fi-5110EOX 事例 6

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ニュースソースの整理と有効活用を紙資料の電子化により実現する
～「非常に小さいスキャナなので驚きました」～

【お名前】 岡崎直子様

【業務内容】 記者

【会社】 株式会社大阪繊維研究社

【所属】 東京支社編集グループ

【所在地】 大阪市中央区備後町（本社）

【代表取締役社長】 田村鷹志

【発行部数】 6万8,000部（繊維ニュース）

【事業内容】
繊維専門日刊紙「繊維ニュース」、繊維専門情報誌（中国語、英語）、繊維専門書籍の発行、マルチメディア事業など

株式会社大阪繊維研究社

繊維市場や繊維業界全般のニュースを報道する日刊紙「繊維ニュース」を発行している大阪繊維研究社。メーカーからのプレスリリースなど、取り扱う紙資料は膨大な量に及ぶ。資料の保管スペースは限りがあるが、簡単に廃棄できない資料も少なくない。その解決策の1つである紙資料の電子化を手軽に実現できるScanSnapを、繊維ニュースの記者が試験的に利用した。

増え続ける膨大な紙資料－保管スペースの確保が課題

株式会社大阪繊維研究社は、繊維専門の日刊紙であるタブロイド版の「繊維ニュース」をはじめとして、中国語による繊維専門月刊誌「繊維信息報」、英文による「Asian Textile Business」などを発行している。そのほかにも、マルチメディア事業など様々な媒体を通じて繊維市場、繊維業界のニュースを発信している。
そのため同社には、メーカーや商社などから新製品のリリースなどが大量に送付されてくる。一部は電子メールで送付されるものもあるが、リリースをはじめとして、決算資料など記事資料の大部分は紙資料だ。
株式会社大阪繊維研究社東京支社編集グループ記者岡崎直子氏は、「企業のリリースは、後から手に入れることが難しいものもあります。また、それらのリリースは別の記事を補完する資料として利用したり、特集企画に利用したりと、入手時にすぐに利用しなくても、一概に廃棄できる資料であるとは決められません」と、紙資料の廃棄のタイミングの難しさを強調する。
従来まで、岡崎氏は送付されたリリースなどを、一時的にバインダーに保管しておき、3カ月に1回程度の頻度で、資料の整理を行っていたという。紙資料の量は、1週間分で15mmのバインダーほぼ1冊分になるという。さらに、四半期や半期ごとに発表される企業の決算関連の資料を合わせると、1年で、1人分の資料が幅900mm程度の標準的な書類キャビネット1段分になっていた。岡崎氏は、「特に決算関連の資料は、過去にさかのぼって数字を調べるケースがたくさんあります。外部の貸倉庫などに保管してしまうと、利用しにくいので、結局は手元に保管しなければならないのです」と、外部倉庫が利用しづらい理由を説明する。

紙資料の保管スペースの削減方法の1つとして電子化が有効だ。しかし、コストや手間をかけずに大量の紙資料を電子化するのは難しい。岡崎氏は、「以前から、紙資料の電子化の必要性は感じていました。しかし、電子化するための手間を考えると、仕事で使用している紙資料を電子化するのは時間がかかりすぎて、現実的ではありませんでした」と指摘する。というのも、岡崎氏は、自宅でフラットベッドタイプのスキャナを利用しているからだ。岡崎氏は、「子供の描いた絵などをスキャンして、電子メールで祖父母などに送ると大変喜ばれます。また、電子化することで、それまでは処分せざるを得なかった紙資料でも保存しておくことができます」と、電子化のメリットについての理解を示す。
とはいえ、自宅でごく少数の紙資料を電子化する場合はともかく、忙しい業務の合間に大量の紙資料を電子化するのは難しい。アウトソースなど、外部に電子化を委託する場合にはコストがかかる。手間とコストのかからない電子化方法が必要とされていたのだ。

利用環境と利用法

資料と原稿を一度にスキャン－電子化と整理を同時に実現

手間とコストをかけずに紙資料を電子化するためには、資料を入手するたびにこまめに電子化していくことが有効だ。そのためには、操作の簡単なスキャナが不可欠になる。それに応えるのが、PFUの「ScanSnap fi-5110EOX（以下、ScanSnap）」だ。そこで岡崎氏は、試験的にPFUのScanSnapを使用することで、紙資料の電子化・有効活用について検討した。
岡崎氏は、「非常に小さいスキャナなので驚きました。狭い編集部の机においても邪魔になりません。丸みを帯びた本体のデザインが特徴的でした」と第一印象を話す。
Snapの設置場所は、岡崎氏の机の上、液晶モニターのすぐ横だ。実際に使用する際は、シューター（原稿台）を展開する分だけ手前に移動させる必要があるが、本体重量は2.7kgなので、多少の移動は苦にならない。
岡崎氏が日常的にScanSnapを利用するのは、リリースなどの記事を書くために必要な資料を保存する場合だ。岡崎氏は、「まだ短期間の利用なので、書類の保管スペースの削減効果は現れていません。ただ、ScanSnapを使えば、記事の原稿とその資料を一緒に電子化できるので、資料の検索性が非常に向上しました」と、ScanSnap利用の効果を説明する。

岡崎氏の勤める大阪繊維研究社では、確実な記事原稿の送付を実現するために、2つの方法を使用する決まりになっている。1つは電子データとして送付する方法。もう1つは、ファクスを利用する方法だ。そして、従来までは、送付原稿と記事の資料は別々に保存されていた。岡崎氏は、「送付した原稿と資料を一緒にスキャンすることで、原稿と資料の整理が同時に行えます。後から原稿や資料を参照する際に、関連した情報がまとまっているので、資料を効率的に探せます」と電子化のメリットを話す。原稿と資料を合わせると10枚程度になることが多いという岡崎氏は、「資料などをスキャンしている時間も短いので、ストレスを感じることはありません」と15枚/分の読み取り速度にも満足を示す。また、時には写真原稿の送付にもScanSnapを利用するという。雑誌のカラーページと異なり、新聞という媒体においては、掲載する画像に高い解像度は要求されない。そのため、解像度がモノクロで600dpiの「スーパーファインモード」で読み取った画像データであれば、そのまま、写真原稿として利用できるという。デジタルの画像データがない場合でも、プリントされた写真があれば、すぐに写真原稿として送付できるのだ。

さらに岡崎氏は、ScanSnapを名刺の整理にも利用している。岡崎氏は、記者という職業柄、週に30～50枚の名刺を交換している。昼間は取材に出かけ、夕方から原稿を書き始める岡崎氏に、これらを1枚ずつデータベースに入力する時間はない。岡崎氏は、ScanSnapに同梱されている「PFU名刺ファイリングOCR V1.1」を利用することで、面倒な名刺の整理から解放されることができたのだ。

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導入結果とメリット

サテライトオフィスなどとの資料の共有活用にも期待

現在、岡崎氏が勤務するオフィスは荒川区にあるが、取材先のほとんどが都心にあるため、サテライトオフィスを設ける計画だという。オフィスといっても、あくまでも取材と取材の合間に立ち寄るなどの用途が主なため、必要最低限の事務機器しか用意できない。もちろん、大量の紙資料を保管することは不可能だ。
岡崎氏は、「サテライトオフィスにScanSnapがあれば、取材先で入手した紙資料をすぐに電子化して、共有できます。電子メールを使って送信すれば、ファクス代もかかりません」と、早くもScanSnapの導入効果に期待している。従来までの紙資料も電子化しておけば、ノートパソコンやCD、DVDなどに保管して持ち歩けるので、サテライトオフィスにいても不自由がなくなる。
また、以前は広告を担当していたという岡崎氏は、「ScanSnapはカラーにも対応しているので、広告原稿の校正のやり取りに利用すると、効率的に作業を進められそうです」と、他部門での利用の可能性を話す。そのほか、取材先に掲載記事を送付する際にScanSnapを利用すれば、電子メールで迅速に送付でき、そのうえ画質はファクスよりも鮮明になる。さらに、従来は郵送していたために必要であった切手代や封筒などの郵送関連費用がかからないため、経費の節減効果も期待できる。

岡崎氏はScanSnapへのリクエストとして、「大量の紙資料をスキャンすることが多いので、スキャンした紙資料の受け皿は、もっと大きい方が助かります」と、希望を語る。
現在、岡崎氏はオフィスで仕事上の紙資料を電子化するためにScanSnapを使用しただけだが、自宅でもぜひ使ってみたいと話している。また、同社のほかの記者もScanSnapに高い関心を示しているという。今回は試験的に使用したScanSnapだが、岡崎氏は、「ScanSnapを購入するよう、上司に提案します」と、ScanSnapの正式導入に強い意欲を示している。