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オフィスの紙文書を電子化することで、保管コストやFax通信コストの削減をすぐに実現できるツールとして、一般企業はもとより、大学研究室や学校現場でもニーズが高まっている。そこで今回、実際に新モデルを導入した常磐大学の堀口秀嗣教授に、大学の研究室での資料づくりや授業等における活用について話を伺った。

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大学研究・講義の事務効率に威力を発揮
～「ほら、もう読み取れたでしょ」～

【お名前】 堀口秀嗣様 (国際学部教授)

【大学名】 常磐大学

【所在地】 茨城県水戸市見和1-430-1

【業務内容】
教育工学学者。
最近では教員たちと共に開発した総合学習ツール「デジタルポートフォリオ」を展開。
国立教育政策研究所・教育研究情報センター・総括研究官を経て、2003年より同大学国際学部でコンピュータ概論・演習を担当。

利用環境と利用法

場所を選ばないコンパクト設計

「ScanSnap」は、雑然とした研究室のテーブルの上に置かれている。堀口教授によれば、どこに置いても邪魔にならず、気軽に持ち運べるコンパクトな設計なので、使用用途や気分によって、デスクトップPCとノートPCに繋いで使い分けをしているのだそうだ。

「講義の時の使い方でいえば、コンピュータ雑誌等の記事を切り取ってPDF化し、プロジェクターで拡大して学生に見せたりしています。これだと、いちいち雑誌を回したりせず、しかも大事なところだけ見せられますから。たとえば、これは20年前のパソコンの広告です(古いコンピュータ雑誌をめくる)。この当時は最強・最速のスペックと謳っていますが、現在の最新PCと比べると雲泥の差がありますね。こんなのを学生に見せると、みんなビックリしますよ。
その他にも、論文や学会のニュースレターなども自分のライブラリとして保存しておいたり、メールで送ったりといった使い方をしています。また、講義の出席は個別に用紙に記入してもらっていますが、これを束のまま読み取って記録しておこうと思っています。今ちょっとやってみましょう」

堀口教授はノートPCに「ScanSnap」をUSBで接続。実際に用紙をトレイに差し込んで読み取りを開始した。「こんなふうにシューター(原稿台)を開くと電源が入り、閉じると電源が切れるのも、スイッチを押すのを忘れたり、切り忘れの心配がなく合理的で気に入っています。ご覧の通りスタートボタンを押すだけでどんどん読み取っていくので手間いらずでしょ。それにPDFで自動的にファイルに保存するのは、かつて高級だった電子ファイリングシステムをパソコンで実現できる隔世の感がありますね」と感慨深げな様子。
さらに「いろいろな関係の論文をフォルダに分けて保存するのに便利です。ただ、その都度、設定を変更するのがちょっと面倒かしれません。できれば右クリックのウィンドウを大きくし、利用頻度の高い設定情報は設定を選ばなくても指定できるようになると、もっと使いやすくなりますね」と今後の操作性の向上について指摘。

モニタでも忠実な色の再現性

続いて、デスクトップPCに場所を移動して「ScanSnap」を接続。さきほど話に出た古いコンピュータ雑誌のパソコンの広告をスキャンして見せてくれた。
「広告のようなしっかりとした厚紙でも問題なくスキャニングできます。ほら、もう読み取れたでしょ。写真もとってもクリアに再現できますね」

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導入結果とメリット

読み取りの速さを実感

「読み取りが速いのには驚かされました」と堀口教授。
「いちばん速いノーマルモードでも1分間で15枚も読み取れ、しかもイメージとしては十分な品質を保っています」。
一般的に読み取り速度が遅いと、それに時間を要してしまい、使うのがついつい億劫になりがち。
また、これまで使っていた一枚ずつ画面に乗せるフラットヘッドスキャナと違ってトレイに最大50枚まで差し込みが可能、しかも両面を一度に読み取れるのがとても便利だという。

使える名刺OCR

堀口教授がPDF以外にも便利な機能としてあげたのが、付属の名刺管理ソフト「名刺ファイリングOCR V1.1」だ。
「私は職業柄、年間500人以上と名刺交換する機会があります。ですから、名刺の整理には長年苦労していました。この名刺ファイリングOCRを使うと、名刺をスキャンしただけで自動的に氏名、会社名、住所、電話番号等を読み取り、テキストデータにしてくれます。ずっとアルバイトに名刺のデータ入力を頼んでいるのですが、これからはPDFファイルで送信して入力作業が行えるので、在宅アルバイトが可能になりますね」