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fi-5110EOX3 事例 8

[下記リンク]  導入のきっかけ |  利用環境と利用法 |  導入結果とメリット 

秀和特許事務所

特許事務所では出願1件につき何百枚もの書類が往き来し、書類の保管だけでも専門の人員が必要なほどだ。 東京都に事務所を構える秀和特許事務所もその例外ではなく、これまで、図書館のように整然とした書類棚のほか、別途保管スペースを借りていたという。
この問題を解決するため、同事務所の副所長で弁理士の松倉秀実氏は、3年ほど前からScanSnapを導入している。

1ヵ月およそ2万枚にもおよぶ特許資料を「楽2ライブラリ」で効率的に管理
~ 自分が必要な資料をすぐに見つけ出せるようになりました ~

【お名前】 松倉 秀実 様 (副所長 弁理士)

【会社名】 秀和特許事務所

【所在地】 東京都中央区東日本橋3-4-10 アクロポリス21ビル

【所員数】 99人(うち弁理士27人)

【事業内容】
機械、電気、化学分野の国内・外国特許出願、意匠・商標の国内・外国出願、前記中間処理、アクション、審判、知的財産コンサルティング、鑑定、訴訟そのほか
http://www.shuwa.net/


導入のきっかけ

3年リースのコピー機が1年で故障、通常のオフィス以上の紙資料を扱う

特許などの知的所有権にまつわるビジネスが注目を集めるようになって久しい。 特許のほかコンサルティング、著作権、訴訟事件など知的財産権に関わる全般的な業務を取り扱っている秀和特許事務所でも、この傾向は顕著だ。 電気、インターネット、ソフトウェアのビジネスモデルの構築や訴訟、コンサルティングを担当している松倉氏は「1カ月に担当する案件が200から、多いときで300件程度動く」と現状を説明する。 この特許出願の業務において課題となっているのが、関連する紙資料が膨大であること。1件の特許申請に係る紙資料は約100枚におよぶ。 中でも、秀和特許事務所での紙資料の多さを物語るのがコピー機の消耗の速さだ。3年リースのコピー機がリース開始後1年で調子が悪くなる。 「メンテナンス担当者に、こんなに消耗が早いのは特許事務所だけと言われる」(松倉氏)ほどだ。

このような環境下で、松倉氏自身が必要な資料を簡単に閲覧できるうえ、しかも検索しやすいように保存しておく必要があったという。 「例えば、私のようにコンサルティングなどが多い場合、進行中の案件は、機密の観点から公に保管できない。 しかも毎月大量の案件が動くため、個人用に資料を電子保管できるシステムを構築したいと考えていました」(松倉氏) この課題を解決できる良い製品はないか。松倉氏は、Webサイト上でふとScanSnapの紹介ページを見つける。

利用環境と利用法

名刺
松倉氏は職業上、名刺の交換も頻繁で、1ヵ月でおよそ100枚以上の名刺を入手する。

紙資料
1件あたりの特許申請に係る紙資料は100枚以上(1cm)。この紙資料はクライアント用、申請用、バックアップ用の3種必要となる。


ScanSnapに原稿をセットし、スキャンボタンをワンプッシュ

煩雑だった名刺管理が手間なく行える

名刺ファイリングOCR

松倉氏の場合、会社名と氏名のみテキスト変換し、それ以外の箇所はイメージデータの状態で保存。 経理担当者などには、イメージデータのままプリントアウトして渡している。
※守備義務の観点から、実際に松倉氏が利用している画面ではなく、イメージ画像を掲載しています。

大量の資料から簡単に見つけ出せる

楽2ライブラリ

松倉氏が最も重宝しているのが「楽2ライブラリ」だ。
自分が過去に取り扱った案件をファイルに保存できるため「類似案件などの検索は、Web検索以上に素早く見つけ出せる。
まさに自分専用のライブラリ」(松倉氏)と効果を絶賛する。



大量の関連資料を楽2ライブラリで管理、体系的にまとめて素早く検索できる

松倉氏は紹介ページを確認した後、間もなく「ScanSnap fi-5110EOX」を購入。 実際に利用したところ、「スキャン速度、紙送りともに思った以上に高速で使い勝手が良かった」(松倉氏)。このため紹介ページの信憑性が高いと判断。 関連ソフトウェアの中から、オフィスの書棚をイメージして紙文書をデジタルファイリングする「楽2ライブラリ(別売)」の購入に踏み切った。

この楽2ライブラリが松倉氏の日常の煩雑な業務の効率を劇的に向上させた。 「ScanSnapを利用して1番向上した点は、資料の検索速度。自分が必要な資料をすぐに見つけ出せるようになりました。 また、同時に導入し現在まで重宝しているのが、楽2ライブラリ」(松倉氏)と絶賛する。

これまで、紙のまま資料を保管していたが、資料の山から必要な資料をすぐに探し出すことは困難であった。 また、特許電子図書館をはじめとした、Web上の検索サービスの膨大なデータの中から、都度必要な資料を探すのでは時間がかかっていた。 しかし、楽2ライブラリを利用すれば、過去に自分が取り扱った案件などを体系的に整理できるため、自分にとって身近で関連性の高い資料が揃った専用ライブラリを構築できるのだ。

導入結果とメリット

名刺ファイリングOCRが重宝。今後は同梱ソフトの連携に期待

今回、松倉氏にはScanSnapの最新機種「ScanSnap fi-5110EOX3」を試用していただいた。 そこで、松倉氏が特に気に入ったのが、これまで以上に認識性能がアップした名刺管理ソフトウェア「名刺ファイリングOCR V1.2」だ。

職業柄、月に100枚程の名刺を交換しているものの「日常業務に追われて、もらった名刺はデータベース化せずに、ただ保管していただけ」(松倉氏)だという。 そこで、松倉氏は、イメージデータで読み取った名刺データの中から、会社名と氏名のみをテキストデータ化。 郵便物の発送や、請求書の送付で経理担当者などから、名刺データを必要とされた場合は、イメージデータのまま出力したものを手渡しているという。

さらに松倉氏は、名刺データの入力の手間が省けたことで、ほかのシステムとの連動もできればという欲が出てきたと話す。 具体的には、名刺ファイリングOCRのデータを、楽2ライブラリや「ScanSnap Organizer」と紐付けて利用したいという。
「名刺データはイメージデータのままで良いので、楽2ライブラリやScanSnap Organizerのフォルダーに保存できる連動システムを新たに作ってもらいたい」(松倉氏)と、 ScanSnapのヘビーユーザーである、同氏ならではの要望を頂いた。


- 「PC Webzine」 2006年1月号より -