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検索に強いEvernoteでスキャンした文書の整理がカンタン!

Evernoteはクラウド型のノートアプリ。テキスト文書はもちろん、画像・音声・Webクリッピングなどのさまざまな形式の情報をまとめて一元管理することができるサービスです。


文書をスキャンしてデータ管理することで、保管の省スペース化だけではなく、必要なときに必要な文書をスピーディーに探し出すことができます。また、多くの人と文書を共有することも簡単。こうしたスキャナのメリットを最大限に活用できるクラウドサービスが、Evernoteです。
さまざまなデータを取り込んで管理・検索できるEvernoteと、文書をスキャンしてデータとして最適化し、ファイル名の作成や仕分けを自動的に行ってくれるScanSnapの相性はバツグン。ScanSnapの連携機能を使い、ScanSnapでスキャンした文書をEvernoteで管理する方法をご紹介します。

文書に音声、Webクリッピング。
Evernoteであらゆるデータの集積・検索が可能

テキストも画像も音声も、どんどんアップロード&整理!

EvernoteはPC、スマートフォン、タブレットなど、さまざまな端末からアクセスできるクラウドサービスのひとつ。特筆すべき点はデータの種類を問わないことです。テキスト文書や画像、音声データ、Webクリッピングなど、保存しておきたいと思ったものをEvernoteのアプリに取り込むだけでOK。取り込んだデータは「ノート」とよばれるファイルになり、集積されていきます。いくつかのノートを「ノートブック」(PCのフォルダのようなもの)にまとめることもできます。


Evernoteの料金プランは無料版と有料版があります。どのプランも累積容量は無制限ですが、月間アップロード容量は、無料版のベーシックは60MB、有料版のプラスで1GB、プレミアムでは10GBと差があります。スキャンした名刺や資料、写真など、アップロード容量を気にせずどんどん取り込むには有料版にするのがおすすめです。

名刺や手書きメモに書かれた文字からも検索可能

書類スキャンのメリットは、保管の省スペース化だけではありません。膨大な文書の中から欲しいものを探し出すときにこそ、その威力を発揮します。


Evernoteの検索機能はとても優秀。テキストだけでなく、名刺や書類、手書きメモに書かれた文字も認識します。ノート名がわからなくても、名刺に書かれた名前や書類に書かれた言葉で検索し、該当するノートをヒット。先ほど紹介した「ノートブック」やファイル名できっちり整理していなくても、欲しいノートをすぐに取り出すことができます。スキャンしてデータ化しておけば、紙のままで保存するよりもはるかに便利です。。

名刺管理も、失くしそうなメモ書きやレシートも
Evernoteで保存・管理

名刺を読み込んで会社名・氏名から簡単検索!

たとえば、Aさんからいただいた名刺をEvernoteに読み込むと、ノートが作成されます。このノートにAさんの顔写真を貼ったり、出会った時刻や場所をテキストで入力したりすると、Aさんに関する情報ノートができあがり。Aさんと面会したときのメモやホワイトボードの画像も貼っておけば、「いつ」「どこで」「どのような理由で」会った人かがわかります。
EvernoteでAさんの名前や会社名で検索をかければ、すぐに名刺にヒットします。ノートを作成することで名刺を紛失するリスクがなくなるだけでなく、Aさんのことをすぐに思い出すことができ、新しいビジネスが生まれる可能性もひろがります。

サッと見たいデータはJPEG保存をおすすめ

さまざまな形式に対応しているEvernoteですが、ひとつ注意点があります。PDF形式の文書をEvernoteのアプリで閲覧する際、スマートフォンのアプリから見ようとするとノート上の添付ファイルという形で表示されます。スマートフォンにPDF閲覧アプリが入っていれば見ることはできますが、時間がかかるのが難点。Evernoteのスマホアプリから名刺やメモ書きをサッと確認したいといった場合、JPEGでの保存をおすすめします。

外出先でもらう名刺やレシートはスマホアプリのカメラで撮影!

外出先でもらった名刺やレシート、すぐに失くしてしまいそうなメモ書きをすぐに取り込みたいなら、Evernoteのスマホアプリでカメラが便利。撮影するとOCR処理がされ、検索機能を使うことができます。

スキャナを使えば、
Evernoteへのアップロードから保存までが
さらにスピーディーに!

スピーディーかつ高画質で保存するならScanSnapにおまかせ!

ただ、1~2枚であればスマホアプリで手軽に取り込めますが、枚数が増えてくると、手ブレや影を気にしながら1枚ずつ撮影するのは一苦労です。そんなときは、ScanSnapの出番です。モデルによって読取枚数は異なりますが、まとまった枚数をスピーディーに読み取ることができます。書類の読み取りに特化しているので文字もくっきり読みやすく保存できます。

ScanSnap Cloudの活用でScanSnap×Evernoteがさらに便利!

さらに、ScanSnap Cloudという連携サービスを使えば、ScanSnapのボタンを押すだけでスキャンデータをEvernoteへ直接保存できます。PCやスマートデバイスを起動する必要はありません。原稿の振り分け、検索可能なPDF変換、ファイル名生成も自動で行います。つまり、ワンプッシュで、データの取り込みからEvernoteへのアップロードまでが一気にできるというわけです。




ScanSnap Cloud機能紹介

まとめ

日々集まってくるさまざまな書類を整理するには、検索に強いEvernoteとScanSnapの組み合わせが最適です。
書類や名刺、レシート、手書きメモ、写真など残しておきたい記録をすべてまとめて、いつでも活用できるように整理しましょう。


※記事は2017年9月時点のものです。


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