fi-5110EOX 事例 9

授業や学校事務に関わる紙文書を手軽に電子化することで、保管コストや無用な印刷を削除できるツールとして、学校現場でのニーズが高まっている。そこで今回、実際に導入した丹羽孝良教論ならびに牛久保英明事務主任に、学校事務における活用について話を伺った。

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校務処理の電子化を簡単&スピーディーに実現
～スキャナに対するイメージが変わりましたね～

【お名前】 丹羽孝良様（写真右）、牛久保英明様（写真左）

【学校名】 群馬県桐生市立相生中学校

【学校紹介】
桐生市立相生中学校(梁瀬弘校長)は、四季折々の美しさを見せる名峰赤城山を望む恵まれた自然環境の中で、「心豊かで高め合う生徒の育成」を教育目標に掲げる、生徒数587人の学校。

【業務内容】
丹羽教諭は、教務主任として円滑な学校事務運営に携わるかたわら、2年・理科担当としてITを取り入れた実践に取り組んでいる。
また、その実績を生かして、群馬県生涯学習センターが主催する「おもしろ科学教室」にインストラクターとして参加したり、文部科学省所管(財)学習ソフトウェア情報研究センターの情報教育の普及・推進組織「マルチメディア研究会」群馬地区の事務局として活動している。

ITを巧みに取り入れる実践

「これは<簡易動画分析>という手法を用いた選択理科の学習成果です。 "実際の目では見えないものを観察する"という試みで、たとえば、ミルククラウンや水風船の破裂する瞬間とかをビデオカメラで撮影して60分の1秒コマの静止画に落し、その一瞬を観察する手法にトライしました」。（写真参照）
丹羽教諭はそう言うと、コンピュータに取り込んだ動画を見せてくれた。次にアニメーションのコマ送りのように静止画にした写真と比べてみると、たしかに肉眼では見えない水風船の破裂する一瞬や水飛沫の跳ねる様子がはっきりと視覚できる。

さて、このようにITを巧みに取り入れる同教諭の目には、「ScanSnap」はどのように映ったのだろう？

利用環境と利用法

「スキャナ」のイメージを変える操作性

現在、桐生市内の中学校にはまだ校内ネットワークが整備されていない(来年度から予算化計画中とのこと)。その中で丹羽教諭を中心とするグループは、手づくりで職員室にLANを敷設するなど、IT環境の充実にも工夫を凝らしている。そんな開放的な職員室の一角に「ScanSnap」が設置されて2ヵ月余り。
「私と牛久保事務主任の机が並んでいるので、お互いのデスクトップPC とノートPC につなぎ替えて交互に使っています。切り替えは、USBで接続するだけで簡単ですね」と丹羽教諭。

「教務主任という職務上、外部から来た書類はすべて私のところを通ります。以前はその書類をフラットベッドスキャナで一枚一枚スキャニングしていたので手間がかかって大変でした。『ScanSnap』ならワンプッシュで一度にA4用紙を50枚まで、しかも両面も読み取ってくれるで非常に効率的です。抜群の読み取り速度と簡単な操作性を含め、わたし自身スキャナに対するイメージが変わりましたね」
丹羽教諭のところには教育委員会からの通達文書や案内など、1日平均50～60枚の書類が届く。それを1枚ずつスキャンしていくのは並大抵なことではない。事実、昨年度も電子ファイリングにチャレンジしたのだが長続きしなかったという。
「『ScanSnap』を利用してからは、快調そのものです。なによりスキャンする煩わしさから解放されました」。(同教諭)
「ScanSnap」のA4用紙・1枚あたりの読み取り時間は約4秒（ノーマルモード時）。これなら、忙しい仕事の合間でも大量の書類の電子化がスピーディーに行えるはずだ。それに原稿サイズも、A4、B5、A5、B6、A6、はがき、名刺サイズはもちろん、任意の原稿サイズを設定できるなど、あらゆる原稿サイズに対応している。

すっきりとしたデザインと便利な補正機能

それともうひとつ、置く場所を選ばないコンパクトな設計が気にいっているという。「何かと書類が多い職員室のような場所では、どこにでも設置できるほうが使い勝手が良いですね。それに操作性でいえば、エラー時のメッセージとその後の操作方法の指示がユーザーインターフェース的によく考えられていてスムーズに行えます」。

Faxで送られてきた書類や最初から傾いてコピーされた用紙なども自動的に補正するとともに、縦横の向きが混在した原稿も自動的にページ毎の向きを正しく表示できるようになった。

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導入結果とメリット

印刷コスト削減のため、PDF化してからプリントアウト

牛久保事務主任は、印刷コストについて指摘。「先生方に配布する書類も、そのままコピーするよりもスキャンしてPDF化してからプリント出力するほうがコストが半分くらいになりました。これも経費の削減にとって大きいですね。それに再現性が優れているので、コピーした書類と比較しても、PDF からの出力でもなんら問題ありません」
実際に統計をとり印刷コストを比べた結果だというから、まさに事務的な観点からの鋭い指摘だ。 IT化の弊害としてプリントニーズの拡大が懸念される中、予算に限りのある学校現場ではこのような細かいフォローが大切である。

「使い勝手として便利なのは、PDFで取り込む場合、自動的にカラーと白黒の書類を識別してくれるので容量が少なくて済みますね。なんといっても自動的に行ってくれるので、いちいちチェックする手間が省けますよ。ただ、JPEGで保存する場合はカラーでしか保存ができないので、次バージョンではその機能を追加してほしいと思います」。

教師間のデータ共有や授業での活用を期待

今後の要望としては、A3サイズが取り込めるバージョンがぜひ欲しいとのこと。現在では校務文書のほとんどはA判になったが、書類形式によってはB4サイズのものも存在する。したがってB4書類は縮小コピーするか、ハサミで切ってB5サイズにして読み取らせるか、いずれかの方法をとっているという。事務処理用として日常使うには多少形体が大きくなっても、多様なサイズへの対応が必要ということかもしれない。

気になる製品価格について聞くと「Adobe Acrobat 60や名刺OCRソフト付きなので、むしろ安いのでは」（牛久保事務主任）と好意的な回答を得た。
「校務処理的には、スキャンしたデータをサーバ上の共有フォルダに入れて、先生方が自由に閲覧できる環境をつくりたいですね。また、保護者への案内文書や学習成果物などを適宜ホームページにPDFで掲載することもチャレンジしていきたい。その際にはわたしたちだけでなく、できれば先生方全員に活用してもらいたいので、ネットワーク対応として台数ライセンス制度ができると嬉しいですね。さらに授業での活用として教材づくりや発表資料づくりなど、生徒に直接使わせてみたいですね。『ScanSnap』ならボタンひとつで取り込めるので、すぐに授業で利用できるでしょう」と、丹羽教諭は今後の活用について期待を膨らませる。