デジタル整理スタイル デジタル整理スタイル

技あり!名刺スキャンテクとスキャナ選びのポイントご紹介

名刺を整理できずに管理・活用できていないと感じていませんか?名刺をスキャンしてデータ化しておけば、名刺を持ち運ぶ必要もありません。取引先の再訪問や打ち合わせの前日、相手の名前や役職・部署名などを再確認するために名刺を見返したい時も、名刺の束を見返す必要もなく、スマートフォンなどでさっと検索・閲覧できて一石二鳥です。
ここでは、名刺をスキャンしてデータ化・活用までつなげる整理テクニックをご紹介します。名刺をデータベース化して、ビジネスに活かしていきましょう。

増えていくばかりの名刺をすっきり整理!とことん活用!

日々増える名刺を整理しきれず、溢れかえった名刺を見返す余裕もない、と感じているビジネスパーソンは少なくありません。名刺の整理と活用は、ビジネスパーソンにとっては永遠の課題とも言えるのではないでしょうか。
名刺をとことん活用するためには、どんどんスキャンしてデータ化していきましょう。データ化することで検索も一発、外出先でもモバイル端末からデータが参照できてとても便利になります。

スキャンする前のポイント

名刺交換したら、忘れないうちに交換した日付と場所、用件なども名刺にメモしてしまいましょう。こうしておくことで、いつ打ち合わせたのか、どのイベントで出会った人なのかなどを忘れずに済み、次にその人とコンタクトがあったときもスムーズにコミュニケーションができます。


こうしてメモをしっかり残しながら名刺をためていくのですが、この時、名刺の表面だけをそろえておくとそのままスキャナに読み込ませることができ、スキャン作業がとても楽です。縦横の向きはスキャナが自動判別して補正できるので、ばらばらでも問題ありません。

スキャナを選ぶポイント

名刺をデータ化したい方におすすめのスキャナを、「スキャンする量」と「データの活用方法」の観点からご紹介します。最近は、名刺をスマートフォンのカメラで撮影をして管理をしている方もいるのではないでしょうか。しかし、名刺の1~2枚ならすぐに終わりますが、たまった名刺の束を1枚ずつ撮影していくのは、やはり手間がかかります。


名刺が大量にあってカメラ撮影でのデータ化にはうんざりする、という方におすすめのスキャナはドキュメントスキャナです。自動給紙機能や両面スキャン機能で、驚くほど簡単であっという間にデータ化できます。
取り込んだデータは、検索していつでもどこでも参照したいでしょうか。それともCSV形式のデータにして他のソフトウェアなどに読み込ませて管理しますか?データをどのようにして活用したいのか、という観点でも最適なスキャナは変わってきます。スキャナ選びの参考にしてください。

スキャンする量で選ぶ

大量の名刺をデータ化したいなら、自動給紙方式(ADF)の高速スキャナがおすすめです。数百枚の名刺もあっという間にデータ化できます。枚数がそこまで多くないなら、手差し方式のスキャナでも問題なく作業ができます。コンパクトで出先や狭いデスクでも使え、こまめに名刺を取り込めて便利でしょう。

データの活用方法で選ぶ

もうひとつ着目したい点は、取り込んだ後の名刺データをどのような場面で活用するかということです。スマートフォンのアプリケーションを使って外出先からも見たいという場合は、クラウドサービスやスマートフォンのアプリケーションなどに連携しているスキャナを選ぶといいでしょう。
また、名刺データをパソコン内のExcelで管理したいとお考えの方は、Excelと連携できる名刺管理ソフトウェアが同梱されているスキャナがいいでしょう。

高速スキャンを試してみたいという方はスキャンスポットで

まずは高速スキャンを試してみたいという方には、近くのスキャンスポットでスキャナを利用することもできます。名刺管理アプリEightが提供している「どこでもスキャン」というサービスで、全国のコワーキングスペースやカフェなどに高速スキャナを設置しています。高速スキャンの便利さを体験したい方は、ぜひ一度利用してみてください。

Eightどこでもスキャン計画

スキャンしたら不必要な名刺はシュレッダーへ

名刺をスキャンしたら、不必要な紙の名刺はシュレッダーしてしまいましょう。四半期または半年に1回は見直して常に必要最低限な紙しか手元にない、という状態にしてください。ここまで徹底して、机の上・引き出しの中をすっきりさせましょう。

まとめ

名刺はスキャンしてデータ化すると、簡単に整理整頓できます。電子化したデータは、いつでもどこでもスマートデバイスで閲覧できますので、外出先で連絡先を確認したい、という時でも素早くチェックが可能です。
名刺データの取り込みに導入するスキャナは、まとめて読み取りたければドキュメントスキャナ、取り込んだ名刺データを活用したいアプリやクラウドサービスがあれば、それらと連携可能なスキャナを選んでください。
最後に紙の名刺はシュレッダーで処分して、机の上・引き出しの中をすっきりさせましょう。