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fi-5110EOX3 事例 1

[下記リンク]  導入のきっかけ |  利用環境と利用法 |  導入結果とメリット 

IT化の進展に伴い、事務の効率化や保管コストの削減を実現する電子ファイリングの必要性が指摘されている。こうした中、一般企業はもとより、大学機関や教育現場で導入が活発化しているのが、紙文書をワンプッシュ操作で効率的に電子化するADF(オートドキュメントフィーダ)方式のコンパクト両面カラースキャナ『ScanSnap』だ。そこで今回、新モデルを導入した東京工業大学の泉 康雄(いずみ・やすお)講師に、話を伺った。

大学事務のスリム化に対応するユーティリティ・ツールとして期待
~ 昔の貴重な資料が蘇った気がしてうれしいです ~

【お名前】
泉 康雄 様

【学校名】
東京工業大学

【ご紹介】
大学院総合理工学研究科 化学環境学専攻 講師/理学博士
専門分野は、触媒、X線分光。


東京工業大学は、我が国を代表する理工系総合大学・研究大学として、創立120余年の伝統を誇る国立大学法人。 泉講師の研究室がある「すずかけ台キャンパス」(横浜市緑区)は、広大な敷地のほとんどが大学院と研究室で占められており、まさに緑豊かな研究都市といった風情だ。

同講師のグループでは、化学反応を促進する触媒表面サイトの詳細な観察を通じて、環境や資源へフィードバックすることを目的とした研究を行っている。「自然の中に潜んでいる法則を見つけ出したり、自然を詳細に分析する術を創り出す日常は地道なものです」と、自らの研究をそう表現する。

導入のきっかけ

電子証明力を高める新機能にも注目

大学の研究室というと、膨大な研究資料や論文の保管・整理が悩みの種とよく聞く。そのあたりについて尋ねたところ、「確かに、公文書の種類によって3年または5年保管しておく決まりがあるので、どうしても保管スペースが必要になります。 もちろん、研究に必要な資料や過去の論文などは日々溜まっていくものですし、『ScanSnap』で電子化して保管・整理に役立てていきたいですね」。

さらに、泉講師は、4月に施行された「e-文書法(通称)」に伴い、新モデルで搭載された『e-スキャン』ボタン(「e-文書法」の読み取り条件を満たす電子文書をワンプッシュで作成できる)と、『PFUタイムスタンプ』(電子文書・電子データの証明力を高める利用権を同梱)にも注目する。
「電子文書が公の書類として認められるようになると、なおさら電子文書の証明や管理が重要になってきます。つまり、<情報をいかに管理するか>が大切な作業になってきます。私個人でいえば、特に試験問題などはただ保管するだけでなく、こうした機能を使って証明力を高めることも必要な時代になるのかもしれませんね」。

利用環境と利用法

検索機能で、PDF活用をフレシキブルに

泉講師は、これまでフラットベッドスキャナを使用して一枚一枚スキャンしてきた経験から、紙文書を束のまま一気にスキャンできる機能性、しかも、読み取り速度が速いことを評価。「紙文書を手軽に電子化する製品としては、これ以上望むことがない完成された製品」と位置づける。

同大学は理工系大学ということもあり、図書館の蔵書にも使い勝手の良い電子版を購入しているケースが多く、論文関係もPDF化するのが普通になっているという。それだけにPDF活用には長じているところがあり、同講師も研究資料をPDF化して保管したり、メールなどで情報を共有するのに役立てている。そして、こうして蓄積したPDFファイルの検索が可能な『ScanSnap Organizer』を使用することにより、PDFをさらにフレシキブルに活用できると指摘する。

法人化により、事務効率が問われる

周知の通り、国立大学の法人化により、各大学ではさまざまな対応に追われているが、その中で、電子化による事務の省力化も重要な要素の1つになっている。同大学においても、事務系統を一元化して効率化に努めており、学内の連絡事項も電子メールで配信されることが多くなったという。 しかし、その分、教員一人ひとりがある程度の事務作業をこなすことが必要になったのも事実であり、こうした負担の軽減に『ScanSnap』が威力を発揮するケースもありそうだ。

「最近の講義では、プロジェクターに資料を映して進めることが増えたので、提示する研究論文などは『ScanSnap』で電子化しておくと便利ですね。それから、意外と思うかもしれませんが、大学って割とコピー機の台数が少ないんです。たとえば学棟に1台とか、そんな感じのところが多い。 ですから、研究室に『ScanSnap』とコピー機が1台ずつ装備されると、事務効率がもっと図られると思います(笑)」。

泉講師はそう話すと、何かを思い出したように資料棚に向かった。「そう、今思いついたのですが、使われなくなった過去のOHPシートもスキャニングできるか試してみましょう」。
そこで『ScanSnap』にセッティングしてOHPシートを読み取らせてみた。パソコンを覗き込むと、しっかりとスキャニングできている。「なるほど、これくらいの厚さのシートなら問題なく読み取れるんですね。画質もとても綺麗ですし、何か昔の貴重な資料が蘇った気がしてうれしくなります」。
同講師によれば、この手の古いOHPシートがかなり埋もれているという。使えるものは現代のフォーマットに再生してまた生かす。しかも、その作業はワンプッシュで実現できるので、有意義かつ効率的だ。

導入結果とメリット

ユーザビリティに優れ、使いやすい

『ScanSnap』を導入して、まだ日が浅いとのことだが、率直な印象を語ってもらった。「まず、実際に利用してみて感じたのは、使いやすいこと。ドライバやソフトウェアのインストールも簡単で、ユーザビリティがよく考えられているというのが第一印象です。設定や準備に時間がとられると、利用するのが億劫になってしまいがちですが、これは購入後にすぐ使用できましたね」。

「次に、価格の安さ。電子ファイリングの製品というと、とても高価であるという認識を持っていたのですが、同じ作業をこの価格の製品で実現できることを初めて知りました。以前から大学にも、そうした高価な電子ファイリング機器が備えてありますが、私は一度も使ったことがないんです。でも、こんなにコンパクトな『ScanSnap』で代用できるなら、利用範囲がグンと広がる気がしますね」。 『ScanSnap』は、今までのスキャナの概念を一掃する小さなプリンタのような形状をしており、A4ノートパソコンよりも小さなスペースに設置できるのも大きな特長。さらに2.7kgの軽量とUSB接続で、他のPCへの移動や実行も手軽に行える。

活字OCRソフトとの連携を推奨

最後に、泉講師は、『ScanSnap』と活字OCRソフトと連携して活用することを推奨してくれた。活字OCRソフトと連携することにより、WordやExcelファイルに変換できれば、紙文書の内容を再利用できるからだ。
また、今後の要望について聞いたところ、「実は今、本当に困っているのは名刺データの一元化なんです。すなわち、使う用途によって新たにデータを打ち込んだり、別のソフトにインストールする必要があったりと効率が悪い。そこで、付属の名刺管理ソフト『名刺ファイリングOCR V1.2』から、年賀状や封筒の宛名などに、そのまま形式に添って印刷できれば非常に便利だと思います。ぜひ、商品化を待っています」。


泉講師がそれだけ期待するのも、『名刺ファイリングOCR V1.2』の使い勝手の良さを評価しているからに他ならない。これらの指摘を踏まえ、『ScanSnap』のさらなる進化を期待しよう。

- 「インターラボ」 2005年7月号より -