせてリフィルを入れ替え、手帳の中身をカスタマイズできるシステム手帳は、アクティブに使える優れたビジネスツールです。
ただ、問題はバインダーに収まらなくなって取り外したリフィルの扱い方。 保管用の簡易バインダーを使わなければ非常に見返しにくい、ただの「紙の束」になってしまうのが惜しいところです。 大多数のシステム手帳ユーザーは、輪ゴム止めしておくか、せいぜい新しく買ったリフィルが入っていたビニール袋に入れ戻して、引き出しの奥などにしまっておく程度でしょう。
ところが、過去のダイアリーリフィルやメモリフィルには、客先との会話の中で無意識にメモした重要事項や、後でモノになりそうな思いつきなど、貴重なビジネスの軌跡が残されており、その記憶を手がかりに次の仕事を進めたい、と思うこともしばしばあります。 ここで、以前のリフィルの管理状態がポイントになってきます。そして多くの場合、「あの時期のリフィルが見つからない。悔しい!」というハメに・・・。

PDFで見開き閲覧もできる

ここでScanSnapの登場です。リフィルは単票ですから重ねてセットでき、しかも両面を同時スキャンして一気にPDF化。 一つのファイルにしておきたい時期ごとにまとめてスキャンして、ダイアリーなら「○年○月分」、メモなら「○年○月~○月分に対応」といったファイル名をつけ、時間軸で保管しておけば、振り返りたい時期のリフィル書き込み内容をそのまま一覧できます。
スキャンしたPDFファイルは、手帳セット時と同じ見開きで閲覧できるため、「左ダイアリー・右メモ」のフォーマットでも大丈夫!
いったん役目を終えたリフィルという資産を、いつでも使えるようアクティブに保管しておく。 それは、時間管理を軸にさまざまな情報を編集できるというシステム手帳の得意技を、過去にまでさかのぼって最大限に発揮させることにつながります。 ScanSnapを活用して、ビジネスツールとしてのシステム手帳をさらパワーアップさせましょう。

How To Scan

(1) スキャンしたいリフィルをセットし、スキャンボタンを押すだけ。

ワンポイント 一定の枚数ごとにPDFファイルを作成

(2) PDF化して整理整頓。

view 拡大図

たとえば年度ごとに分けてフォルダに収納すれば、必要な時に素早く検索できる。上記画面は、各年度フォルダの中を「上半期ダイアリー」「上半期ノート」「下半期ダイアリー」「下半期ノート」に分けて収納した例。



TIPS

「ルーズリーフ式ノート」もスキャン

中高生~大学生、または研究者の方によく使われるルーズリーフ式のノートも、システム手帳と同じリフィル方式。 使用済みリフィルを両面スキャンしておけば、勉強や研究の軌跡を効率よく振り返れます。 また、学生さんによくある「ノート貸して!」の局面でも、面倒なコピーを使うことなく、すぐに対応できますね。



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