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fi-5110EOX3 事例 7

[下記リンク]  導入のきっかけ |  利用環境と利用法 |  導入結果とメリット 

東京都の西部に広がる多摩地域の中でも、最大の人口と面積を持つ八王子市。この場所に拠点を構える中小企業を支えるのが八王子商工会議所だ。 業務内容として、経営相談や事業資金の斡旋、各種共済・保険制度の取り次ぎ・加入手続き、労働保険の事務代行などを行っているが、これらに伴う紙資料は大量かつ多岐にわたる。
今回は、紙資料の電子化と管理が手軽に行えるScanSnapを、八王子商工会議所で試用していただいた。

事務手続きに伴う膨大な紙資料と決別、検索の手間と保管スペースの問題を解消
~ 頭を悩ますことが無くなりました ~

【お名前】 小野 桂一 様 (八王子商工会議所 業務部)

【会議所】 八王子商工会議所

【所在地】 東京都八王子市大横町11-1

【会頭】 樫崎 彰男

【事業内容】
経営相談・事業資金の斡旋、講習会・セミナーの開催、検定試験の実施、各種共済・保険制度の取り次ぎ・加入手続き、貿易・販売促進、労働保険の事務代行、調査・広報活動
http://www.hachioji.or.jp/


導入のきっかけ

今後もさらに増え続ける紙資料、問い合わせに迅速に対応できない

八王子商工会議所が行う業務は多岐にわたり、それに伴い大量の紙資料が発生していた。中でも貿易関連に係る業務の紙資料の管理に頭を悩ませていた。
八王子市の中小企業から、世界各国に向けて、一般機器、電気機器、精密機器を中心に様々な製品が輸出されているが、貿易の際に必要となってくるのが原産地証明である。 原産地証明とは、貿易取引される商品の国籍を証明する書類のことだ。主に、輸入国の法律や規則に基づき輸入通関の際や、契約書、信用状の指示などで提示を求められる。
そもそも、"日本製"というブランドは、全世界で高い評価を受けるため、中には、外国から原産地を偽って日本製として製品を輸出するケースも少なくないのだ。

これらの真贋の判断には、原産地証明に記載された担当者によるサインが利用されているが、八王子商工会議所では、従来、問い合わせに応じて担当者が目視で確認していた。
八王子商工会議所業務部の小野桂一氏は、「各企業からの原産地証明は1冊のファイルにまとめていましたが、1社に付き複数枚の資料があり、案件の処理に30分以上時間がかかる場合もあります。 このため、問い合わせが重なるたびに対応が遅れてしまいました」と現状の問題点を語る。 また、原産地証明は守秘義務が求められるため、鍵付きの書棚に保管されおり、問い合わせごとに書棚に取りに行く時間と手間がかかっていたという。
しかも、現状はファイル1冊分にまとめているものの、原産地証明は2年に一度更新するため、その都度、改めてファイリングする手間がかかっていた。 加えて、八王子商工会議所では過去の原産地証明を破棄せずに保管しているため、「いずれファイル1冊では収まりきらなくなり、設置スペースの確保も課題でした」(小野氏)という。

電子化は検討していたもののニーズに合う製品がない

このような大量の紙資料をコンパクトに集約するため、以前から八王子商工会議所では紙資料の電子化を検討していた。
しかし「フラットベッドスキャナを導入しましたが、大量の資料を読み取るには読み取り速度が遅く、そのうえ作業に手間がかかるため、導入後ほどなくして使用を断念しました」(小野氏)という経緯がある。
そこで、八王子商工会議所にScanSnap fi-5110EOX3(以下、ScanSnap)を試用していただいた。

利用環境と利用法

導入前

八王子商工会議所では、各種取り次ぎ、手続きに伴う数多くの紙資料がある。従来はこれらの資料をファイリングして、書棚に保管していた。

導入後

「筐体がコンパクトな所も気に入っている点の一つ」と話す小野氏は、ScanSnapをデスクの液晶モニターの横に設置。業務に応じて発生した紙資料をこまめに電子化しているという。



ScanSnap Organizer

小野氏が重宝するのが「ScanSnap Organizer」だ。
電子データ化したデータをサムネイル上で閲覧・管理できるため、急ぎの対応に迫られた際でも、保存したPDFファイルの中から、必要なファイルを見つけ出すのに便利だという。
※守秘義務の観点から、実際の八王子商工会議所で利用している画面でなくイメージ画像を掲載しています。


小野氏はScanSnapについて、「解像度をファイン(A4カラー200dpi、白黒400dpi相当:両面・片面10枚/分)に設定しているのですが、読み取り速度は充分速かったです。
通常、読み取り速度が速ければそれに応じて解像度が気になるのですが、その点も全く問題ありません」と第一印象を話す。
さらに小野氏はScanSnapで読み取った原産地証明を課内のグループウェアなどで共有できる仕組みを構築。 問い合わせが重なった場合でも、課内にいる複数の担当者がパソコン上で確認できるようにした。

導入結果とメリット

ScanSnapの導入前の課題と導入後の効果(原産地証明の検索と時間→ScanSnapで電子データ化。パソコン上で情報共有できるうえ、サムネイル表示で簡単に必要な書類を見つけ出せる。)(原産地証明の保管スペースの確保→パソコン内に保存することで、新たな設置スペースが必要なくなった。)
「これまでは1冊のファイルを持ち回していましたが、誰かがファイルを使い終えるのを待つという非効率な作業を省けるうえ、PDF化した資料を簡単に検索をかけて見つけ出せます。 また、電子化すれば大量の資料を保管する設置スペースの確保に頭を悩ますことが無くなりました」(小野氏)と効果を語る。

掲載記事の閲覧など情報の幅広い共有に期待

八王子商工会議所では、求人情報をメール配信する「モノNET」など、特にITを活用した先進的な取り組みが様々な媒体で取り上げられる。 これらの記事を原本で保存するとともに、必要な時にすぐに読めるように電子ファイリングし、いつ、どのような記事が掲載されたのか、すぐに確認できるようになったという。

現在、八王子商工会議所では、ScanSnapを小野氏のデスクに1台設置しているが、「スキャンボタンを押すだけの操作のため、難しい説明は不用。初心者に優しい設計のため、パソコンなどの機器に精通している、いないを気にせず、まずは二人で1台、少なくとも課で1台は設置したいですね」と正式な導入に意欲的だ。
今後、八王子商工会議所では、原産地証明のほか基本台帳、融資書類などにも活用していくと抱負を語ってくれた。


- 「PC Webzine」 2005年11月号より -