デジタル整理スタイル | スマートな整理術を紹介するメディア

Eightを使った名刺管理術
(設定から便利な利用方法まで)
Eightを使った名刺管理術(設定から便利な利用方法まで)

Eightを使って大量の名刺を賢く管理

ビジネスパーソンにとって名刺交換は、仕事上でのつながりのきっかけとなる重要なものです。ここでは、手にした名刺を賢く管理し、一歩踏み込んだ“つながり”に発展させる名刺アプリ「Eight」の活用方法をご紹介。引き出しやフォルダに眠っている大量の名刺を生きた情報に変えましょう!

名刺は情報の宝庫


Eightロゴ

Sansan社が提供する「Eight」は、取り込んだ名刺をテクノロジーと人力を合わせた独自のシステムで、データ化してくれます。有人サービスのため正確で、頼れるアプリとして高い人気を誇っています。マルチデバイス対応でどこでも名刺情報を確認でき、そのままタップすれば電話やメッセージを送ることも可能。今では200万人を超える利用者がいます。


双方がEight利用者であれば、紙の名刺を使わなくても名刺交換ができる機能や、ラベルを付けてグループ分けする機能があり、使い勝手がよいのも評価が高いポイントでしょう。登録した人の役職や所属部署、会社が変更になったときには最新情報に更新されるのも支持される理由の一つです。


さらに、Eightに名刺を登録することでビジネスネットワークとしてつながれる点も注目が高まっています。仕事の縁をより強固なものにし、次のビジネスチャンスにつなげる存在として活用するために、機能が充実したEightプレミアム(iOSアプリ年額4,800円 / Androidアプリ年額4,000円)に切り替える人も多いようです。有償版の「Eightプレミアム」は、優先的にデータ化してもらえるだけでなく、CSV形式などでダウンロードすることも可能になります。


Eight名刺のダウンロード

Eightプレミアムプランでは名刺データがダウンロードできる。

グループで共有して使う
「企業向けプレミアム」


名刺情報をグループで共有

これまで個人で管理していたEight上の名刺を社内で簡単に共有できる「企業向けプレミアム」が2017年10月にリリースされました。これは社員数が20名前後の企業に向けたサービスで、全国300万以上もあると言われる小規模事業者が対象となります。

各社員が承諾した上で名刺情報を共有すれば他の社員が検索や閲覧できるようになるほか、全名刺情報の一括ダウンロードも可能になります。これにより、ビジネス上の人脈を個人所有から企業全体に広げたり、必要に応じて簡単に連絡先リストを作ったりできるようになります。

Eightに名刺を登録する方法


Eightに名刺を登録する方法はいくつもあります。登録したいときの状況によって複数の方法を使い分けるのも賢い方法です。



スマホを使って取り込む方法


スマホを使う場合、Eightアプリを立ち上げて撮影するだけでOK。「出先で名刺交換したら、その場で撮影して登録してしまう」という人もいるほどです。
名刺の撮影方法は「クイックスキャン」と「連続スキャン」の2種類があります。
クイックスキャンを使うと、複数の名刺をまとめて撮影することができ、相手がEightユーザーであればデータ化を待たずにその場ですぐにつながることができます。クイックスキャンでは表面しか取り込めないため、裏面画像も取り込みたいときは、連続スキャンを利用します。


クイックスキャン

クイックスキャンでは最大4枚までの名刺をまとめて登録できる。

連続スキャン

連続スキャンを使うと名刺の両面を登録できる。



大量の名刺はスキャナーを使えば手間がかからない

スキャナーで一括読み込み

登録したい名刺が大量にある時は、並べて撮影するのでは時間がかかってしまいます。そこで便利なのがスキャナーによる一括読み込みです。



ScanSnap Cloud経由で取り込む方法

Eightと連携しているScanSnapを使ってスキャンする場合、「ScanSnap Cloud」を使えば、ワンプッシュで大量の名刺の登録が可能になります。一度連携させてしまえば、次からはスマホやパソコンがなくても、名刺を自動的にEightに登録することができます。


ScanSnap Cloud経由でEightに取り込み

「ScanSnap Cloud」は、スマホ用とパソコン用のアプリがあります。どちらかにインストールした後、手持ちのScanSnapと連携させ、名刺データの保存先にEightを指定すれば準備は完了。名刺データが自動送信されるようになります。細かい設定は、パソコンだけでなくスマホでも行え、名刺以外の原稿(写真や文書など)をスキャンしたときは、別のクラウドサービスに自動的に振り分けて保存するので、毎回設定をする煩わしさはありません。


名刺は縦型、横型があるほか、片面・両面の違いもあります。これらを確認して区分するのは面倒な作業。ScanSnapなら表面を揃えるだけで一気にスキャンでき、両面同時に取り込むこともできます。「名刺のデータ化は便利そうだけど、作業が面倒」と思っている人は、ぜひScanSnapを活用してください。


名刺の保存先をEightに設定


パソコンから取り込む方法

パソコンを使ってScanSnapから名刺を取り込む場合、前述の「ScanSnap Cloud」を活用する以外に、「Eight scan」を使う方法があります。

※有償のEightプレミアムアカウントが必要です。


Eight scanによる連携

パソコンには、スキャナー連携ソフト「Eight scan」をインストールし、ScanSnap Managerと連携させておきます。


EightとScanSnapの連携方法
*連携の前に、Eightプレミアムアカウント(有償)への登録と「Eight scan」のインストールが必要です。

EightScanを選択

EightScan読み取りモード

「読み取りモード」タブで、以下の設定をします。

  1. 画像の選択 : スーパーファイン (カラー/グレー : 300dpi、白黒:600dpi相当)
  2. カラーモードの選択 : カラー
  3. 読み取り面の選択 : 両面読み取り(iX100は片面のみの登録)
  4. 「白紙ページを自動的に削除します」のチェックを外す。
  5. 「オプション」をクリックし、以下の2つにチェックをつけます。
    「文字をくっきりします」「文字列の傾きを自動的に補正します」

設定完了後、名刺をスキャンすると「Eight scan」が立ち上がり、名刺データは自動的にEightサーバーに送信されるようになります。


スキャナーがなくても大丈夫!

「名刺をまとめてデータ化したいけど、手元にスキャナーがない」という人は、「どこでもスキャン」を使えば大量の名刺もスピーディーにEightに送ることができます。

高速名刺スキャナー

どこでもスキャンは、「スキャンスポット」と呼ばれる場所に設置された専用スキャナーを使って高速に名刺を登録できるサービスです。日本全国の約500カ所に設置されており、コワーキングスペースやルノアールなどのカフェ、AppBank Store、ドコモショップなどさまざまな場所がスキャンスポットになっています。コワーキングスペースなどの利用料は必要ですが、どこでもスキャンは無料のサービスですので、ぜひ便利に活用してみてください。

まとめ

名刺をEightで管理することで電話番号をどこでも確認できたり、気軽にメッセージを送れたりと、単なるビジネスカードの役割を超えた活用方法ができるようになります。この機会に手元の名刺をスキャンして、有効な情報に昇華させてみてはいかがでしょうか。


 

ScanSnap iX1500

毎分30枚・60面の両面高速読み取りを実現。原稿サイズ、色や両面・片面を自動的に判別し、驚くほど簡単、スピーディーに電子化します。


※ 記事中の「ScanSnap iX500」の後継モデルです。


ScanSnap iX100

 

ScanSnap iX100

バッテリー・Wi-Fiを搭載しながら、わずか400gのコンパクトボディ。場所を選ばず原稿を電子化でき、手軽に情報の保管や共有が可能。