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ScanSnapで実現! 確実に差がつくスーパー仕事術

~職場や家庭で役立つ スキャナ活用法~

第10回 「領収書・レシート」は定期的にスキャンしておく

サイズがバラバラでもOK。紙に貼れば原本も保管しやすい

家計簿つけも・個人事業の経理も領収書は扱いが面倒。「ScanSnapでスキャンしておけば後から何かと便利です!」

せっかく保存しておいても
見返すのがひと苦労

領収書やレシートは、ほとんどが薄くて小さめの、頼りない紙。その上、サイズも形もバラバラですから、大切なものと頭では理解していても、なかなか整理する気になりにくいものです。保管といっても、せいぜいクリップで留めたり、封筒に放り込んで済ませている人が多いことでしょう。
しかしこれでは家計簿や帳簿をつけるときに、見返すのもひと苦労です。クリップ留めして四隅がボロボロになった領収書の束や、封筒からバラバラと落ちてくるレシートの大群を前にすれば、誰でもうんざり。家計を預かる主婦や、自ら経理も行う個人事業主には、特に悩みのタネでしょう。そこで、受け取った領収書やレシートは、日・週・月などの期間を決めて、定期的にスキャンしてはいかがでしょうか。ここで役立つのが、お手元のScanSnapです。


スキャンしておけば
後の作業が楽になる

財布の中に溜まった領収書やレシートを、たとえば一日に一度取り出す場合、封筒行きになる前にスキャンしておきます。ScanSnapなら、サイズの異なる原稿でも連続スキャンが可能ですから、紙の折れやシワだけ伸ばしたら、そのままセットしてスキャンボタンをワンプッシュするだけ。スムーズにPDFファイルができあがります。

こうしておけば、週単位で家計簿や帳簿をつける際などに、領収書やレシートの束を苦労してめくったり、並べ替えたりする必要もなく、PCの画面を見ながら楽に作業ができます。

さらに、スキャンする段階で領収書やレシートを紙に貼っておくと、PDFファイルの1ページ内で数枚を確認できて、いっそう作業がはかどる上に、原本の保管もしやすく、紛失の危険性も低くなるはずです。日々溜まっていく紙を効率よく整理することこそ、ScanSnapが最も得意とするところ。何かと手間のかかる家計簿や帳簿作成に、ぜひScanSnapをお役立てください。

How To Scan

サイズや形が異なる紙でも、ScanSnapなら連続スキャンが可能。スムーズなスキャンのために、それぞれの紙の左右センターと、ScanSnapの左右センターを揃えてセットするのがコツ。


PDF領収書・レシート サンプル

スキャンボタンをワンプッシュすれば、幅広の領収書も縦長のレシートも、スピーディーにデジタル化。


紙に貼れば原本の保管にも便利


スキャン前に紙に並べて貼っておくと、原本の保管も楽になる。


PDF領収書・レシート 紙貼りサンプル

紙に貼った領収書やレシートのスキャンにはA3キャリアシートを活用。紙の両面に貼って同時スキャンすることもできる。


TIPS

確定申告の書類もPDFで保存

個人の税務関連書類も、スキャンしておくと何かと便利です。たとえば個人事業主などの確定申告では、記入の参考にと前年の控えを探し出す段階で、すでに面倒に感じられ、気が重くなるものです。毎年の提出前にスキャンしておけば閲覧しやすく、ストレスの軽減にもつながるでしょう。

PDF確定申告書サンプル


そこが知りたい! 今日から役立つScanSnap使いこなしワンポイント講座

青カーボンなどの薄い文字も鮮明にスキャンするには?

原稿の文字は常に鮮明とは限りません。特に領収書などでは、薄い青カーボン文字も混じっていたりします。こんな時に「白黒」の読み取りモードを活用すると、文字をくっきりと残せて便利です。

  1. ScanSnap Managerの[読み取りモード]タブ-「カラーモードの選択」で「白黒」を選ぶ。
    原稿の表面だけをスキャンしたいときは「読み取り面の選択」で「片面読み取り」を選ぶ。
  2. [オプション]をクリックして「文字をくっきりします」にチェックを入れると、さらにコントラストが強くなる。「白黒読み取りの濃度」の変更も可能。

数字などが識別しやすくなる

PDF領収書カラーサンプル

「カラーモードの選択」で「自動」を選んでスキャン

PDF領収書白黒サンプル

「カラーモードの選択」で「白黒」を選び、[オプション]で「文字をくっきりします」をチェックしてスキャン


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