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fi-5110EOX 事例 13

[下記リンク]  導入のきっかけ |  利用環境と利用法 |  導入結果とメリット 

カリフォルニア大学バークレー校は、1868年創立、学生数約28,500人、100の専攻分野を持つ全米屈指の名門校です。 キャンパスはサンフランシスコに程近い、人口11万人の街、バークレーにあります。 ここは様々な文化が混在し、エンターテイメントが盛んなばかりでなく、太平洋岸のビーチへのアクセスがよく、東にはシエラネバタ山脈を控えたレジャーにも適した場所。 夏は涼しく、冬は温暖な気候のため、学生は充実した学習環境のもと快適なキャンパスライフをおくっています。
今回お話を伺った原子力工学科の安教授は、1995年に渡米以来、ご自身も原子力工学の博士号を取得されたこの母校で現在も教鞭を取られています。 もちろん、ご自身での研究、学会での発表を同時になさる現役の研究者としてのお顔も持たれ、日々お忙しい毎日です。 その安教授の研究と授業を強力にバックアップすることになった "ScanSnap" ご利用のいきさつとその後について伺いました。

導入のきっかけ

そもそもScanSnapという製品に興味を持ったのは、impress TV （http://www.impress.tv/）に掲載されているスタパ齋藤さんの「スタパトロニクスTV」という紹介番組でした。 論文やレポートを素早く電子化できるスキャナがないか探していたところ、インターネットでこの番組を見つけたのです。
番組ではScanSnapを実際に使って見せており、その使いやすさと優れた機能が印象的でした。 特に注目したのは、片面・両面を気にすることなく、ドライバーが自動判別する点と読み取りの速さ！

私がスキャナを使用し始めたのは、職業柄、自身の論文・レポートばかりでなく、同分野の研究者のものを大量に保存する必要があったためです。 当初はフラットベッドタイプのスキャナで片面を1枚ずつスキャンしてみたのですが、時間がかかりすぎて手におえなくなりすぐに断念してしまいました。 しかしながら、日々書類は溜まっていきますし、研究室の書棚も限界に達しようとしていたことから、何かいいものがないかと探していたところ、このサイトにたどり着いたのです。 そして見つけたScanSnapは、差し込んだ書類を次から次へと読み込んでいき、さながらマジックを見ているようでした。私が欲しかったのはこんなスキャナだったんですよ。

利用環境と利用法

作業環境

使用目的（用途）

1. 論文・レポートのPDF化（ホームページ掲載用/保存用）
2. 大学内の事務連絡書類の電子化（電子ファイリング）
3. 講義ノートの作成

導入前はどんな状態でしたか？

これまでは溜まっていく様々な書類（論文・レポート・研究ノート・論文を書くための資料など）を紙ファイルにファイリングし、書棚に並べていくといった、ごくオーソドックスな方法をとっていました。

大学の教員は業績評価・昇進のための評価を定期的に受けますが、その際に自分の発表したすべての論文を提出する必要があり、毎回これを揃えるのは相当な手間がかかっていました。 しかも、評価者に紙の書類として送付する場合は、多い場合は10セット（1セット＝段ボール約1箱分）も揃えねばならず、そのコピーだけでも膨大なものでした。
また、近年研究者は自らのホームページのなかで各種論文やレポートを掲載することが必須となっています。 最近でこそ雑誌掲載の発表論文はPDFで入手可能ですが、以前は紙が主流。数年以上前の古い論文は、スキャンしてPDF化するしかありませんでした。 さらに、自著論文でも一部Wordで作成したものやワープロ作成のものなどフォーマットがばらばらで一括保存することができないという不便さもありました。 大学内の連絡書類・回覧物なども同様に古いものは紙でしか存在しないため、頻繁には使わないものの、まだ必要となる可能性のあるものはすべて捨ててしまうわけにもいかない状態でした。

このほか、授業中に学生に配布するReading Material（次回の授業の前にあらかじめ読ませる書籍や文献のコピーなど）は、依然として紙である場合が多々あります。 カリフォルニア州の財政危機によって、大学もここ数年、毎年8.5％もの経費削減を求められており、学生に紙の資料を配布することをできるだけ避けたいという希望がありましたが、PDF化の手間を考えるとなかなか実施に踏み切れませんでした。

導入結果とメリット

導入した結果はどうでしたか？

パーソナルユースのスキャナとしては、よくできているなあという印象です。軽快なスピードで読み込んでいくので、イライラ感がありません。 これまでフラットベッドタイプのスキャナでスキャンしていた時は、「さあ、やるぞ！」と意気込んでから作業していたものですが、このScanSnapは何しろ傾きや天地すら気にせずに書類を原稿台に載せ、ワンプッシュすれば次々に書類をPDF化するため、躊躇なく使えるのが嬉しいですね。 ちなみに毎日、書類をスキャンしていったところ、1ヵ月で約1万ページ、書棚で1段分をすべて読み込んでしまいました。 おかげで書類に埋もれつつあった研究室が徐々に片付いてきており、この調子で続けていけば、数ヵ月後には見違えるほどすっきりするのではと、ひそかに期待しています。

その他の導入メリットは？

私の受け持ちのクラスは通常15名程度の学生が登録していますが、彼らに配布するReading Material は1学期間に300ページ/人にも及び、しかもその費用は大学の負担か個人の研究費から支払っています。 そしてこれらのコピー代（数百ドル/1学期）やコピーする手間もバカになりません。 これらの問題もScanSnapは解決してくれそうです。 来学期からは紙の資料を配布する必要がほとんどなくなり、あらかじめPDF化した資料を学生宛てにE-mailで送付あるいは学内のサーバにアップしておくだけでよさそうです。 今から新学期が楽しみです。

それから、USBケーブルでつなげばすぐ使える気楽さがよいですね。 フラットベッドタイプスキャナのユーザーであったせいか、スキャンするまでに手間取ることがなくなったため、面倒なことが嫌いで、時間のない私には、この気軽さが感動です。

導入されてお気づきの点は？

A4とレターサイズが混在している際に少々不便がありましたが、私の持っている書類の多くがレターサイズなので、基本設定をレターサイズに変更して使用しています。 また古い書類は紙の劣化があるためか、50枚に一度くらいはミスフィードしましたが、再度読み込ませると、特に何もしなくてもきちんと読み取りました。 その上ミスフィードした場合でもストレートパスの構造のため、原稿が機械に引っかかることがなく、原稿を傷めないのも嬉しいですね。
OCR機能は、私の専門である原子力工学では数式を多く含むページがあり、残念ながらこれは文字認識できないため、あまり使用しません。 欲を言えば、読み込んだ書類の整理ソフトが同梱されているとよいなあと感じています。 現在も"私のよきパートナー"として活躍しているScanSnapですが、今後は研究関連の使用だけではなく、プライベートでも活用したいと考えています。 手始めに、現在紙焼きで保存している写真をすべてスキャンしてみようと思っています。いろいろと試してみて、さらに様々なものの電子化に取り組んでみたいですね！