fi-5110EOX3 事例 5

個人情報保護法の施行により、膨大な顧客情報を取り扱う金融・保険機関においては、より一層ドキュメントの取扱いに注意を払うことが求められている。こうした中、ペーパーレスや文書管理を効率的に実現する電子ファイリングの必要性が指摘されているが、なかでも紙文書をワンプッシュで効率的に電子化するADF(オートドキュメントフィーダ)方式のコンパクト両面カラースキャナ『ScanSnap』が注目を浴びている。そこで今回、『ScanSnap』を導入した(有)エヌワンエージェンシー代表取締役の森田直子氏に話を伺った。

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便利だけではなく、気分よく使える操作感が魅力
～思わず、オマエ賢いなぁ～って話しかけたりしています～

【お名前】
森田直子様

【会社名】
（有）エヌワンエージェンシー代表取締役。（有）AAA東京支店長（保険代理店）。

【ご紹介】
生保レディの経験を生かし、保険ジャーナリストとして執筆活動をする他、武蔵野大学・金融キャリアアドバイザー、inswatch編集人・wink会報誌編集長、WEB・DTPデザインコーディネーターなど活躍分野は多岐に亘る。

利用環境と利用法

気持ちよいほどの読み取りスピード

梅雨晴間、森田直子氏が支店長を務める（有）AAA保険代理店を訪ねた。同氏はこうした仕事以外にも、会社経営、大学講師、NPO法人監事、ジャーナリスト業など、さまざまな肩書きを持つキャリアウーマンである。
7坪ほどの事務所には、応接テーブルや各種保険パンフレットが整然と並べられており、『ScanSnap』は事務デスクのPCの隣に設置されていた。導入してまだ1ヵ月余りということだが、そのコンパクトなフォルムやユーザビリティに優れた操作性など、予想以上の性能に大いに満足しているという。
その中でも特に気に入っているのが、毎分15枚の読み取りスピードだ。「こうしたツールは遅いとイライラしたりするじゃないですか。でも、"この子"は本当にサクサクと読み取ってくれて気持ち良いですよ」と、独特な表現で評価してくれた。
その言葉どおり、『ScanSnap』は紙文書を誰でも簡単に電子化できるパーソナルな製品として開発され、<手軽さ>がコンセプト。そして、誰でも使えて共有できるためのポイントになるのがPDFである。 PDFは、プラットフォームやアプリケーションに依存しない、オリジナルの文書体裁を忠実に再現できる、閲覧ソフトは無料といった優れた特徴を要しており、紙文書のデジタル化・情報共有に適している。このPDF作成ソフトを同梱していることも、『ScanSnap』の大きな魅力のひとつであり、より使い勝手を向上している理由だ。

契約書控えの電子化にチャレンジ

現在、同氏が親しみをこめて"この子"と愛称する『ScanSnap』の主な活躍の場は、保険の契約書控えを電子化することだ。
「大手の保険代理店では高価なスキャナで契約書控えを電子化しているところもありますが、大概の事務所では紙ベースで保管していると思います。電子化しておけば、契約の更新、名義や住所変更など、後から閲覧する場合、簡単にデータを検索することができます」と、同氏。
そこで、実際に契約書を電子化する様子を見せてもらうことにした。「損害保険の契約書はA3用紙が主流。それに契約書の紙が薄いこともあり、こんなふうにA3キャリアシートに入れてスキャンしています」と、慣れた手つきでワンプッシュ操作。また、契約書特有の細かい文字の認識が気になるところだが、「まったく問題ない」とのことだ。

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導入結果とメリット

「『ScanSnap』の機能を最大限に活かすには、日常の場に置いておくこと。気がついたときにサッとスキャンできる環境づくりが大切ですね。当社に限らず、営業マンに1台ずつ『ScanSnap』を配備すると、ドキュメントの電子化がもっと進むのでは」。
このようなドキュメントの電子化は、金融機関においても近年の課題の1つになっており、社内ネットワーク上で文書管理システムを運用するケースも多くなっている。
しかし、経理事務や資金管理などを効率的に運用するためには、社員個々が日常的にドキュメントを電子化する作業が必要であり、電子化の敷居を低くすることが最も重要だ。しかも、ネットワーク化が進むオフィスにとって、ペーパーレス化による通信費の削減や保管コストの削減が図れることも大きなメリットである。

顧客の信頼性を高める「e-スキャン」機能

一方、毎日のように個人情報の漏洩、流失のニュースが流れる今日、膨大な顧客データを取り扱う金融・保険機関では情報の電子化にもより一層注意を払わねばならない。こうした中、今年4月から施行された「e-文書法（通称）」により、紙での原本保存が義務化されていた文書が電子化したイメージデータでも原本として認められるようになったことを受けて、『ScanSnap』の新モデルでは、その読み取り条件を満たす電子文書を作成できる業界初の「e-スキャン」ボタンを搭載。さらに、電子文書の証明力を高めるタイムスタンプの利用権も同梱した。
これらを使うことで情報の管理を進めるとともに、信頼性を高めることが顧客サービスの向上に結びつくことを期待する。

保管スペースの削減に貢献

もうひとつ、ドキュメントの保管で苦慮していることがあるといって見せてくれたのが、保険会社から日々送られてくる通達文書の処理である。
「新製品やキャンペーンの案内なども含め、毎日10枚くらいFaxやDMで送られてきます。我が社では、すべて会社ごとにファイリングして保存していますが、その量は膨大になります」と、同氏。今後はこうした通達文書も『ScanSnap』を使って電子化していく意向だ。
「もちろん、紙ベースでの保管もしていますが、期間を過ぎたモノは破棄してデータだけ残しておく方法をとりたいですね。そうしないと、そのうち事務所が書類の山で埋もれてしまいますから」。
さらに、付属の『名刺ファイリングOCR V1.2』を利用し、名刺情報の管理にも役立てている。
「300枚ほど試しました。飾り文字はさすがに認識できないものもありますが、名前はほとんど認識できるんですよ。思わず、オマエ賢いなぁ～って話しかけたりしています。また、検索する時も名前の順や画像で確認できるので見つけ出しやすいですね」。