ScanSnapで実現！確実に差がつくスーパー仕事術

～職場や家庭で役立つスキャナ活用法～

第13回「会社の伝票類」はスキャンしてから保管する

閲覧用の控えをデジタルデータで手元に置いておく

一度片づけてもすぐに引っ張り出すから結局この通り・・・。「閲覧はデジタルの控えでOK。楽2ライブラリを活用すれば、さらに便利！」

何度も引っ張り出すから
結局片づかない

納品書や注文書、請求書や領収書といった発行伝票の控えや、出金伝票などの社内伝票は、処理を終えたらファイルに綴じて、大切に保管しておくものです。
ところが、これらの伝票類が保管されるままになっていることは滅多にありません。社内外からの要請に応じて、担当者は頻繁にファイルを棚から引っ張り出して、めくり返す必要に迫られます。あまりに面倒なので、ついデスクの上にファイルを積み上げてしまい、貴重な机上スペースが台無しになることも。さらに大切な伝票自体も、気がついてみればシワだらけ・・・。この、不便と非効率の象徴たる「薄汚れたファイルがデスクの上に山積みになっている光景」を、ScanSnapで一発解消してみませんか？

閲覧するだけなら
デジタルデータが便利

たとえば、注文書や納品書など対外的に発行する伝票は、作成したら発行前にスキャン。もちろんカーボンコピーの控えが残りますが、それは控え原本として保管します。また各種の社内伝票は、ファイルに綴じ込む前にスキャンしておきます。 ScanSnapなら、伝票一枚ごとのスキャンはもちろん、溜まっている伝票の束も、セットしてワンプッシュするだけで連続スキャンが可能。あっという間にPDFファイルができあがります。 PDF化した伝票を閲覧用としてパソコンに保存しておけば、原本のファイルをいちいち棚から取り出してひっくり返す必要がなくなり、とても便利です。
さらに、ドキュメントファイリングソフトウェア「楽²ライブラリパーソナル V4.0」を活用することで、分類保存と閲覧がさらに便利になります。これでもうファイルがデスクを占拠したり、大切な伝票類を傷めたり、ファイルごと行方不明になったりすることもありません。ScanSnapを活用して、実務の効率をアップさせてください。

自動サイズ検出機能

注文書や納品書などは発行するごとにスキャンして、デジタルデータでも控えをとっておくと便利。

溜まった伝票類を連続でスキャンできるのもScanSnapならでは。伝票によっては月単位などでまとめて保存しておくと便利。あくまでも便宜上の保存なので、閲覧の必要がなくなったらデータを消去すればよい。

PDF注文書サンプル

PDF納品書サンプル

PDF出金伝票サンプル

伝票の保存には
「楽²ライブラリ」が便利

「楽²ライブラリパーソナル V4.0」を使用すると、紙のファイルに綴じ込む感覚で分類・保存・閲覧が可能。パソコン画面上で直感的に操作できるため、より効率がアップ。

「楽²ライブラリパーソナル V4.0」
連携ソリューション

綴じ跡のある紙をスムーズにスキャンするには？

紙の端がきれいな側からセットしましょう！
伝票類や社内文書のように、ファイリングやホチキス留めの跡が残っている原稿は、端が折れていたりしてスキャンしにくいもの。そんなときは綴じ跡とは逆の、端のきれいな側からセットするとうまくいきます。

原稿の状態を見てセットする方向を決める。原稿の上端が折れている場合（右）は下から差し込み、下端が折れいてる場合（左）は上から差し込むとよい。
下から差し込む場合はScanSnap Managerの[読み取りモード]タブー[オプション]をクリックして、「原稿を上向きにセットします」を選択する。上から差し込む場合はこのチェックを外す。
下から差し込む場合は原稿の表面を手前に、上から差し込む場合は裏面を手前にセットし、スキャンボタンを押す。