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Evernoteコミュニティリーダーに聞いた、
スキャナー活用でプライベートを充実させる方法

書類などの紙の情報を電子化することで、さまざまなメリットにつなげるスキャニング。今回は、Evernoteコミュニティリーダーであり、Facebook グループ「Evernote Cafe」の管理人を務める中島紳さんに、ScanSnapを1ヶ月に渡り使用していただきました。
中島さんは、情報の電子化を進めることで業務効率化を実現し、著書に「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか?今のメンバーで最大のパフォーマンスを生む!タスク管理術」があります。
そんな中島さんが、実際にどのようなシーンでScanSnapを活用し、どんな変化があったのか。使ってみたからわかった率直な感想を伺いました。

ScanSnapを使ってみたら、予想以上に満足度が高かった

中島さんの仕事は、土木関係のエンジニア。仕事面では徹底したペーパーレスを図り、設計に使用する参考資料はEvernoteに集約することで効率的な情報管理をしています。また、プライベートでは、8歳の息子さんと5歳のお嬢さんの成長記録を残す方法として Evernoteを活用。中島さんにとってEvernoteは、仕事でもプライベートでも記録の保管庫として欠かせない存在となっています。

「ScanSnapのことは以前から知っていました。ただ、なかなか手が出なかったのが正直なところです。書類のデータ化は職場の複合機とiPhoneのカメラ(アプリはEvernoteのスキャンアプリ「Scannable」を活用)で事足りていると思っていたからです。ところが、ScanSnapを使ってみると、大きな変化がありました。特に、これまでスキャナーを使っていなかったプライベート面では満足度の高さを感じています」

これまでも、お子さんのライフログを密に残してきた中島さん。ScanSnapを家庭内で活用することで、これまでできなかったことが可能になったと言います。さらに、この先の仕事活用の可能性についてもアイデアが浮かんでいるとのこと。順にお話を伺っていきます。

あきらめていた子どもの成長の記録も気軽にデータ化して残せる

中島さんは、お子さんの成長記録もEvernoteを使って密に保管しています。ところが、子どもに関する情報の中には、簡単にデータ化できないものも多くあります。

「わが家には8歳の息子と5歳の娘がおり、誕生の時からのライフログをEvernoteにストックしています。でも、中には残せないものもあります。例えば、子どもたちのプリントなどはデータ化することもなく、もったいないと思いながら泣く泣く捨てていました。ところが、ScanSnapを使ったことで、これらを捨てずに保管しておけるようになりました」

一度はスマートフォンで撮影してデータ化することを考えたものの、1枚1枚撮影すると10時間以上の時間がかかることが分かり、あえなく断念していたとのこと。

「大量になりがちなプリントはiX500で読み込んでいますが、複数枚をセットできる上、両面のスキャンを同時にしてくれるので早いです。息子は週に2回公文式に通っていますが、毎週40枚ほどのプリントをやっています。すべてのプリントを保管している家もあるようですが、わが家ではそれは無理です。でも、こういったものは、子どもが後で振り返り、『自分はこれだけやったんだ』と自信につながるもの。データ化することで場所をとらずに保管しておけるのは魅力です」

今では、気が向いたときにさくさくとデータ化し、プリントは廃棄。家庭内では場所をとらずに記録を残せる点が大きなメリットと言えます。他にも、学校のテストやイラストなど、多くのものを残せるようになり、データ保管が定番となっています。

将来は思い出が蓄積したEvernoteアカウントを子供に譲りたい

「子どものために、記録を残すのは親の役目」と語る中島さん。ScanSnapを家庭で利用したことで、どのような精神的な変化があったのかも伺いました。

「ScanSnapを活用することで、これまで捨てていた子供たちの記録をキレイに残せることが一番の変化です。成長の記録は、見た瞬間、その時のことをありありと思い出すことができます。子供は自分の小さいときの記憶がありませんから、それを親がとっておくことは大切なことだと考えています」

残せる情報が多くなったことで、スキャンのための準備やデータの整理にかかる時間は増えたとのこと。それでも、「子どもの記録は密に残したいので、そこは苦にならない」との言葉が印象的でした。

驚いたのは、中島さんのお子さんはすでにEvernoteのアカウントを持ち、ノートを閲覧できるようになっていたこと。
「いつか子供自身が自分の記録を残すようになるかもしれません。そうなったら、アカウントを譲ってもいいかなと思っています」

自分のライフログと思い出が詰まったアカウントの移譲とは、デジタルネイティブな世代には最高のプレゼントになりそう。また、その思い出を、親子でいつまでも共有できるのも魅力のひとつだと言えるでしょう。

「子供の成長は、後になって価値が出てくるもの。だから、幼稚園や小学校に通っているお子さんがいる家庭は、ぜひScanSnapを使ってほしい」
情報を電子化することによるメリットを誰よりも知っている中島さんは、その輪が広がることが多くの子どもの笑顔につながると考えています。

スキャナーにレシートを読ませるだけ。家計簿入力が効率化!

家計管理に欠かせないレシートの整理は、時間のかかる作業で、億劫に感じる人が多いものです。最近は、パソコンやスマホを使って家計を管理する人が増えていますが、入力は手作業で行っている人がほとんど。中島さんの家でも、以前は奥様がレシートを1枚1枚手入力していたと言います。

「家計簿ソフトへの入力は、うっかりため込んでしまうと時間がかかる作業です。以前は妻の担当で月に数回、うんうんうなりながら1時間ほどかけて入力していました。今回、モバイルスキャナーiX100を使いレシートをスキャンしてみましたが、読み込みスピードが速いので驚かされました。しかも、全自動で家計簿アプリにデータが入力できるのですから、効率化がすごい。これを機に、レシート入力の作業は、妻から私にジョブチェンジしましたが、負担は感じていません」

中島さんは、今回のScanSnap導入にあたり、家計簿アプリも変更。ScanSnap Cloudに対応しているDr.Walletに切り替えています。Dr.Walletはオペレータが手入力を代行してくれるため、認識精度はほぼ100%。レシートを差し込むだけで、正確な情報が自動的に反映されるのが最大の魅力です。さらに、アプリをクラウド対応のものに変えたことで感じるメリットは他にもあると言います。

「これまで、家計簿ソフトはローカルPCでしか使えないものを使用していました。今回、Dr.Walletに切り替えたことで、パソコンはもちろん、スマホでもリアルタイムに自分の資産を確認できるようになり、無駄遣いを減らす大きなきっかけになると思います」

プライベートも仕事も、新たな可能性が広がっていく

ScanSnapを1ヶ月利用したことで、新たな楽しみを感じた中島さんは、今後の活用についても、さまざまなイメージが膨らんでいるようです。

「プライベートで考えているのは、すべての写真をデータ化し、人物認識が秀逸なGoogleフォトに集約することです。実家にある親世代の写真をデータ化することを考えているのですが、ScanSnapを持って行って使えるのではないかと思っています」

紙焼きしかなかった世代の写真は保管に場所をとる上、誰が写っているのか分からなくなることも多くあります。思い出話に花を咲かせながら、人物情報を入れていくことができれば、この先ずっと、誰の写真なのかを判断することができます。また、それは自分のルーツを辿ることにつながります。
さらに、デジタル化することでテレビなどに大きく映し出すことも可能となり、写真の細部も確認できることもアナログしかなかった世代の方にはうれしいことです。

「他にも、iX100は仕事面で活用できそうだと思っています。出先では紙の資料を配布されることがあるけれど、その場でスキャンしてPDF化すれば、すぐにデータとして残すことができます。その時、マーカーを引いたところがEvernoteのタイトルになったり、リマインダー機能に自動登録されたりするといいですよね。マーカーの色分けで機能を分けられると便利だし、さらに、iPad ProとApple Pencilを使えば、その場で録音をしながらメモすることもできてカッコいいですよね」

中島さんのデジタルライフを加速させたScanSnap。これからも新たな活用方法が出てきそうです。

まとめ

スキャナーを使ってデジタル化・アプリ連携すれば情報の価値を大きく高めることにつながります。中島さんは、「一回調べたものは二度調べません。何でもEvernoteに残すことで、調べもののために本棚に行く必要はなくなりますし、ストックした情報をシェアもしやすくなります」と言います。それは、プライベートでもビジネスでも変わらないことでしょう。
ScanSnapはその電子化を最大にサポートするもの。さまざまなものをスキャンし、保管することで、新たなライフスタイル・ビジネススタイルの可能性を模索してみてはいかがでしょうか?