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S500 事例 3

[下記リンク]  導入のきっかけ |  利用環境と利用法 |  導入結果とメリット 

近年の技術革新の進展や企業活動のグローバリゼーションの進展に伴って、知的財産の保護の重要性が高まっている。 一方、個人情報保護法の施行により、そうした顧客情報を取り扱う企業においても、ドキュメントの取り扱いには一層注意を払うことが求められている。
そこで今回、新モデルを導入した創英国際特許法律事務所の皆さんに評価を伺った。

顧客情報や調査報告書など重要情報のデジタル化
~ 膨大な調査報告書も鮮明かつスピーディーに保存 ~

【お名前】
長谷部 浩明 様(部長)、鵜野 聡 様(室長)、川島 麻衣 様(弁理士)

【会社名】
創英国際特許法律事務所 (http://www.soei.com/

【所員】
150名(うち弁理士約50名)

【業務内容】
知的財産・企業法務サービスを提供


導入のきっかけ

企業の電子化で、PDFの必要性が高まる

創英国際特許法律事務所は、総所員150名(うち弁理士約50名)を誇り、常にトップレベルの知的財産・企業法務サービスを提供している。 事務管理部の長谷部浩明部長によれば、業務内容は知的財産に関する法律関係の支援が主とのことだが、その内訳は次のようになる。
「我々は<内内>と呼んでいますが、国内のお客様が特許庁に申請するお手伝いをすることが約半分。 そのほか日本のお客様が海外に特許を申請する際の支援をする<内外>や、その逆の<外内>。 また最近では、たとえばアメリカの企業が発明したものを中国で販売するための申請を支援する<外外>の仕事も多くなっています」。

さらに近年のグローバル社会を背景に、国策として知的財産を守ろうとする動きや知的所有権に関する企業理解の高まりを受けて、ニーズも年々増加しているという。
その長谷部氏が社内でスキャナを使う用途として挙げてくれたのが、紙文書をデータ化して顧客に送るために、コピー機のスキャナ機能を使ってPDF化することだ。

「ここ3年くらいでかなり企業の電子化が進み、データによる納品を希望されることが多くなりました。その割合も、国内だとすでに50%を超えているのではないでしょうか。
これまでもHTMLやXMLなど特許庁形式によるデータ納品はありましたが、最近はそれにプラスして、紙文書もデータ化して送付するよう求められるケースが増えてきました」とその理由を語る。
特に海外の代理店との文書のやりとりは未だに紙ベースが主体なので、それをPDFにすることが必要になっているという。 「所内的にもお客様から送られてくるいろいろな指示書を保存する場合に、紙では限界があるのでPDF化しておくことが多い。 そのほうが検索もしやすいので、所内サーバの共有フォルダに入れて管理しています」。
PDFは、プラットフォームやアプリケーションに依存しない、オリジナルの文書体裁を忠実に再現できる、閲覧ソフトは無料といった優れた特徴を有しており、紙文書のデジタル化・情報共有に適している。 PDF作成だけでなく、編集・管理ができるAdobe® Acrobat®を同梱していることが『ScanSnap』の魅力のひとつだ。

利用環境と利用法

溜まりがちな紙文書を『ScanSnap』で整理

そんな同所に『ScanSnap』が導入されてまだ数週間とのことだが、使ってみた感想を聞いた。
「第一印象は、抜群に読み取りスピードが速いこと。 私はついつい書類を溜めがちなので、これだけサクサクと電子化できるならと、まわってくる紙文書は片端からすべてスキャンしています」と長谷部氏。 また保存する際に、「未処理」「処理済」「とりあえずとっておく日本語」「とりあえずとっておく英語」の項目でフォルダ分けすることにより、検索性をアップさせているという。 さらにスキャンした文書はすべて廃棄しているので、「これで、私の机も少しは綺麗になるのでは(笑)」と期待を込める。


一方、情報システム室の鵜野室長は、以前から『ScanSnap』に注目していたと話す。
「『ScanSnap』は、Webでの評価も高く、以前から個人的に購入したいと思っていました。
当所でも、特許を担当している者が2名ほど『ScanSnap』をすでに活用していて、文書をPDF化してメールに添付してお客様に送信しています」。
また『ScanSnap』は、A3用紙を読み取るための「A3キャリアシート」が付属しているが、それについても次のように評価してくれた。
「当所ではA3用紙はあまり使わないので、逆に領収書などの小さい用紙をスキャンする時に便利ですね。 それに、小さい用紙でも自動認識して余白が出ないようにする機能は優れていると思いました」。

導入結果とメリット

所員ひとり一人の業務の省力化に威力

「仕事上、大量の調査報告書をPDFで保存する必要があります。これまでは、カラーで読み取るとすごく時間がかかるのでモノクロでスキャンしていました。 しかし、その報告書には黄色のマーカーなどでチェックを付けている箇所があり、それだとマーカーの線が消えてしまうんですね。
そこで、『ScanSnap』を使ってみたところ、読み取るスピードも速く、マーカーの線も鮮明に認識してくれて非常に満足しました」と、『ScanSnap』の効果を話してくれたのは弁理士の川島氏だ。 同氏の部署では商標調査の報告書が年間2,000件にもおよび、それを保存するためにPDFを利用している。 しかも、その報告書は1件に付き100枚くらいあり、付随する資料も加えるのでページ量は相当なモノ。 また、こうした商標の書類は更新時などに閲覧するケースも多い。 新モデルでは「カラー文書認識技術」を搭載したことにより、文書管理に役立つ検索精度が向上、保管している書類の中から目的の資料を簡単に探し出すことができる。
さらに川島氏は、個人的なファイルの整理・保管にも『ScanSnap』を利用した。 「先日、所内で席の移動があり、そこの棚が以前より狭くなってどうしても書類を減らす必要が出てきました。 そこで『ScanSnap』を活用、今までのファイルをPDF化して効率よく整理するのにも重宝しました」。



一般的に特許法律事務所はIT化も遅れているところが多いと聞くが、同所は、大手事務所の中でもその取り組みが積極的と評判だ。 それは、「知財の匠集団『創英』」というキャッチフレーズの下、未来型の知的財産権の専門家集団を目指すという同所の姿勢の表れでもある。
今後も、顧客ニーズにより一層応えることを目的に、『ScanSnap』が所員ひとり一人の業務の省力化に結びつくことを期待する。

- 「発明」 2006年4月号より -