Fujitsu The Possibilities are Infinite

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fi-5110EOX 事例 7

[下記リンク]  利用環境と利用法 |  導入結果とメリット 

お客様へのサービス充実のためのScanSnap活用術
~ スキャンするのが楽しみ! ~

【お名前】 黒川 豊 様

【会社】 黒川税理士事務所

【所在地】 千葉県千葉市

【ご紹介】
黒川税理士事務所(所長:黒川 豊氏)は顧客サービスの充実を主眼におき、確実に顧客を増やしている。
「ScanSnapの使い勝手の良さは顧客サービスの充実のためには欠かせません。今もこうしてコンピュータの上に置いて使っています」と語る黒川税理士。 同事務所のScanSnap活用事例を検証する。


利用環境と利用法

先進機能がコンパクトな本体に凝縮

黒川税理士事務所には、月次監査の際に使うノート型も含め7台のパソコンがあり、OSはすべてWindows XP。光ファイバーに接続されていてIT化については高水準の事務所といえる。
黒川氏が使っているパソコンに接続されているスキャンスナップは、そのコンパクトな本体ゆえパソコンの上に設置されている。
「私にとってパソコンまわりはとても 重要な場所。たとえば日本の中心街、銀座のようなもの。 その銀座の一角にその位置を占めるということは、私にとってはかなり意味のあることなのです。本棚の上の、以前使っていたスキャナとは大違いです」
同事務所では以前からスキャナ(フラットベットスキャナ)を使っていた。
「スキャナを使う機会はいろいろあるのですが、スペースをとること、その度に接続したり操作が煩雑であったりして、あまり使っていなかったというのが実際のところです」
「私どもの事務所ではお客様に経営・営業に専念していただくために、会計ソフトの導入支援を行なっています。 具体的にはお客様に経理についての分かりやすいマニュアルを作ってお渡ししています」

導入結果とメリット

データ収集が楽しくなる簡単スキャニング

「ただでさえ書類が多い会計事務所ですから、紙ベースの情報をPDFファイルにして保管するにもScanSnapは簡単です。 新聞の切り抜きくらいならほんの数秒でスキャンできますからとても便利に使っています」
また黒川氏は顧客向けにメールニュースを発行している。この原稿作成をするためのデータ収集に、ScanSnapを使い新聞、雑誌記事をPDFファイル化して保存しておく。 そうすることで必要な記事をスピーディーに検索できるようになり、情報管理がスムーズになったという。
記事の切り抜きは情報管理の中でもデジタル化しにくいもので、いまだにスクラップ帳を使っているというケースも少なくない。 しかし、ScanSnapを使うと簡単にPDF化できて情報収集から管理までの作業時間が飛躍的に短縮できるのだ。
「パソコンには常時つないであるので『この記事は使える!』と思ったらその場でスキャンします。 作業自体は1分もかかりませんからスキャンするのが楽しみになり、毎日こまめに情報収集をしています」
黒川氏は顧客の視点に立ってこれからもScanSnapをさまざまな場面で活用する考えだ。


「ScanSnap」はコスト削減、業務効率の向上につながるとして、会計事務所のみならず、さまざまな場面で活用されている。
スキャンしたデータは、自動的にPDFファイルに変換され、管理が簡単だ。見積書や注文書といった取引文書から会議の議事録、領収書などまで、データ化して一元管理することができる。 PDFファイルはデータ容量を抑えたイメージファイルとして、ビジネスにおいて標準となりつつあるファイル形式でありAdobe® Reader®あるいはAdobe® Acrobat®がインストールされていれば、ほとんどのパソコンで閲覧できるのも大きなメリットだと考えられている。

- 「シリエズ」 2004年7月号より -