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fi-5110EOX 事例 2

[下記リンク]  導入のきっかけ |  利用環境と利用法 |  導入結果とメリット 

導入のきっかけ

富士通プロダクト事業推進本部 ITプロダクトオペレーション部 エクスポートオペレーションセンター(以下：EOC)は、これまでもサプライチェーンマネジメント(SCM)のスピードアップを目指し、輸出業務工程の見直しや社内システムの改良を行っています。 その中で社内の輸出業務効率化運動の一つとして、グループ企業のPFUが開発・販売を手がけているScanSnapがFaxの代替になると考え、ScanSnapのモニター応募をしたのがきっかけです。

ScanSnapを導入されたきっかけは何ですか？

毎月購読しているMac系パソコン誌をめくっていたら、偶然このマシンを見つけたんです。 「面白いマシンだけど、Mac対応製品でない・・・」といった特集だったと記憶していますが、残念だなぁと思いました。 しかしMacOSXでは、LANでそのままWindows機を接続できると思い直し、ScanSnap fi-4110EOX2(従来機)を購入しました。

利用環境と利用法

作業環境

使用目的（用途）

1. 大量の船積関連書類の電子化・情報共有
2. Faxからの代替利用

これまでどのように作業なさっていたのですか？

我々の部署は輸出業務で、P/Oやインボイスなど様々な書類を取り扱い、多いときには一件の商談で、8cmの紙ファイル1冊分（約800枚）の書類が発生する場合もあります。 今までは書類全てを事務所内で保管、また、これらすべてを乙仲(通関業者)、海外拠点、本部の営業部門の3ヵ所にFaxで送信していました。

とりわけ海外拠点とのやり取りでは、

• 電話回線が通じない
• Faxが途中で止まる
• Faxの紙あるいはインク切れが頻繁に起こる
• 文字潰れや線が入って読めない場合がある
• 本当はFaxが届いているかもしれないが、相手先の紛失で届いていない場合がある

といった頭の痛い問題が山積でした。さらに、相手先にFaxが届いたかどうかの確認や、書類の山から必要な書類を探す作業に手間と時間がかかり、かなり苛立ち、ストレスになっていました。 しかも業務に対応するために、当部署の2台のFaxでは足りず、緊急時には、隣の部署にFaxをお借りしなければならないこともあり、心苦しい思いをしていました。

ScanSnap導入後の作業は？

導入結果とメリット

導入した結果はどうでしたか？

以前は、少ない月で200～300枚、決算期など多い月では1人につき1,000枚以上の書類をFaxしておりました。 ScanSnapを導入したことによって、Faxの通信コストがかなり削減（3分の1以下）できました。 ScanSnapは読取った書類をPDF変換し、メール添付して送りたい相手に、確実に、素早く、手間が少なく送ることができます。 これは個人のPCがこれまでのFaxと同様の役割を果たすため、あたかもFaxが人数分設置されているようなものです。 しかも、送信の記録が送信者のPCに残るため、Faxを送ったかどうかを確認することも簡単です。 これまでFaxで送っていた手間がウソのようになくなり、今後、Faxを使って同じ作業をしようなどとは考えられません。

このほか導入のメリットはございましたか？

現在も監査に対応するため、1年分の書類原本を事務所内に保管していますが、書類をPDF化してサーバに入れているため、 紙ファイルを開く必要がなく、作業効率は飛躍的に向上しております。 ScanSnapは、見た目がスタイリッシュになり、コンパクトでスペースを取らないのも好感が持てますし、ボタンが中央の1つに変更されたので、これまで以上にリラックスして使っています。 また、新機能の「原稿傾き・向き補正機能」は、当センターではかなり嬉しい機能です。もともと傾いて入ってきたFaxに有効で、欲しかった機能がさらに追加された感があります。

このほか導入されてお気づきになったことはありますか？

• 感熱紙などの薄い書類が読込めない点
  → その際にはフラットベッドスキャナで読込むようにしています。
• スキャン後のPDFファイルの保存先が固定である点
  → 我々の部署はプロジェクトや担当者別にデータの保存先を決めているため、自動的に生成された名前を付け直して保存する必要があり二度手間。 しかもファイル名変更前のデータが自動的に蓄積してしまうため、定期的に削除しなければなりません。

このあたりの改善をお願いしたいです。そうは言っても、これまでの煩雑で、うんざりするほどの書類を次々に処理していってくれるのは、このマシンならではの良さですね。正直大助かりしています。