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S500 事例 8

[下記リンク]  導入のきっかけ |  利用環境と利用法 |  導入結果とメリット 

日本政府のミレニアムプロジェクトとして開始した「e-JAPAN」構想。 今、地方自治体ではさまざまな取り組みが行われている。 その一例が、「電子政府世田谷」として目標を掲げIT化を推進している世田谷区。 PFUのコンパクト両面カラースキャナ『ScanSnap』を、この4月までに300台導入し、積極的な文書の電子化を進めている。
今回は、そんな世田谷区が『ScanSnap』を導入した背景、そして、これから先、どのようなことが可能となっていくのかを担当者様のインタビューとともに探っていく。

東京23区内第1位の人口、第2位の面積を誇る世田谷区で、区民サービスの向上を文書の電子化で支える『ScanSnap』
~ これは良い意味で予想外でした ~

【役所名】 世田谷区役所

東京では数少なくなった路面電車である「世田谷線」。その「松陰神社前」駅で下車し、閑静な住宅街を歩いていくと、約84万人が生活する世田谷区全体の行政を担う「世田谷区役所」が見えてくる。


導入のきっかけ

文書の電子化で、効率改善

「区役所の業務では様々な文書を扱います。最近は電子メールなども増えてきましたが、まだまだ紙文書が主流です。 しかし、紙文書では、、意思決定や情報共有に時間がかかりますし、数年間、ストックする負担もあります。
そこでスキャナで電子データにして保存し、紙は捨てるというやり方を、以前から考えていました。」と語るのは、『ScanSnap』の導入を進めた区政情報課管理係の舟波氏。
舟波 勇 様(世田谷区 総務部区政情報課管理係 主査) 世田谷区では、平成15年から「電子政府世田谷」として、行政本来の目的である地域課題の解決や区民ニーズに対応したサービス提供のためのIT化を進めている。 その中で、「行政事務の効率化と高度化に向けた情報化」へのソリューションとして、電子決裁と電子通知を行う総合文書管理システムを導入し、文書の電子化に乗り出した。 そのうえで、さらなる紙文書の電子化を目指して数多くのスキャナの性能を比較をした結果、読み取り機能や効率的に最も優れていた『ScanSnap』を300台導入。 2006年の4月から庁内の全部署に設置した。

利用環境と利用法

使用目的(用途)

  1. 電子データ使用による、庁内における意思決定のスピードアップ。
  2. 紙文書の電子化により、保存・保管・廃棄という管理負担を削減。
  3. 地図やイラストの再利用など、電子化したデータの利用拡大。

使いたい時にすぐ使えるスキャナを求めて・・・

舟波氏が所属している区政情報課管理係は、もともと「文書課」という部署名であった。 文字通り、区役所に集まる膨大な文書にまつわる多様な問題を解決する部署である。
「文書にはライフサイクルがあります。作成や受領により発生し、起案・決定を経てその内容が通知、供覧され、一定期間保管、保存したうえで廃棄される、という流れです。 ですが、庁内のスペースには限りがありますので、文書の保管、保存のために特定の場所を常に確保する難しさがあります。
そのうえ、紙自体のコスト、廃棄コストもかかり、こうした紙文書の管理負担の軽減が私たちの取り組むべき課題の1つです。

その解決策が『ScanSnap』の導入なのです。」と舟波氏は語る。
スキャナで電子化することにより、オフィスの書類の山は、電子データとなって、庁内ネットワークやファイルサーバに格納され、保管スペースは削減される。 そのような電子化のメリットをカタチにするために、不可欠なのがスキャナだ。
「スキャナの活用を習慣づけるには、それが目に見える所にあって、使いたい時に気軽に操作できることが必要だと思います。 しかし、『ScanSnap』に出会う前のフロアに1、2台しかない複合機では、それができませんでした。」

コンパクトボディと簡単操作が、文書の電子化を推進

舟波氏が考える従来のスキャナの問題点・・・それは設置スペースと作業の手間である。『ScanSnap』はそれを見事にクリアしていた。
『ScanSnap』は、必要な設置スペースがA4ノートパソコン以下。だから、デスクの空きスペースにスッキリ収まる。 「オフィスのブロックごとに1つ置けるというのは画期的でした。」と舟波氏は語る。
作業の手間の面でも、従来のスキャナは、読み込むごとに多くの設定が必要だったが、『ScanSnap』ではそうした面倒な設定なしで、原稿をセットしスキャンボタンをワンプッシュするだけでOK。 さらに、用紙の向き補正や白紙ページの削除を自動で行う「自動補正機能」が付いているので、会議に使用した資料の束をそのままスキャンしても、その後にPDFの修正など無駄な作業がいらないのだ。

さらに、『ScanSnap』は業務用イメージスキャナの技術を投入することで、高精度読み取りを実現。
「『ScanSnap』はA4サイズまでスキャンできるのですが、A3サイズの文書でも、2つに折って「A3キャリアシート」に挟んで読み込めば、画面には見開き画像として出てき ます。大きな地図やイラストのスキャンもでき、これは良い意味で予想外でした。」と舟波氏は笑顔で語った。

導入結果とメリット

『ScanSnap』を有効活用し、行政の隅々まで効率化

『ScanSnap』の導入で、紙文書の管理コスト削減の他に、どのようなメリットを生みだしていこうと考えているのだろうか。
まず一つ目は、国や他の自治体からの通知の電子化だ。通知文書にも様々な種類があり、その全てが、区役所の中を行き交う。 区内の各施設への通知文書も、一度区に届いた後、各機関に配布されるのだが、通知は紙文書であることが多い。 特に世田谷区内に95校もある区立の小中学校への国からの通知は、一旦とりまとめの部署に届くので、95校分複写し、庁内のメール便で配っており、その手間、時間、コストは計り知れない。 これらを『ScanSnap』で電子化してしまえば、eメールにデータ添付し95校に一斉送付することができ、情報伝達のスピードアップとコストの削減が実現できる。

次に、電子決裁の推進だ。例えば、工事や給付などに関する事務では、見積書や申請書など意思決定のための資料が添付される。 こちらも紙文書のまま使用すると、関係者全員に順次回覧しなければ決裁できず、意思決定までに時間がかかる。
しかし、電子文書であれば、複数の職員が同時に確認でき、運搬によるタイムロスも少なくなるため、総合文書管理システムでスムーズに処理が行える。 このような意思決定に関する文書の70%を電子化するという目標を掲げていることからも分かるように、世田谷区では積極的に、電子文書による意思決定の迅速化を進めている。
「さらに、いままでFaxしていたものを、eメールを活用することで通信費用も削減できますし、再利用が認められている地図などの資料をスキャンして保育園の園だよりや学校の卒業文集などに利用するといったことも簡単に出来るようになります。」と舟波氏は文書の電子化がもたらすメリットの多様性を語ってくれた。

『ScanSnap』で快適拡大へ!期待ふくらむ、「電子政府世田谷」

最後に、電子文書を扱う際の課題と、可能性についてもお聞きした。
「一番の課題は、紙で受理した文書を電子化した場合、紙と電子データのどちらが原本かということです。 もともと電子データでやり取りしているものは、そのまま保存することになりますが、紙文書を電子化した場合は、どこまで紙文書を捨てることができるのかという基準が必要になってきます。」
現在は、庁内の組織間で流通する通知や定例的で簡易な庁外からの通知などに限り、電子化した後廃棄できる運用にしている。 今後は、2005年から民間企業に対して施行されているe-文書法の行政版を各自治体で作成する必要があるという。
「そうなった時に、『ScanSnap』に同梱されているタイムスタンプサービスは欠かせないものとなってくるでしょう。」
さらに舟波氏は、区民サービスへの利用拡大への思いを語ってくれた。
「現状は、行政内部の事務処理に活用していますが、文書の電子化による区民サービス向上を実現したいと思っています。 各課に『ScanSnap』を導入したので、職員一人ひとりが実際に使用しながら、それぞれの事務事業のなかで何が出来るかを考えてもらいたいと思います。 そこから、素晴らしいアイデアが生まれてくるのではないでしょうか。」