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fi-5110EOX 事例 11

[下記リンク]  導入のきっかけ |  利用環境と利用法 |  導入結果とメリット 

導入のきっかけ

取材対応をした媒体の掲載記事、企画書、会議資料、収集した各種情報など、紙資料に埋もれ、情報整理・伝達に手間のかかっていた広報グループで、業務効率のアップと情報の有効活用を目指して、ScanSnapを使用することになりました。

利用環境と利用法

作業環境

使用目的（用途）

1. 情報ソースのストック(電子ファイリング)
2. 取材依頼の企画書を添付したメールの一斉送信(紙資料のPDF化)
3. Faxの代替利用

導入前はどんな状態でしたか？

広報グループの主な仕事は、日々マスコミをはじめとする社内外からの様々な問い合わせに対応することをはじめ、会社や業務に関する情報発信や社内報の作成、そして雇用に関する様々な情報を収集することです。 突発的な業務も多く、ついつい書類整理は後回しになりがちでした。 また、せっかく収集した情報も、整理はしているものの、紙ホルダーに日々ストックしていくばかりで、共有・活用が十分ではありませんでした。 つまり書類の管理担当者がいなければ、目指す情報がどこにあるのか見つけられない状態だったのです。 オフィスには複合機もあるのですが、1台しかないため1人で占領するわけにはいかず、その結果、紙ホルダーがデスクの足元にいくつもたまっている状態でした。

導入後の作業は？

広報グループでは、人事・雇用・これに関する法令、人材派遣業界のニュースなど人材に関する情報をテーマ別に収集、これらの情報をScanSnapで電子ファイリングしてみました。 これまで、約2年分の情報を10箱もの紙ホルダーに分類・保管していたのですが、原本は残しつつもサーバ上で情報を管理することにより、簡単に閲覧できるようになったのです。

一方、原本のいらない情報はそのまま処分したおかげで、デスク周りがすっきりしました。 また、これまではマスコミからの取材申し込みで送付されてくる企画書（紙資料）の内容を要約して、新たにE-mailを書いていましたが、ScanSnapで企画書を読み取ってPDF変換し、メール添付できるようになったため、簡単に関係者に一斉配信できるようになりました。 当グループでは、気になる話題、流行の場所などのトレンド情報も敏感に収集、これらもScanSnapで電子ファイリングすることにしました。 おかげで、気になる旬の情報をいち早く検索することができ、いざという時の情報ソースとして非常に役立っています。

今後は、セミナーや登録会などで実施したアンケート用紙をScanSnapで読み取り、個人情報を電子化して、情報管理をさらに強化していきたいと考えています。

導入結果とメリット

その他の導入メリットは？

名刺管理はすでにAccessで行っていたのですが、人事異動シーズンには担当記者や編集者の更新すべき情報が多く、かなり面倒な作業でした。 しかしScanSnapと同梱ソフトの「名刺ファイリングOCR」を使えば、簡単に情報更新ができました。
また情報収集能力の高いメンバーの集めた情報を、タイムラグをなるべく少なく、閲覧・活用できることで、広報グループ全体の業務の合理化につながっています。 フレッシュなうちに"生きた情報"に触れられることで、社内のみならず、お客様によりよいサービスがご提供できると考えています。
ScanSnapは活用すればするほど、忙しい我々の部署には欠かすことができない道具になってきています。 特にfaxや複合機の置かれている場所に行き来することなく、個人のデスク上で使用できるので便利ですね。

導入されてお気づきの点は？

様々な紙資料がこんなに簡単に電子化できるので、展示会や広告を担当している企画グループやその他の部署にも紹介して、新しい使い方を考察してみたいと考えています。
またオプションの「ScanSnap A3キャリアシート」を利用すれば、A3 / B4などの大きな原稿や大切な写真、極端に薄い紙なども読み取れるようになったということなので、今後はさらに活用の幅が広がりそうです。 いろいろと試してみたいと思います。