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S500 事例 2

[下記リンク]  導入のきっかけ |  利用環境と利用法 |  導入結果とメリット 

個人情報保護法の施行により、膨大な顧客情報を取り扱う金融サービス業においては、より一層ドキュメントの取り扱いに注意を払うことが求められている。
今回、新モデルを導入したリサーチアンドプライシングテクノロジー株式会社の皆さんに評価を伺った。

紙文書とPDFファイルの一元管理ができると評価
~ ここまで可能なら、紙は捨てられる ~

【お名前】
倉都 康行 様(代表取締役)

【会社名】
リサーチアンドプライシングテクノロジー株式会社(RPテック)

【所在地】
東京都千代田区九段北4丁目1番28号 九段ファーストプレイス7階

【URL】
http://www.rptech.co.jp/


RPテック社は、「新しい日本の金融像」を考えるフィスコのグループ企業として、マーケットの視点で捉えた金融制度・市場商品の分析や新しい運用方法の開発を行う研究機関である。業務内容は大きく分けて金融関連の情報配信とコンサルティング。国内外の金利・金融情報を文書やニューズレターで配信しているほか、運用モデル解析や公的機関を中心としたコンサルティング受託など、資産形成に最も役立つ金融サービスを日々提供している。

情報配信の主流は今やPDFに

そして現在、その情報配信の主流となっているのがPDFだという。その理由はセキュリティ設定や改ざん防止が可能なのに加え、データを軽量で送れるからだ。このPDF作成ソフトを同梱していることが『ScanSnap』の魅力のひとつ。 しかも『ScanSnap』で読み取ったPDFファイルにパスワードを設定することができるので、再び開く際にパスワードが必要となり、文書の機密性を守ることができる。
この『ScanSnap』が同社に導入されてから日は浅いが、代表の倉都氏を含め3名の社員の方に率直な印象を伺った。 「WordやExcelなどデータ化された文書のPDF化は日常的に行っていますが、紙文書をこんなに簡単にPDF化できるとは知りませんでした」と倉都氏。 その言葉どおり、『ScanSnap』は紙文書を誰でも簡単に電子化するパーソナルな製品として開発され、<手軽さ>がうけている。

導入のきっかけ

では、そうした情報配信に必要なデータを入手する際の課題とはどういったものなのか−。

「金融情報は日々刻々と変わるので、必ずそれに関連した情報を呼び出す作業が求められます。 したがって、そうして積み重ねられるテキストファイルをどうやって使いやすくデータベース化するかがいつも課題になっています。 一方で新聞や雑誌からピックアップすることも依然として多いので、気づいたら書類の山に囲まれているという状況も残ってしまっていますね」と倉都氏。
インターネットで情報ソースのデジタル化がいくら進んだとはいえ、それを加工したり、収集するノウハウはまだまだ人の手に委ねられていることが多いのだろう。 「『ScanSnap』で習慣的に紙文書を電子化できるようになるとペーパーレスにもつながるし、日頃の文書管理にも役立つ」と期待を込める。

利用環境と利用法

セキュアな電子データ作成が可能に

毎日のように個人情報の漏洩、流失のニュースが流れる今日、情報の電子化にも注意が必要。 こうした中、「e-文書法(通称)」の施行により、紙での原本保存が義務化されていた文書が電子化したイメージデータでも原本として認められるようになったことを受けて、『ScanSnap』では、その読み取り条件を満たす電子文書を作成できる業界初の「e-スキャン」ボタンを搭載。 今後はこうした機能を使うことで情報の管理を進めるとともに、信頼性を高めることが顧客サービスの向上にも結びついていくはずだ。

OCRによるExcelデータへの変換も高評価

ふだんは自社のホームページ制作に携わっているという営業開発部の大久保 恵氏は、 実際に英文の資料を『ScanSnap』でPDF化した感想を次のように話してくれた。
「海外から送られてきた細かい英文の資料をPDF化した後、ScanSnap Organizerで自動OCR処理をしましたが、色文字や白ヌキ文字も含め、しっかりと認識していました」。

また、アナリストのレポートをOCR処理したいのがあり、Excelに上手く書き出すことができるか実行してみたという。
「資料を『ScanSnap』で読み取り、体験版の活字OCRソフトを使ってみたら、セルや罫線もほとんど原本と同様に表組みにできましたね。 それに20枚あった資料もシートごと分かれてくれて、スキャンしてからExcelデータに変換させるまで5分もかからなくて驚きました。 以前、違う機種で試したときは時間もかかる上に、文字の認識も悪く、表も崩れてしまった経験がありましたから」と高い評価をくれた。
『ScanSnap』で読み取り、画像・文字を文字認識機能でテキスト化した後、活字OCRソフト『e.Typist v11.0』を利用すれば、簡単にWordやExcel、PowerPointなどへ書き出せる。 こうしたPDF活用の可能性を広げる多彩な連携ソフトウェアも『ScanSnap』の機能性を高める欠かせない要素だ

導入結果とメリット

「業務上閲覧する機会の多いPSやPL文書も、これだけきっちりとExcelに書き出せれば管理も容易になり、我々の仕事上でもたいへんメリットがあります。 これまで紙文書については殆どPDFにして保存することはしていませんでしたが、"ここまで可能なら、紙は捨てられる"という実感を持ちました」とセールス&マーケティング・セールス・マネージャーの石田隆啓氏。
また、Faxで送られてくる情報も多く、その整理・保管も手間だったが、それも解消できる。 あるいは同じ目的の資料でも紙文書のものとPDFになっているものがあるので、これが統一できればすごく省力化になると指摘する。 新モデルでは「カラー文書認識技術」を搭載したことにより、文書管理に役立つ検索精度が向上、保管している資料の中から目的の資料を簡単に探し出すことができる。

倉都氏は付属の『名刺ファイリングOCR V2.0』にも興味津々。
「プライバシーマークの導入や個人情報保護法などにより、名刺の管理も慎重を要するので、個人的には名刺管理ソフトもぜひ使ってみたいですね」と意欲的だ。


3人のお話を聞くと、そのコンパクトなフォルムやユーザビリティに優れた操作性など、予想以上の性能に大いに満足していることが伺えた。 さらに社会的ニーズを踏まえ、『ScanSnap』活用のポイントが、〈整理と個人情報保護に対応し、しっかりデータを保管しておくことにある〉ということがよく分かった。 とはいえ、まだ導入されたばかり。『ScanSnap』の本当の実力が証明されるのはこれからだ。

- 「週刊 金融財政事情」 2006年3月20日号より -