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fi-5110EOX3 事例 3

[下記リンク]  導入のきっかけ |  利用環境と利用法 |  導入結果とメリット 

「紙文書をスピーディーにデジタル化」というワードに惹きつけられた理由
~ 今ではScanSnapを使わないことは考えられないですよ ~

【お名前】 鈴木 様(マネージャー)

【会社名】
株式会社テンナイン・コミュニケーション
(TENNINE COMMUNICATIONS INC.)
http://www.ten-nine.co.jp/

【設立】 2001年7月

【所在地】 北青山(東京都港区北青山)

【代表】 工藤 浩美 様

【業種】 サービス業

【業務内容】
・ 企業に対する各国語通訳・翻訳のマッチングのアレンジ
・ 英語秘書の人材派遣ならびに人材紹介業務


おしゃれなブティックやレストランの前を多くの人々が行き交う青山通り。その一角に、細いドアを開けてコリドーを抜けると、ひっそりとビルが現れます。 『テンナイン・コミュニケーション』のオフィスは高い天井の開放的な造りで、すっきりと整理され、コーナーには花が飾られた女性らしい心配りのある空間です。
この会社は、十数ヵ国語の通訳者・翻訳者のマッチングのアレンジや英語秘書の人材派遣ならびに人材紹介を手がけるエージェントです。 語学力に優れたスタッフが、日夜、外資系企業をはじめ国内企業の求めに応じて的確に"言葉"を伝え、ビジネスをサポートしているのです。 設立は2001年と非常に若い会社ですが、社内ポリシーとして「日々スキルアップを目指すスペシャリスト集団」を掲げるスタッフは、取材に伺った日も生き生きと仕事に集中なさっていました。

今回、取材に快く応じていただいたコーディネーターの鈴木様は、日々、企業と通訳者・翻訳者の最適なマッチングを目指してお仕事をなさっています。 このコーディネーターというお仕事でのScanSnapの活用法とは果たしてどのようなものなのか、インタビュアーもわくわくしながらお話を伺いました。

導入のきっかけ

某夕刊紙に掲載されたScanSnapの紹介記事を読んだことがきっかけです。 最初は「スピーディーに紙文書を電子化できるのか・・・」というくらいの認識で読み流したのですが、記事を最後まで読んでいくうちに、 もっと製品のことが詳しく知りたくなって、ScanSnapのウェブページを読み進めたのです。
すると新モデルが出たばかりであること、このモデルには最新のOCRソフトの体験版が同梱されており、紙文書を手間なく、スピーディーにデジタル化できることが分かりました。 「これはもしかして、私の頭を悩ませているあの作業が軽減できるかもしれない。」と考えたのです。

利用環境と利用法

作業環境

PCWindows機11台/Mac機4台
複合機コピー/Fax(SHARP AR-255F)
プリンタ 2台
スキャナ1台(ScanSnap fi-5110EOX3)
通信光ファイバー

使用目的(用途)

  1. 紙文書をデジタル化してOCR処理し、文字をカウント
  2. Faxの代替利用
  3. ホームページに掲載する画像のデジタル化(jpeg)

導入前

コーディネーターの仕事では、クライアントから翻訳の依頼を受ける際、まず料金をお見積もりするという作業が発生します。 クライアントは費用をなるべく抑えたいとお考えなので、金額によっては依頼をお断りされることもあります。 ただ私共も社内の規定に従い、適正な見積額をすばやくお伝えして、クライアントのお役に立ちたいと考えています。 しかしながら、紙文書でしか存在しないテキストはカウンターを使った手作業で文字数をカウントしていくしか方法がなく、場合によっては膨大な時間と手間のかかる作業だったのです。
また、依頼を受けた案件で翻訳すべきテキストがすべて電子データばかりとは限りません。 本、新聞、雑誌記事など多様なテキストが、しかも紙文書でしかない案件も多数あります。 以前、海外からFaxで転送されてきた新聞を翻訳してほしいと依頼されたことがありました。 翻訳スタッフには私どもの事務所からさらに転送したため、届いたテキストはこの上なく読みづらいものとなってしまい、ひどく作業効率を落とす結果となってしまいました。 デジタルデータであればメールで手軽に転送でき、データの鮮明度を落とすこともなく、翻訳スタッフに渡すことができたのにと悔やまれてなりませんでした。
またある時は、冊子のテキストの翻訳を依頼され、地方や海外のスタッフに郵送や宅配便で送ったため、かなり時間も費用もかかってしまいました。 海外の場合は「テキストが届かない!」という差し迫った事態にも追い込まれ、スタッフ共々ハラハラするリスクがありました。 「紙文書をスピーディーにデジタル化」というワードに私が惹きつけられた理由は、まさにこういった事情によるものだったのです。 今では仕事でScanSnapを使わないことは考えられないですよ。

導入結果とメリット

使用してみた結果

非常に満足しています。ウェブサイトでScanSnapが動作している映像を見ていたので、ある程度は予測していたのですが、目の前で作動させてみるとその威力(スピード)に圧倒されました。 私は複雑な操作や設定をしなくてはいけない機械は苦手なのですが、ScanSnapはワンプッシュで読み取ることができるため、電話でクライアントと話しながらだって操作が続けられます。 しかもコンパクトだから、少々散らかったデスクにもラクラク置いて使えます。 仕掛かり中の書類はキャビネットに次々重ねていくのですが、一度PDFファイルにしておけば検索を機械的にできますから、1枚1枚書類を捜す手間もありません。 そしてScanSnap Organizerにフォルダー分けしておけば、後から見つけ出すことだって簡単にできます。

私は「読んde!!ココ」と連携させて使っています。紙のテキストをScanSnapで読み取り、透明テキスト付きPDFファイルに変換、OCR処理をした状態でWord文書として取り出すのです。 一連の操作は、スムーズそのものですよ。認識もよいですし、助かります。 こうすれば、翻訳スタッフに電子データの形でテキストが渡せ、スタッフはそのテキストの上から翻訳文を上書きして、メールで送り返してくることができるのです。 やり取りの時間が大幅に短縮できるとともに、文字のつぶれやかすれなどによる読み間違えもありません。

この他の導入メリット

jpegデータに変換した手書きのイラスト 当社のホームページは一部社内で制作しています。担当者は紙に手描きでイラストを描き、それをjpegデータに変換して、ウェブページにアップしています。 これまではビジネスコンビニでデータ化してもらっていたのですが、ScanSnapで担当者自らがデータ化できるため、時間も経費もセーブできて非常に喜んでいます。

その他のメリット

私が仕事で名刺交換する相手は日本人の方が多いため、ScanSnapに同梱されている名刺管理ソフトで十分なのですが、 通訳スタッフは様々な国の方々とお目にかかって名刺交換をするため、多言語対応の名刺ソフトが便利かもしれません。 PFUさんでは「CardMinder」という6ヵ国語対応名刺管理ソフトを開発・販売されていると伺いましたので、通訳スタッフに紹介すれば喜ぶと思いますね。

導入されてお気づきの点

それからスタッフのレジュメ(履歴書)やクライアントからの仕事の受付シート、契約書、経理関係の帳票類など他の担当者の仕事で発生する書類もScanSnapでデジタル化して、 整理・保管しておくと便利じゃないかと考えられます。
グローバル企業が増え、同時にビジネスにおいて、英語を中心とした外国語を使う機会も増えつつあります。 そんなビジネス環境では、私たちのような会社がお役に立てることも多いことでしょう。 私たちの会社は歩き始めたばかりではありますが、今後さらに前進すべく、日々活動していきたいですね。
ScanSnapは忙しい毎日に、大いに役立ってくれると考えています。ないと仕事にならないのではないかと心配なくらいなのですよ。