fi-5110EOX 事例 14

大阪国際見本市委員会は、貿易及び産業の振興発展を目的として、大阪において国際見本市を開催する社団法人だ。開催する見本市はアパレル、自動車、食品、環境など多岐にわたる。また、出展社は国内企業にとどまらず、海外とのやり取りも多い。展示会の案内、パンフレットの作成など、従来、紙資料が中心だった展示会の営業・ディレクション業務にScanSnapを活用している例を紹介する。

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電子ファイルによる2つの拠点間の情報共有と名刺管理でスムーズな業務遂行を促進
～ ScanSnapならストレスを感じずにすみます～

【お名前】 愛屋博司様（課長）

【名称】 社団法人大阪国際見本市委員会事業部プロジェクトリーダー

【会社名】 社団法人大阪国際見本市委員会

【本社所在地】 大阪市住之江区南港北

【会長】 大阪商工会議所会頭野村明雄様

【事業内容】
貿易及び産業の振興発展を図るとともに、国際親善に寄与するため、大阪において国際見本市を開催する。開催予定の見本市：「フードテック&ジャパンフード（食品機械/機器と加工食品）」、「ニューアース・地球環境技術展」、「パワフル大阪・商メッセ（卸売り商業組合による見本市）」、（特別開催協力）「Clean LIFE Vision 21 2004 Tokyo（クリーニング展示会）」、「国際アパレルマンショー」など

導入のきっかけ

クライアントや外注先などと国内外企業と密接な連携が必須

社団法人大阪国際見本市委員会は、大阪府、大阪市、大阪商工会議所、日本貿易振興会の4者によって構成される公益法人だ。その役割は、大阪で国際的な展示会を開催することによって、貿易の振興、国際親善を推進するというものだ。現在、東京に駐在している社団法人大阪国際見本市委員会事業部プロジェクトリーダー（課長）愛屋博司氏は、「携わっている展示会は、アパレル、食品、環境、自動車など様々な分野の様々な業界で多種多様です。それらの展示会の出展募集や説明、会場の割り振りや広報、当日の商談のサポートなど、ディレクション業務の内容も非常に幅の広いものです」と業務の特長を語る。

例えば、新しい出展社がある場合には、出展社に前回の展示会の様子を参考として説明したり、大阪の事務局に出展社の取り扱い製品を報告したりする必要が生じる。愛屋氏は、「展示会の様子などは、文字よりも画像で説明する方が的確に伝えられます。これまでは、ファクスと電子メールを中心に利用していました。しかし、ファクスではモノクロでしか画像を送付できません。

また、一つの件について電子メールの送信とファクスの送信の2度の手間がかかるうえ、ファクスを使用する際には離席する必要もあります」と、効率的に業務を遂行するうえでの課題を指摘する。さらに、愛屋氏は、もう一つの課題を付け加えている。それは、資料のファイリングの問題だ。
大阪と東京で業務を滞りなく進めるためには、お互いに情報を共有する必要が生じる。そのため、電子メールで送信した本文と、ファクスで送信した画像の資料を必要に応じてファイリングしなければならなかったのだ。

愛屋氏は、「東京事務所の業務が増加してきています。手間と保管スペースの必要な紙資料のファイリングは、解決すべき問題でした。また、紙資料が中心だと、大阪事務所との情報共有が行いにくいという課題もあります」と問題点を打ち明ける。

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導入結果とメリット

カラー化とファイリングが電子化により一度に解消

愛屋氏は、以前はフラットベッド型のスキャナを使用していた。しかし、スキャンする速度が遅いこと、スキャナ本体が大型で場所を取ること、操作が面倒などの理由により、現在は使用していないという。愛屋氏は、「最大の理由は、手間がかかる、操作が面倒に感じるという点です」と、従来使用していたスキャナを使わない理由を指摘する。仮にスキャナに自動原稿送り装置（ADF）を搭載している場合でも、頻繁に利用する場合にはその都度、離席する必要が生じる。自席を離れずに、簡単にスキャナを利用したい。

愛屋氏は、「急いでいるときは、スキャンする時間も惜しい気がしますが、ScanSnapならストレスを感じずにすみます」と、スキャンの速さを第一印象として挙げている。 ScanSnapを使用するうえで、もう一つ大きなメリットは、スキャンしたPDFデータを電子メールで送付できる点だ。展示会の案内やパンフレットの校正作業などは、従来までは、ファクスと宅配便などを利用せざるを得なかった。しかし、ScanSnapで校正原稿をPDF化することで、確認作業も迅速に行えるようになった。

さらに愛屋氏は、「ファクスでは必要なカバーレターが不要になったのも嬉しい点です」と、ScanSnapの利用メリットを語る。海外を含め、多数の出展社とのやりとりが必要なため、1枚のファクスのカバーレターといえども、決して少なくない手間が生じていたのだ。

また、スキャンしたデータをPDF化して保存することによって、情報を一元的に管理できるようになり、紙資料によるファイリングの必要もなくなったという。「ファクスで送信していたデータが電子化されたことにより、東京と大阪での情報共有もスムーズに行えます」（愛屋氏）

多彩な名刺管理機能が効率的な業務遂行をサポート

大阪国際見本市委員会の業務には、展示会当日の来場者と出展社の商談のサポートも含まれる。そのため、1日で膨大な枚数の名刺を交換することになるという。
一度に大量の名刺が集まるため、愛屋氏は「これまでに使用した名刺整理ソフトや名刺専用スキャナでは、大量の名刺を処理するのにどうしても時間がかかってしまい、なかなか電子化して整理することができませんでした」と、実情を打ち明ける。

ScanSnapには名刺管理ソフト「名刺ファイリングOCR V1.1」が同梱されており、スキャンした名刺のデータを簡単に整理することができる。 ScanSnapであれば、一度に20 枚程度の名刺をスキャンできるので、大量の名刺のスキャンにも手間がかからない。
愛屋氏は、「読み取り画像がそのまま表示される点を評価しています。 1枚の名刺に印刷されている全てのデータを認識させるには、誤認識などを修正するなど手間がかかります。まずは、会社名、氏名など最小限のデータが正確に認識されれば、データの利用に不自由を感じません」と、説明する。
また、名刺に印刷された電子メールのアドレスは、非常に文字の大きさが小さい場合が多く、入力に手間がかかった。しかし、ScanSnapを利用することで、面倒な電子メールアドレスの入力の手間が省けるのだ。

現在、ScanSnapは主として愛屋氏が使用しているものの、共有フォルダを利用することでスキャンしたデータを情報共有している。愛屋氏は、「共有化をさらに進めて、現在は個人で行っている名刺データ管理なども一元化していきたい」と、希望を語る。
また、海外企業の資料の翻訳業務なども行っているため、入力手段としてのScanSnapにも期待しているという。