経理担当がテレワークの一歩を踏み出すには？

経理担当がテレワークの一歩を踏み出すには?経理担当がテレワークの一歩を踏み出すには?

新型コロナウイルス感染症の影響で、多くの企業がテレワークを導入するようになりました。
しかし一方で「紙ベース」の業務が続いている経理部門が、出社することが大前提のこれまでの状態からテレワークへと移行するには、いくつかのハードルがあります。
この記事では経理部門における「紙」業務の問題解決のヒントを紹介いたします。

【経理部門におけるテレワークの実態】 【経理部門におけるテレワークの実態】

経理業務におけるテレワークがあまり進んでいないことの理由として、大きく2つのことが考えられます。

✓ 「紙」の問題
経理業務は各種の「紙」に基づいて処理を進めます。
大別すると帳簿と書類の2つに分けれられます。

この中で色を付けた決算書類以外の書類には「紙のみ」で運用することの多いものが含まれています。特に得意先から郵送される請求書や社内の申請書の大半が「紙」であるため、出社せざるを得ない状況になってしまうことがあります。

✓ 「ハンコ」の問題
上記の紙運用の書類には、「ハンコ」を必要とするものが多く含まれています。
さらに、会計業務フローの中にも、上司が内容を確認して、「紙にハンコを押す」運用が続けられているものもあります。対外的な取引への押印だけでなく、社内決裁や稟議にもハンコが欠かせない会社はまだまだ多いのが状況です。

この状況を一度に全部解決できなくても、問題を分けて少しずつでも解決する方法はあるのでしょうか？

【経理部門がテレワークに移行するために必要なこと】 【経理部門がテレワークに移行するために必要なこと】

この2つの問題について、それぞれ解決の糸口として次のことが挙げられます。

✓ ペーパーレス化の促進
「紙のみ」で運用している各種書類では、離れた場所では確認も共有もできません。
そのためテレワークの実施にあたっては、「紙の電子化」は必須となります。
一旦、書類を電子化することによって、その後の運用については、業務の流れに従って、確認したり、共有したりも可能となります。

✓ テレワークをサポートするツールの導入
最近は、クラウド型の経費精算システムや請求書管理システムなどをよく見かけます。
これらのサポートツールの導入によってテレワークを大幅に進めることができます。
担当者が出社して紙の申請書や請求書を回収することなく、請求書の受け取りから取りまとめ業務までをリモートワークで解決することができるようになります。

しかし、実際はこれらサポートツールの導入は運用ルールの変更が必要となるため、短期間では上長の理解を得にくく、導入が進まないという会社も多いのではないでしょうか？
社内の運用ルールを変更するには、さらに予算やセキュリティの問題もクリアしなければなりません。
その結果、「多少の不便があったとしても、万が一のことが起こってからでは遅い」と慎重さが求められ、変更のハードルは上がってしまいます。

【まずはスキャナーの導入がおすすめ】 【まずはスキャナーの導入がおすすめ】

経理業務において、「紙」の問題を解決しつつ、本格的なシステム導入を待つ間にできることはあるでしょうか？
そこで経理部門におけるテレワークへの第一歩として、スキャナー「ScanSnap」の活用をおすすめします。
ScanSnapの導入のみであれば、現状の運用を大きく変えることなく、テレワークの一歩を踏み出すことができます。

経理業務では、書類や資料を読んで、判断、確認、比較などをして作業を進めていきます。
また、過去の資料や契約書類など、新たに確認しておきたい資料がでてくる時もよくあります。

これらをリモートで実現するためのステップは次の２つです。

✓ まず、必要な紙の書類をScanSnapで先にデジタル化し、社内サーバーやクラウドサービスに保存します。
この場合、郵送で届く紙の書類などを交代制などで社員がデジタル化のために出社します。

✓ 次に、テレワーク先からデジタル化した資料を参照し、作業を進めます。
ScanSnapは金額情報を自動的に検出するため、経費精算時の転記が楽になります。

この方法だと今までどおり、紙の書類は残ります。紙での運用ルールはそのまま続け、新たにリモートのためのステップを付け加えた形となります。今までの運用をそっくり残すことがここでのポイントと言えます。
出社社員がファイリングまですべてを終わらせることはできませんが、後日、担当者の出社日にまとめてファイリングする運用に変更します。

一例として、紙の伝票運用からScanSnap利用に変更した場合の流れは次のようになります。
この例では、クラウド会計システムを利用し、先に担当者が会計システムに入力した後、承認をもらい、仕訳が確定することとしています。
月に何度かの出社で「今までと変わらない作業ができる環境」に近づくのではないでしょうか？

【ScanSnapの導入前と後：仕訳入力】

【ScanSnapを活用したテレワーク導入のポイント】 【ScanSnapを活用したテレワーク導入のポイント】

ScanSnapを使ったリモートワーク実現のためには、3つのポイントがあります。

✓ 出社する社員の負担を極力減らすように工夫する。
例えば、次のような方法で出社する社員のスキャン作業をやりやすくします。
・郵送される書類は部門ごとに分類するが、部門が不明なときの「未分類フォルダ」を作っておく。
・社内の資料をデジタル化してほしい場合は、「デジタル化依頼」などの一覧表を作っておく。
・取引先からの書類が遅れている場合には、担当者がリモート先から連絡をとる。

✓ 担当者はリモートで未確認となった書類の一覧表を作成し、出社したときにスキャンする。
・リモート作業で100%は終わらないため、担当者が必要な書類のスキャンを補完する。
・ミスの所在がわかりやすいように、リモートでの作業を自分で管理する。

✓ 経理部門の新たな運用ルールを社内に周知しておく。
・「経理部門からのお知らせ」など、運用方法について他部門に周知しておきましょう。
・運用方法を明らかにすることで、新人にもわかりやすい環境を作る。

リモート環境であっても、人が行う作業ではミスが出ることはあります。
社内で周りに人がいる時と同じように作業できないこともありますが、ミスをしてもどのように作業を管理していたか、後になってわかりやすい工夫をしておきましょう。
そして、経理部門だけのルールにせず、他部門に知らせておくことで新たな協力が得られたり、もっとよい運用方法へのヒントが得られたりするかもしれません。

また、例えば自社の請求書が紙の場合、請求書の控えをコピーするのではなく、スキャンデータで残す等、部署内で新たなルールを追加するとよいでしょう。
これらのルールは例えば3か月間ScanSnapを使ってみて方向性を部内で話し合い、段階的にルールを決めていくほうがよいかもしれません。

【ScanSnapでテレワークの第一歩を!】 【ScanSnapでテレワークの第一歩を!】

ScanSnapを利用することで、今の書類の運用を大きく変えずにテレワークの一歩が踏み出せるのではないでしょうか？
ハンコの運用や、請求や支払の方法などすべてをまとめて解決する方法を探すより、まず、身近な問題を少しずつ解決する方法を検討しましょう。
そして、新たな環境で少しでも仕事がしやすい工夫を皆で作っていくことをおすすめします。