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書類・資料整理はスキャナにお任せ!デスク周りをスマートに

デスクの両わきや目の前に山積みになった書類、管理できていますか?書類をデータ化すると、机の上がスッキリ片付きますし、そのデータの内容をもっと有効に活用することが可能です。


スキャンすることで、資料内に記した会議時のメモ書きを簡単に検索していつでもどこでも確認できます。会議の出席者や議論の流れ、要点をすぐに検索して確認するなど、上手くデータを管理して仕事の効率化を上げスマートなビジネスパーソンへ!

書類整理の悩みごとをスキャンで解決

デスクワークを続けていると、どうしても紙の書類は増えていきます。気をつけていても「会議時のメモ書きが大切で捨てられない」とか「紙でしか持っていない書類だから保管しておかなくてはいけない」などの理由で、紙の書類は手元に残りがちです。


気がつけば書類が溜まり続け、資料が山積みでデスクが汚くなるばかり。いざ必要な時になってどこにどの書類があるかが分からず困ることもよくあります。


書類整理に関わるこれらの悩みごとは、書類をスキャンしデータ化することで解決できます。その具体的な方法をご紹介しましょう。

書類整理のポイントは全部で5つ!

デジタル整理なら、紙よりもカンタンに書類を整理できます。書類整理のポイントは5つです。


1.こまめにスキャンして捨てること
油断していると書類はどんどん溜まってきます。残さないといけない書類以外は、スキャンしてから捨ててすっきりしましょう。

2.フォルダ整理はやり過ぎないこと
フォルダ分けなどでスキャンしたデータを細かく整理・分類していると、スキャン自体が面倒になります。保存する場所は極力少なくし、整理にかける時間を減らしましょう。

3.検索可能なPDFに変換
PDFに変換することで、OCR(文字認識)により全文検索が可能になります。キーワード検索で瞬時に見つけられますので、もうデスク周りを探し回る必要はありません。

4.クラウドサービスへ保存
クラウドに保存しておけば、スマホやタブレットでどこにいても閲覧できます。書類を確認するためにわざわざ事務所やデスクに戻る必要がありません。



5.自分にあったスキャナを選択
書類をスキャンするスキャナは、スキャンする量や利用環境などに合わせて最適なものを選びましょう。

スキャナを選ぶポイント:書類×スキャンの場合



・書類の量で選ぶ
書類の量が多いなら、自動給紙方式(ADF)のドキュメントスキャナで高速読み取りがおすすめです。1枚ずつ読み取るフラットベッド式のスキャナに比べ、書類をまとめてセットし一度にスキャンできるので、作業効率が非常に高いです。大量の書類をスキャンするなら高速で両面同時読み取りできるモデルがいいでしょう。

・利用場所で選ぶ
出張や外出先で利用するなら、持ち運びできるコンパクトタイプのスキャナが便利です。
スキャンすることで紙書類をその場で処分したり郵送したりが可能になるので紛失リスクが減らせます。

スキャンする時のポイント

スキャンする前に少し書類を整理することで、データ化する作業をより楽に、管理しやすくなります。例えば、書類がホッチキス止めされている場合は外しておいたり、どういう風にフォルダ分けをして管理するかをイメージしておいたりすると、実際にスキャンをする時にスムーズになります。

会議資料だったら議題ごとにまとめてスキャンし、同じ議題の書類を1つのフォルダに入れて管理するのがおすすめです。そうすることで、調べたい議題の古い資料もすぐ見つかります。

また、注意していただきたいのは書類の処分のタイミングです。スキャンした資料はすぐに処分せずいったん保持し、定期的にまとめてシュレッダーをしてください。WindowsやMac OSでおなじみのゴミ箱のようなイメージで、ワンクッション置くことで、「紙の書類が必要だったのにシュレッダーしてしまった」という事故が防げます。この小技で、書類整理も同時に進められます。

まとめ

デスクがスッキリすると、集中できる快適な環境が整います。書類×スキャンで仕事の効率アップにつなげましょう。スキャン前に検索しやすくなるような一工夫を加えると、必要な書類をいつでもどこでも素早く検索、参照することができます。紙で残す必要のない書類はスキャンした後処分して、デスク周りをスッキリさせましょう!